Drei wiederkehrende Fehlermuster im agilen Management

Scrum ist ein unheimlich spannendes und vielseitig einsetzbares Framework, welches schon tausenden von Projekten zum Erfolg verholfen hat. Scrum hat aber auch Tücken und Herausforderungen. Je nachdem, wie Sie es einsetzen, kann Scrum als Management-Framework perfekt zu Ihrem Projekt passen oder auch Stolpersteine bereithalten. Fest steht, dass es sich um eine Technik handelt, die auch viele Möglichkeiten bietet, Fehler zu machen. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass Scrum zwar ein sehr vernünftiges und zielgerichtetes Anleitungs- beziehungsweise Regelwerk hat, dass dieses Nutzungshandbuch aber eben auch sehr kurzgehalten ist. Stefan Wolpers befasst sich auf business2community mit diesem Thema der Fehlerquellen und Fehlermuster im agilen Management und versucht, Manager für diese potenziellen Fehler zu sensibilisieren. Im Folgenden fassen wir seinen Artikel für Sie zusammen.

Wenn Scrum in der agilen Transformation eingesetzt wird, erkennt Stefan Wolpers vor allem drei Fehlermuster, die er immer wieder beobachtet. Viele Firmen entscheiden sich dazu, agil zu werden. Dafür gibt es zahlreiche Gründe, unter anderem den, dass die Konkurrenz immer schneller und innovativer wird. Der Wunsch nach gesteigerter Produktivität und der Kampf um qualifizierte Führungskräfte sind weitere Gründe. Ein bedeutender Antrieb, um agil zu werden, ist, dass immer knappere Projektbudgets zur Verfügung stehen. Es kann also kein einziger Cent durch eine Wasserfallmethode vergeudet werden. Steht die Entscheidung erst einmal und beginnt das Unternehmen agil zu arbeiten, stellen sich hier viele Fragen. Die Probleme bei der Einführung agiler Methoden sind oft sehr individuell und spezifisch. Zudem unterschätzen die meisten Unternehmen den Aufwand, den eine agile Transformation bedeutet. Es kann problematisch sein, dass es keine Standardlösung gibt. Jede Firma muss ihre eigenen agilen Methoden finden und macht daher auch ihre ganz eigenen Fehler. Dennoch hat Stefan Wolpers drei Muster erkannt.

Das erste Fehlermuster ist im Commitment zu sehen. Es kommt daher, dass die Führungsebene Scrum oder andere agile Methoden immer noch als einen Trend oder eine Modeerscheinung ansieht und daher nur halbherzig dahintersteht. Der Wunsch, ein agiles Unternehmen zu sein, ist also eher darin begründet, dass es sich einfach „gut anhört“ und dass man das „nunmal heutzutage so macht“. Die Überzeugung von der Methode an sich fehlt und es werden nur oberflächliche Dinge geändert. Wenn Sie Ihrem Business-Analysten einfach eine neue Visitenkarte drucken, auf der nun Product Owner steht, sind Sie noch lange nicht agil. Selbst wenn Sie ein nettes Agile Playbook von einer bekannten Agentur haben, sind Sie noch nicht agil. Sie haben nach einer Veränderung in der Regel zu 10% Mitarbeiter, die begeistert dabei sind, zu 10% Verweigerer und zu 80% Mitarbeiter, denen es im Grunde egal ist und die schweigend abwarten, was passiert, um sich der Mehrheit zu beugen. Umso bedeutender ist es, dass die Führungskräfte sich voll und ganz mit dem agilen Wandel identifizieren und ihn vorleben. Sie müssen als erste das neue Terrain betreten und auch mal ein Risiko eingehen. Sein Sie ein Vorbild und lassen Sie alle wissen, dass Sie es sehr ernst meinen. Zeigen Sie bei jeder Gelegenheit, wie wichtig Ihnen die agile Transformation ist, sodass sich andere mitreißen lassen. Kommunizieren Sie aktiv über das Ziel, agil zu werden – und zwar am besten auf allen Kanälen. Machen Sie Gemba-Walks und organisieren Sie Meetings, Fortbildungen und Veranstaltungen, damit alle einbezogen werden.

Ein weiteres Problem und Fehlermuster hat mit dem Budget zu tun. Ihr Unternehmen führt agile Praktiken ein, behält aber die alten Methoden in verschiedenen Bereichen wie beispielsweise bei der Budgetierung. Eine Idee kommt auf, wird in der Chefetage präsentiert, erhält ein Budget und wird dann bearbeitet. Dabei sollten die internen Produktentwickler eigentlich gemäß dem agilen Manifest wie eine externe Agentur behandelt werden. Die Entwickler müssen das liefern, was Sie fordern. Gehen Sie also so vor, dass Sie funktionale Silos aufbrechen, dass Sie beispielsweise Beyond Budgeting einführen und Ihre Teams ermächtigen, die Kundenprobleme autonom zu lösen. Boni sollten immer nur an den Gesamtfortschritt des Unternehmens gekoppelt sein. Nie an individuelle Leistungen.

Eine spezielle Software ist heute also für die Ressourcenplanung notwendig. Egal ob Sie ein komplexes Projekt planen, mehrere weniger umfangreiche oder vielleicht sogar zahlreiche komplexe Projekte unter einen Hut bringen müssen, die Ressourcenplanung ist ausschlaggebend. Diese kann Ihnen auch dabei helfen, die jeweiligen Projektpläne zu erstellen, denn nicht immer bestimmt der Zeitplan, welche Ressourcen vonnöten sind. Manchmal bestimmt auch die Verfügbarkeit von Ressourcen den Projektzeitplan oder beeinflusst ihn. Sie benötigen also eine Software, die es schafft, riesige Mengen von Daten zu organisieren und zu analysieren. Ertragsprognosen, Aufgabenplanung, Rechnungsstellung, Grundlagenanalysen und vieles mehr kann dank einer effizienten Lösung digital und schnell erfasst werden. Sie können sich dank einer leistungsstarken Softwarelösung auf die wesentlichen Aufgaben als Projektmanager konzentrieren und die Abwicklung von Projekten beschleunigen, was wiederum mehr Ressourcen freigibt und diese besser nutzt – denn Sie müssen Daten nicht manuell eingeben und verwalten. Nicht zuletzt haben all die Bemühungen auch den Effekt, dass die Kunden zufriedener sind, weil Projekte reibungsloser und schneller verlaufen. Außerdem verlieren Sie kaum noch Zeit mit der ermüdenden Suche nach Informationen. Vergleichen Sie die verschiedenen Softwarelösungen, denn es gibt einige gute Programme, die Ihnen bei der Ressourcenplanung helfen können. Teure und kostenlose, komplexe und sehr vereinfachte.

Stefan Wolpers weist am Ende seines Artikels noch einmal darauf hin, dass Probleme des 21. Jahrhunderts nicht mit Methoden aus den 1980er Jahren gelöst werden können. Die agile Softwareentwicklung ist ein Beweis dafür, dass sich die Zeiten geändert haben und dass durch agile Methoden systemische Probleme gelöst werden können. Viele Unternehmen haben leider nur mittelmäßige Erfolge, weil sie am Taylorismus festhalten und den drei genannten Fehlermustern erliegen. Lassen Sie sich also vom agilen Manifest inspirieren und nehmen Sie sich die Fehlermuster vor, um sie nicht zu wiederholen.