28.03.2019 - Auf dem Online-Portal Print.de berichtet Manuel Lehmann in einem Artikel über seine Erfahrungen mit Kanban und über seine Methoden, wie er seine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in verschiedene Veränderungsprozesse einbindet. Lehmann ist Gründer und Inhaber einer Unternehmensberatungsgesellschaft namens ML+. Das Unternehmen trägt den Beinamen "Stiftung für positive Unruhe", womit etwas scherzhaft aber gleichzeitig passend auf das Kerngeschäft, nämlich Veränderung und Wandel, hingewiesen wird. Manuel Lehmann wird gerne als Fachmann für den Wandel – in eigentlich jeder Hinsicht – bezeichnet. Daher hat Print.de bei ihm nachgefragt, wie er die Mitarbeiterbeteiligung sieht und wie er sie am besten umsetzen will. Lehmann nennt sechs Punkte, die er als essenziell bei diesem Prozess sieht. Er erklärt sie am Beispiel des Bestellmanagements. Im Folgenden fassen wir den Artikel für Sie zusammen.

Bestellmanagement leicht gemacht mit Kanban

Manuel Lehmann von der Unternehmensberatung ML+ sieht eigentlich überall die Möglichkeit, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die verschiedensten Prozesse einzubinden. Der dynamische und kreative Unternehmenscoach nennt als Beispiel den Bestellprozess von Verbrauchsmaterialien. Lehmann hat gute Erfahrungen damit gemacht, gerade einfache Prozesse wie den des Bestellens in die Hände der einzelnen Mitarbeitenden zu legen, statt sie beim Betriebsleiter oder im Sekretariat zu belassen. Kanban Karten sieht er hier als die perfekte Lösung. Es gibt also Karten, die in den Materialstapeln immer dort deponiert werden, wo es Zeit wird, neues Material zu bestellen. Gelangt dann ein/e Mitarbeiter/in bei einem bestimmten Material an den Punkt, dass er oder sie die Karte findet, weiß derjenige, dass Nachschub bestellt werden muss, um den Lagerbestand auf dem angestrebten Niveau zu halten. Dieser Mitarbeiter bzw. diese Mitarbeiterin muss dann etwas tun. Er bzw. sie kann zum Beispiel einfach die Karte bei der Stelle abgeben, die sich letztendlich technisch um die Aufgabe der Bestellungen kümmert oder er ruft bei der verantwortlichen Person an. Der große Vorteil bei dieser Einbindung aller Mitarbeitenden in die verschiedenen Prozesse ist, dass niemand eigens dafür bezahlt werden muss, ständig Bestände zu kontrollieren. Die Kontrolle ist einfach Bestandteil des Arbeitsalltags eines jeden im Unternehmen. Ein ganz einfaches Beispiel, das jedoch zeigt, wie mit Kanban Prozesse verändert und vereinfacht werden können. 

Einbindung von Mitarbeitenden

Nicht nur das Bestellmanagement nach Kanban in seinen verschiedenen Ausgestaltungen kann bei der Einbindung von Mitarbeitenden eine große Hilfe sein. Lehmann nennt zudem weitere fünf Aspekte, die für ihn essenziell sind. Ein offener Führungsstil ist unerlässlich, wenn Mitarbeitende in Prozesse eingebunden werden sollen. Verantwortung muss geteilt werden, weshalb autoritäre Führung hier nicht hineinpasst. Eine Führungsperson muss einerseits delegieren können, Verantwortung abgeben und auf ihre Mitarbeitenden vertrauen können. Selbstverständlich kann dabei auch mal etwas schief gehen. Vertrauen in die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist jedoch essenziell, wenn sich ein Unternehmen hin in eine moderne und kooperative Zukunft entwickeln will. Nur wenn die Führungskraft ihre Bereitschaft zu Veränderung zeigt und sich regelmäßig auf die (guten) Ideen der Mitarbeitenden einlässt, kann Veränderung im Unternehmen stattfinden. 

Ohne Kommunikation keine Veränderung

Der zweite Punkt, den Lehmann hervorhebt, ist die Kommunikationskultur. Diese muss von der Führungskraft etabliert und mitgetragen werden. Am besten wird ein Meeting mit allen Mitarbeitenden einberufen, in dem die "neue" Kommunikationsstruktur erklärt wird. Für diese Erklärung eignet sich am besten eine Art interaktiver Workshop, bei dem die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen selbst am Erstellen der neuen Kommunikationskultur und -struktur mitwirken können. Wie möchte sie gerne mit dem Kollegium kommunizieren? Wie wollen sie angesprochen werden, antworten, Meetings halten, Aufgaben erhalten, Berichte abgeben? Wie soll der Umgangston sein und wie förmlich sollen Besprechungen und Befehlsketten ablaufen? Aber auch: Wer muss und will in welche Entscheidungsprozesse eingebunden werden? Wer möchte was mitbestimmen und wer kann was gut? Und dann wird eine Kommunikationskultur gemeinsam beschrieben und aufgestellt, die nach und nach anhand neuer Workshops und Seminare evaluiert und gegebenenfalls organisch angepasst wird. 

Kanban, strukturierte Arbeitsplätze und Ideenmanagement

Neben der Einbindung von Kanban in den Bestellprozess sowie in verschiedene andere Prozesse im Unternehmen, schlägt Lehmann zudem vor, strukturierte Arbeitsplätze zu schaffen und ein institutionalisiertes Ideenmanagement zu etablieren. Als strukturierte Arbeitsplätze bezeichnet Lehmann ein Konzept, nach dem alle Gegenstände, Materialien und Werkzeuge an einem festgelegten Platz aufbewahrt werden. Auf diese Weise ist immer auf den ersten Blick ersichtlich, ob etwas bald zur Neige geht oder fehlt – und im Idealfall nicht erst, wenn man es dringend benötigt. Das Suchen nach Gegenständen und Material soll dadurch vermieden werden, dass jeder alles das, was er oder sie für die tägliche Arbeit benötigt, an einer fest definierten Stelle findet. Dies erfordert etwas Disziplin, ist aber ein bewährtes Konzept. Es basiert auf der 5S-Methode, die aus Japan stammt. Sie wird dort schon seit vielen Jahrzehnten in der Automobilherstellung verwendet und ist sehr erfolgreich. Bei der Organisation des jeweiligen Arbeitsplatzes muss immer der dort arbeitende Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit eingebunden werden. Der letzte wichtige Punkt für Lehmann ist das Ideenmanagement. Dabei geht es prinzipiell darum, Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse einzubinden und ihre Ideen zu den verschiedensten Fragen und Problemstellungen zu hören und ernst zu nehmen. Lehmann empfiehlt, die Mitarbeitenden all ihre Ideen auf Karten aufschreiben zu lassen, so dass keine der Ideen verloren gehen kann, was in einem Meeting durchaus öfter passiert.

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