Die effektive Umsetzung der Bauplanung und der Materialwirtschaft während des gesamten Projekts

Die Planung und Überwachung sind eine der wichtigsten Komponenten eines jeden Projekts. Bekanntlich ist die Planung das "Rückgrat" von Projekten. Wenn wir einen geeigneten Zeitplan und eine angemessene Überwachung des Fortschritts vorbereiten und umsetzen können, dann können wir das Projekt auch meistern. Es gibt verschiedene Arten von Zeitplänen, die in Projekten zum besseren Verständnis und zur Überwachung verwendet werden. Die Projektpläne, die ich im Allgemeinen in meinen Projekten verwendet habe, sind L1-Zeitpläne, L2-Zeitpläne, L3-Zeitpläne, L4-Zeitpläne und L5-Mikro-Ressourcen-Zeitpläne. Bei den L5-Mikro-Ressourcenplänen handelt es sich um detaillierte und mikroskopische Pläne. Mit anderen Worten, es handelt sich um eine detaillierte Mikroplanung für die Überwachung auf unterster Ebene. Eine der Hauptaufgaben, die ich in meinen Projekten zu bewältigen hatte, war die Risikoanalyse des Zeitplans. Denn in der Regel läuft wenig genauso wie geplant. In jedem Projekt gibt es unterschiedliche Arten von Risiken, die sich negativ auf das laufende Projekt auswirken können. Und um Risiken abzuschwächen oder ganz zu verhindern, müssen wir diese analysieren können. Ein wichtiges Instrument für die Risikoanalyse ist PERT Master (Primavera Risk Analyzer).
Zwei Personen in Warnwesten beugen sich über einen Tisch mit Bauplänen
Es gibt zwei Arten von Plänen zur Risikominderung, die in der Regel in einem Projekt verwendet werden: "Pre-Mitigation Plans" und "Post-Mitigation Plans". Im folgenden Text wird auf diese Pläne bezogen auf Bauprojekte eingegangen. Wie der Titel schon vermuten lässt, werde ich nicht nur auf die effektive Umsetzung der Bauplanung eingehen, sondern auch auf einen weiteren wichtigen Teil eines Bauprojekts: die Materialwirtschaft. Darüber werden Sie im zweiten Teil meines Artikels mehr erfahren.

Zeitplanebene: Projektzeitpläne und ihre Umsetzung

Zeitpläne spielen eine wesentliche Rolle in einem Projekt. Je nach Art des Projekts können wir fünf Arten von Zeitplänen entwickeln: L1, L2, L3, L4 und L5, welche die detaillierte Aufteilung der Aufgaben darstellen. In diesen Plänen können wir die Aktivitäten in mehrere Zeiträume unterteilen. Ab L4 können wir die Technik der integrierten Terminplanung anwenden. L5 ist eine detaillierte Mikroplanung der Projekte, die es uns ermöglicht, Informationen auf unterster Ebene zu überwachen und die Ressourcenplanung und -verwaltung zu verbessern. Wir können die Arbeitskräfte auch nach Blöcken und Gruppen aufteilen. Wir können alle oben genannten Pläne mit Primavera oder MS Project erstellen.

Projektpläne

Auf Standortebene können wir die verschiedenen Arten von Planungen für Standortaktivitäten und die Verfolgung des Fortschritts vor Ort umsetzen. Sobald die Pläne vorliegen, können wir die Verzögerungen bei den Aktivitäten leicht überwachen und gleichzeitig Pläne für die Aufarbeitung und weitere Abhilfemaßnahmen vorbereiten.

Konstruktionspläne
 
  • Erstellung von monatlichen Prognosen (ein bis zwei Monate im Voraus)
  • Erstellung von wöchentlichen Prognosen
  • Vorbereitung der täglichen Planung

Analyse der Projektrisiken

Um den erfolgreichen Abschluss des Projekts zu gewährleisten, ist es für die planende Person von größter Bedeutung, Wege zu finden, mit Projektunsicherheiten umzugehen, die ein potenzielles Risiko für ein Projekt darstellen können. Wir wissen, dass sich das Risiko auf jeden Aspekt des Projekts beziehen kann. Um das Projekt abzuschließen oder im Zeitplan voranzubringen, besteht die einzige Möglichkeit darin, das Risiko zu identifizieren und einen Plan zu entwickeln, um es zu bewältigen. Denken Sie daran, dass die Analyse von Projektrisiken eine iterative Aufgabe ist!

Um Projektrisiken zu identifizieren, können wir die Primavera P6 Risikoanalyse (PERT Master) nutzen. Damit können wir die Leistung der Zeitplan- und Kostenrisikoanalyse überwachen und identifizieren, und wir können sowohl qualitative als auch quantitative Projektrisiken sowie deren Auswirkungen und Reaktionspläne verfolgen und verwalten.

Die Hauptmerkmale der Primavera Risikoanalyse (PERT Master) sind folgende:
 
  • Prüfung des Zeitplans
  • Vorgefertigtes "Quick Risk"
  • Assistent für das Risikoregister
  • Risikoregister (quantitativ und qualitativ)
  • Risikoanalyse
  • Entwicklung eines Risikomodells
  • Überprüfung der Ergebnisse
  • Erstellung von Berichten/Diagrammen

Schritte der Risikoanalyse – Flussdiagramm

PERT Master & Monte Carlo Analysis

Die Risikoanalyse von PERT Master/Oracle Primavera beruht in der Regel auf dem Prinzip und der Philosophie der "Monte-Carlo-Analyse". Mit Hilfe der Monte-Carlo-Analyse ist es möglich, mehrere potenzielle Projektabschlusstermine und das wahrscheinlichste für das Projekt erforderliche Budget zu überwachen. Mit Hilfe der Monte-Carlo-Analyse können wir die Wahrscheinlichkeitskurve für jede Aufgabe im Zeitplan ableiten. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass wir mit dieser Technik analysieren können, ob das Projekt innerhalb der geplanten Kosten läuft oder nicht, und mit Hilfe von Iterationsprozessen, Kurven und Diagrammen können wir die Wahrscheinlichkeit ermitteln, mit der das Projekt abgeschlossen wird.

Projektabschwächungspläne

Durch den Einsatz von Risikoabschwächungsplänen können wir das Risiko und die Verzögerungen im Zeitplan verringern und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass das Projekt innerhalb des festgelegten Zeitrahmens abgeschlossen wird. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Risikoabschwächungsplänen für ein Projekt.
 
  • Pre-Mitigation Plans
  • Post-Mitigation Plans

Mit Hilfe der Risikoabschwächungspläne können wir das jeweilige Risiko je nach der erhaltenen Punktzahl in verschiedene Kategorien unterteilen.
 
  • Hohes Risiko > 23
  • Mittleres Risiko >5
  • Geringes Risiko <=5

Nach der Analyse des Bewertungsergebnisses können wir das Risikoniveau mithilfe von Plänen zur nachträglichen Risikominderung (Post-Mitigation Plans) verringern.

Materialüberwachung und Zukunftspläne

Wie wir wissen, ist die Materialverwaltung einer der wichtigsten Teile des Projekts, so dass die Materialverwaltung eine Schlüsselrolle für den erfolgreichen Abschluss des Projekts spielt. Vor Beginn eines jeden Projekts müssen die Mindestanforderungen an den Projektstrukturplan festgelegt werden. Die Hauptaufgabe des Planers besteht also darin, die minimalen PSP-Anforderungen der Baustelle zu ermitteln und diese den Projekt- und Beschaffungsteams für den Materialfluss mitzuteilen. Ein weiterer wichtiger Punkt in der Materialwirtschaft ist die Erstellung vorausschauender Pläne in Bezug auf den Fortschritt und den Zustand der Baustelle. Mit der Erstellung von Materialvorausplanungen (in der Regel ein 15-Tage-Materialbedarfsplan, ein einmonatiger Vorausplan und ein zweimonatiger Vorausplan) können wir die folgenden Eckpunkte auf der Baustelle umsetzen:
 
  • Verfolgung des Materialflusses
  • Erstellung von Materialverzögerungsberichten
  • Rechtzeitige Berichterstattung an die Projektleiter
  • Führen eines Materialeingangs- und -ausgangsregisters mit SAP oder MS Excel
  • Erstellung von Berichten über das tatsächliche Material im Vergleich zum geplanten Material
  • Ordnungsgemäße Materialabstimmung

Nutzen der Treffen des Projekreviewteams (PRT)

Wir können regelmäßige Projektbesprechungen abhalten (z. B. Videokonferenzen am Ende des Monats). In den PRT-Sitzungen können wir den Projektfortschritt und die Ziele und Anforderungen des kommenden Monats sowie die Hauptrisiken der Projekte gemeinsam besprechen. Wir können alle 15 Tage Zwischen-PRT-Sitzungen auf Standortebene abhalten, um die monatliche PRT-Sitzung vorzubereiten. Zudem könnte man die Anwesenheit von Mitarbeitern aus sämtlichen Abteilungen der Projekte einführen.
Wichtige Vorbereitungen, die wir vor Ort für PRT-Sitzungen treffen sollten:
 
  • Vorbereitung des Projektstatus zum aktuellen Zeitpunkt
  • Erstellung von Zielplänen für den nächsten Monat
  • Erstellung von Materialprognoseplänen und Materialplan/Ist-Bericht mit detailliertem Rückstand
  • Erstellung des Besprechungsplans für den nächsten Monat

Fazit

Es gibt viele Risiken, die während eines Projekts auftreten und das Projekt gefährden können. Aber wir stehen nicht mittellos da. Wenn wir ein großartiges Projektüberprüfungsteam mit der neuesten Software und den neuesten Technologien einsetzen, können wir das Projektrisiko verringern, und durch die Umsetzung detaillierter Zeitpläne und die Aktualisierung dieser Zeitpläne entsprechend dem Projektfortschritt können wir das Projekt rechtzeitig abschließen.
Autor: Mahesh EV ist Projektmanager mit mehr als 11 Jahren praktischer Erfahrung und Senior Official der IAPM in den Metropolregionen Neu-Delhi, Trivandrum und Calicut (Indien). Durch die Umsetzung von vielen Beschaffungs- und Bauprojekten konnte Mahesh seine Erfahrung erweitern. Er hat seine Fähigkeiten bei der erfolgreichen Planung und Ausführung von mehreren Projekten, bspw. von Thermalkraftwerken und Projekten im Bereich der erneuerbaren Energien in ganz Indien, unter Beweis gestellt – vom Kick-off bis zur Übergabe der Anlage.

Schlagworte: Projektmanagement, Materialmanagement, Bauprojekt, Tipp

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