Bedeutung der Kommunikation im Projekt

Kommunikation innerhalb von Projekten und nach außen ist keine Fleißaufgabe, sondern eine Notwendigkeit. Stakeholder fordern zurecht Informationen und sie wollen ihre Meinung einbringen. Den Dialog mit ihnen muss der Projektmanager fördern, damit die Betroffenen das Projekt und seine Auswirkungen akzeptieren. Elemente und Konzeption einer guten Stakeholderkommunikation, von Projektmarketing und Medienarbeit sind zentrale Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Projektfortschritt, Kosten, Personalwechsel und vieles mehr: Neuigkeiten aus dem Projekt sind für Stakeholder von großem Interesse. Dazu zählen beispielsweise Kollegen aus der Linienorganisation, andere Projektmanager, (potenzielle) Kunden, Behörden, Medienvertreter und die Öffentlichkeit. Wenn sie sich schlecht informiert fühlen, werden sie schnell zu Projektgegnern. Besonders bei öffentlichkeitswirksamen Projekten drohen Imageschäden sowie Vertrauensverluste gegenüber Auftraggebern, Partnern und der Öffentlichkeit, wenn die Kommunikation versagt. Deshalb muss der Projektmanager die Stakeholder von vornherein durch Kommunikation in die projektbedingten Gestaltungs- und Veränderungsprozesse einbeziehen und Betroffene zu Beteiligten machen.
Mangelnde Kommunikation wirkt sich jedoch nicht nur extern aus. Auch innerhalb des Projekts entstehen Risiken: Informationsdefizite führen zu Fehlentscheidungen. Gerüchte und Unsicherheiten beeinträchtigen die Motivation und Leistungsbereitschaft. Abstimmungsprobleme verursachen Verzögerungen und zusätzliche Kosten. Konflikte eskalieren schneller, wenn Transparenz fehlt und Erwartungen nicht geklärt sind.
Gerade in kleineren Projekten wird die Notwendigkeit interner und externer Kommunikation jedoch immer wieder unterschätzt. Das erforderliche Problembewusstsein fehlt, da die Folgen mangelnder Kommunikation nicht unmittelbar in Geldwerten erfassbar sind. Dennoch können Termin- und Kostenüberschreitungen, Akzeptanzverluste oder sogar Projektabbrüche die Konsequenz sein. Entsprechende Maßnahmen werden häufig mit dem Argument „zu aufwändig, zu teuer“ abgelehnt – mit zum Teil erheblichen strategischen und wirtschaftlichen Folgen.
 
Beispiel aus der Praxis

Anwohner von Mobilfunksendestationen schlossen sich zu einer Bürgerinitiative zusammen, da sie Gesundheitsschäden durch Elektrosmog befürchteten. Eine frühzeitige, transparente Information über technische Hintergründe und gesundheitliche Bewertungen hatte nicht stattgefunden oder war als unzureichend wahrgenommen worden. Daraufhin sensibilisierten Medienberichte eine breite Öffentlichkeit für das Thema und es kam zu heftigen Widerständen gegen die Installation neuer Stationen.
Die betroffenen Netzbetreiber sahen sich daher gezwungen, mit umfangreichen Marketing- und Informationskampagnen zu reagieren, um das Vertrauen der Bevölkerung zurückzugewinnen und ihre Akzeptanz wiederherzustellen. Verzögerungen bei den Genehmigungen, zusätzliche Kommunikationsmaßnahmen und Reputationsverluste führten zu einem erhöhten Aufwand und zu zusätzlichen Kosten.

Die Bedeutung von Kommunikation wird weiter anwachsen, da das Umfeld von Projekten für deren Erfolg immer wichtiger wird. Im Zeitalter des Internets verbreiten sich Informationen – und damit auch Falschnachrichten, sogenannte Fake News – sehr schnell. Gleichzeitig steigt der Anspruch an die Transparenz von Unternehmen und Organisationen. Beobachter wie Nichtregierungsorganisationen, Analysten und Medien reagieren sensibel auf tatsächliche oder auch nur vermutete Geheimniskrämerei. Stakeholder müssen erfahren, was im Projekt vorgeht, und sie müssen die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen.
Indem der Projektmanager regelmäßig aktiv informiert, steigert er die Akzeptanz für das Projekt. Zu seinen Führungsaufgaben gehört es deshalb, bereits zu Projektbeginn Stakeholder mit Informations- und Mitwirkungsbedürfnissen zu identifizieren und Kommunikationsziele, Zielgruppen, Botschaften sowie geeignete Kanäle systematisch festzulegen. Aktives Stakeholdermanagement ist eine zentrale Maßnahme zur Risikobeherrschung. Dafür müssen ausreichend Budget und Arbeitszeit eingeplant werden. Die Kommunikation mit den Stakeholder funktioniert nicht „nebenbei“.
Gerade im digitalen Umfeld erfordert sie zudem ein kontinuierliches Monitoring von Meinungen und Stimmungen sowie die Fähigkeit, bei Fehlentwicklungen schnell, konsistent und faktenbasiert zu reagieren. Zuständigkeiten und Eskalationswege sollten klar definiert sein. In besonders sensiblen Projekten kann der Kommunikationsaufwand, gemessen am eigentlichen Projektgegenstand, beispielsweise dem Bau eines Kraftwerks, erheblich sein.

Kommunikation bezeichnet den Austausch von Informationen und ist damit eine spezifische Form sozialer Interaktion. Die Projektkommunikation ist ein integraler Bestandteil der Projektführung. Sie unterstützt nicht nur die Außendarstellung eines Vorhabens, sondern ist auch für dessen Steuerung, Koordination und Akzeptanzsicherung von wesentlicher Bedeutung.
Das zentrale Ziel der Projektkommunikation besteht darin, Transparenz über die Ziele, Inhalte und Fortschritte des Projekts zu schaffen, Erwartungen zu klären und den Nutzen des Projekts für die Stakeholder sowie dessen Besonderheiten im Vergleich zu anderen Vorhaben deutlich zu machen. Dazu ist eine konsistente Sprachregelung erforderlich, an die sich alle halten, die für das Projekt kommunizieren. Ein geschlossenes Auftreten der Projektrepräsentanten und ein einheitliches Erscheinungsbild, beispielsweise in Form eines Projektlogos oder Projektslogans, verleihen dem Projekt Identität und einen hohen Wiedererkennungswert. Dies können Voraussetzungen sein, um eine breite Akzeptanz des Vorhabens bei seinen Stakeholdern zu erreichen.
Der Aufwand für die Kommunikation in einem Projekt sollte in einem angemessenen Verhältnis zu seinem Nutzen stehen. So ist ein gedruckter Projektnewsletter für ein Projekt mit nur drei Mitarbeitenden und einer Handvoll Stakeholder unverhältnismäßig, während ein regelmäßiges E-Mail-Rundschreiben zweckmäßig sein kann.
Die Stakeholderkommunikation darf keine Einbahnstraße sein. Sie erfordert Maßnahmen, die einen Dialog zwischen Stakeholdern und der Projektleitung ermöglichen, etwa durch geeignete Veranstaltungsformate. So erhält die Projektleitung Einblick in Meinungen und Stimmungsbilder, an denen sie ihre Strategie ausrichten kann. Die Feedbackfunktion der Stakeholderkommunikation ist somit von entscheidender Bedeutung für die Projektsteuerung. Anhand von Rückmeldungen können Projektteams ihre Leistung kontinuierlich verbessern und aus Fehlern und Erfolgen lernen.

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements und trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei. Sie schafft Transparenz über Ziele, Inhalte und Fortschritte, unterstützt die Koordination innerhalb des Projekts und fördert die Akzeptanz bei internen und externen Stakeholdern. Unzureichende Kommunikation kann hingegen zu Missverständnissen, Fehlentscheidungen, Widerständen sowie Termin- und Kostenüberschreitungen führen.
Vor dem Hintergrund eines zunehmend dynamischen und digitalen Umfelds gewinnt eine strukturierte und kontinuierliche Kommunikation weiter an Bedeutung. Der Projektmanager ist gefordert, relevante Stakeholder frühzeitig zu identifizieren, geeignete Kommunikationsmaßnahmen zu planen und den Dialog aktiv zu gestalten. Eine systematische und bedarfsgerechte Projektkommunikation leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Risikominimierung und zur erfolgreichen Umsetzung des Projekts.