Dailys und Retrospektiven

Im beruflichen Alltag sind viele Meetings oft geprägt von belanglosem Gerede und endlosen Diskussionen über immer wiederkehrende Themen. Sind Sie es leid, sich in langwierigen Debatten ohne greifbare Ergebnisse zu verlieren? Ärgern Sie sich darüber, dass wertvolle Ressourcen in scheinbar ergebnislosen Sitzungen verschwendet werden, trotz des Potenzials der versammelten klugen Köpfe? Eigentlich sollten Besprechungen dazu dienen, konkrete Ergebnisse zu erzielen. Wie können moderne Methoden dazu beitragen, Besprechungen effizienter und angenehmer zu gestalten?

Eine Lösung bieten moderne Besprechungsformate wie Dailys und Retrospektiven anstelle von langatmigen und ziellosen Sitzungen. Solche Formate haben sich in den letzten Jahren bereits in vielen Organisationen etabliert. Aus der Welt des Scrum Frameworks kennen Sie vielleicht bereits das Daily Scrum Meeting, kurz Daily. Ursprünglich im Scrum-Umfeld beheimatet, kann diese Praxis prinzipiell in jeder Art von Unternehmen und Projekten angewendet werden, sei es in traditionellen oder agilen Umgebungen.

Ein Daily ist kurz und prägnant und verdankt seinen Namen der Tatsache, dass es täglich stattfindet, idealerweise zur gleichen Zeit am Vormittag. Es kann online oder persönlich abgehalten werden, wobei persönliche Meetings in der Regel im Stehen abgehalten werden, weshalb sie auch Daily-Stand-Up-Meetings genannt werden. Bei einem Daily versammeln sich alle Teilnehmenden vor einer Aufgabenliste, z. B. einem Kanban-Board. Jeder Teilnehmende hat genau zwei Minuten Redezeit, um zu berichten, was seit dem letzten Meeting erledigt wurde, was bis zum nächsten Meeting geplant ist und wo gegebenenfalls Unterstützung benötigt wird. Ziel dieser Treffen ist es, einen schnellen Überblick zu bekommen, Probleme sofort zu erkennen und zu lösen, schnelle Entscheidungen zu treffen und keine Zeit mit ausufernden Diskussionen zu verlieren. Wenn Diskussionen zu umfangreich sind und nicht alle Beteiligten betreffen, können sie auf einen späteren Zeitpunkt vertagt werden, an dem nur die unmittelbar Betroffenen anwesend sind. Es ist hilfreich, immer eine Uhr im Blick zu haben, um die Disziplin aufrechtzuerhalten. Ebenso wichtig ist es, Anspielungen, persönliche Bemerkungen, Vorwürfe und Beleidigungen zu vermeiden.

Die Retrospektive stammt ebenfalls aus der Scrum-Welt (dort Sprint Retrospective genannt) und ist ebenso universell einsetzbar wie das Daily. Sie findet alle zwei bis vier Wochen statt und dient dazu, im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung darüber nachzudenken, wie es in Zukunft besser laufen könnte. Die Teilnehmenden der Retrospektiven verpflichten sich zu einem respektvollen, offenen und strukturierten Umgang miteinander. Um dies zu gewährleisten, kann zu Beginn jeder Retrospektive eine konkrete Frage gestellt werden: "Inwieweit fühlen Sie sich heute in der Lage, offen zu sprechen, auf einer Skala von eins bis zehn?" Bei einer geheimen Abstimmung sollte der Durchschnittswert über acht liegen. Liegt er darunter, deutet dies auf Hemmungen hin, die angesprochen werden sollten.

Die besten Ergebnisse werden erzielt, wenn die Teilnehmenden frei sprechen können. Deshalb ist es wichtig, sich vorher zu fragen, ob man dazu in der Lage ist. Generell ist es wichtig herauszufinden, was in den letzten zwei bis vier Wochen gut gelaufen ist, welche Ziele erreicht wurden, was weniger gut gelaufen ist und wo Arbeitsprozesse verbessert werden können. Dies kann auch mit Hilfe der Starfish-Methode geschehen. Auf einem Seestern mit fünf Armen werden Themen kategorisiert: "behalten", "stärken", "starten", "stoppen" und "verringern". Die Teilnehmenden ordnen bestimmte Projektaspekte diesen fünf Kategorien zu und geben an, was sie in Zukunft beibehalten, verstärken, starten, stoppen oder reduzieren möchten. Anschließend werden die einzelnen Vorschläge diskutiert, wobei ein erfahrener Moderator erforderlich ist, um die Redezeit gleichmäßig zu verteilen. Ziel ist es, die Vorgehensweise für die nächsten Wochen bis zur nächsten Retrospektive festzulegen. Diese kann dann erneut evaluiert und entsprechend angepasst werden.

Können Dailys und Retrospektiven wirklich alle anderen Meetings ersetzen? Wahrscheinlich nicht. Wenn Sie sich beispielsweise mit Vertretern einer Genehmigungsbehörde oder mit Gutachtern treffen müssen, werden Sie das auch weiterhin tun müssen. Aber die meisten internen Besprechungen können durch Dailys und Retrospektiven ersetzt werden. Das spart viel Zeit, da die Dailys kurz sind und fast alles zu Beginn des Arbeitstages geklärt wird.