Die ewige Suche nach dem Gesuchten

Eine Hand zeigt auf eine Sucheingabeleiste, in der "Search" steht.
Sicherlich kennen die meisten Menschen, die mit Computern arbeiten das Problem: Sie verbringen manchmal Stunden damit, nach einem bestimmten Dokument, einer E-Mail, einem Hinweis oder einem verabredeten Termin zu suchen. Sie filtern und filtern, probieren verschiedene Suchbegriffe aus und am Ende öffnen sie reihenweise Dokumente, deren Titel entfernt mit dem Thema zu tun haben. Es kann natürlich einfach der Fall sein, dass Ihr Ablagesystem nicht gut ist oder dass Sie beim Benennen von Dokumenten und E-Mails vollkommen planlos vorgehen. Daher sind die Filterfunktionen, die es in allen modernen Programmen gibt, so nützlich. Wer die Fülle an Informationen verwalten will, muss clever suchen.

Suchen mit System

Es gibt viele Methoden bei der Suche. Beliebt, aber alles andere als bewährt ist die Ausschlussmethode: Sie schauen sich alles, was Sie haben, einmal durch und schließen dabei das aus, was nicht in Frage kommt. So nähern Sie sich langsam dem richtigen Ordner. Das ähnelt sehr der Suche in einem riesigen Schrank voller Akten aus Papier und manchmal ähnelt es auch der Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen. Sie brauchen dabei viel Geduld oder etwas Glück. Das kann ja nicht die Lösung sein. Stellen Sie sich also vor, Sie stünden tatsächlich vor einem gigantischen Aktenschrank – oder besser noch einem ganzen Archiv. Und nun stellen Sie sich vor, es gäbe einen Mitarbeiter in dem Archiv, der genau weiß, was wo abgelegt ist. Den würden Sie zu Rate ziehen. Und das können Sie auch in jedem Computerprogramm, denn der Archivar ist mit abgespeichert. Nun das Problem: Sie müssen diesem Archivar so genau wie möglich beschreiben, wonach Sie suchen. Suchen Sie nach „Besprechungsbericht“, wird er mit 600 Dokumenten beladen zu Ihnen zurückkehren. Suchen Sie aber nach „Besprechungsbericht September 2021“ oder nach „Besprechungsbericht Kostenaufteilung“, wird er nur mit vier oder fünf Dokumenten zurückkehren.

Suche im neuen Outlook

Damit Sie also nicht bergeweise Dokumente durchforsten oder im entsprechenden Computerpendant minutenlang scrollen müssen, sollten Sie Ihre Suche so gut wie möglich eingrenzen. Genau hier liegt die Herausforderung. Achten Sie darauf, wo genau Sie suchen. Suchen Sie in Outlook oder GroupWise? Dann können Sie auswählen, ob die Signaturen oder zum Beispiel die Anhänge von Emails mit durchsucht werden sollen oder nicht. Das kann den entscheidenden Ausschlag geben. Im Outlook M365, der neuesten Version, befindet sich die Suchfunktion mittlerweile in der Titelleiste. Das ist aber nicht die entscheidende Veränderung. Der kleine Pfeil, der sich darunter befindet, birgt allerdings wertvolle Hilfe: mit seiner Unterstützung können Sie komfortabler suchen, indem Sie die Suchfelder aktivieren oder eben deaktivieren. Wenn Sie wissen, dass Frau Constantina entweder Absender oder Empfänger der E-Mail war, nach der Sie suchen, können Sie beides anklicken und gleichzeitig alle Emails auslassen, bei denen Frau Constantina nur erwähnt wurde oder in Kopie gesetzt war. Beim alten Outlook gab es diese Funktion natürlich auch schon. Sie war nur sehr gut versteckt. Zum Aktivieren der Suchfelder muss man bei den älteren Versionen den Cursor über das Suchfeld bringen und im sich öffnenden Menüband in den Suchtools die Funktion unter dem grünen Kreuz bei „weitere“ auswählen.

Suchen in MS Teams

Suchen können Sie in allen möglichen Programmen, im Internet und auf Servern. Ein gutes Ablagesystem ist das A und O, aber selbst wenn Sie nur ein mittelprächtiges Ablagesystem haben, sollten Sie Ihre Filteroptionen so weit es geht ausreizen, damit Sie eben nicht zwischen 400 sondern zwischen 6 oder 7 vorgeschlagenen Ergebnissen auswählen müssen. Viele Nutzer wissen überhaupt nicht, dass es in Teams auch eine Suchfunktion gibt, deshalb kann dieser Artikel vielleicht dem einen oder anderen das Leben erleichtern. Die Filterfunktion ist nicht allzu glücklich platziert, denn sie erscheint nicht, wenn man nach dem Suchen direkt auf die Auswahl klickt. Wenn man jedoch stattdessen auf Enter klickt, nachdem man den Suchbegriff eingegeben hat, erschient die Liste mit den Ergebnissen im linken von in drei Segmente unterteilten Bereich. Hier sind Nachrichten, Mitglieder und Dateien zu sehen und jeder Bereich hat eine eigene Filterfunktion, die hilfreich ist, um die Suche weiter einzugrenzen. Wenn Sie hier also nach einer Word-Datei von Frau Schmitt suchen in der auch noch ein bestimmtes Stichwort vorkommt, grenzt das Ihre Ergebnisse enorm ein.

Finden statt Scrollen

Das Ziel sollte es immer sein, möglichst wenig oder idealerweise nicht in den Suchergebnissen zu scrollen. Filtern statt Scrollen lautet die Devise! Mit einer gezielten und clever eingegrenzten Anfrage schaffen Sie es meistens, Ihre Ergebnisliste angenehm kurz zu halten. Natürlich hilft es, ein gutes Gedächtnis zu haben, denn um die ganze Bandbreite der Filterfunktionen nutzen zu können, ist es perfekt, wenn Sie sich erinnern, von wem eine E-Mail kam, wer eine Datei erstellt hat, ob es ein PDF oder ein Excel war, in welchem Monat die Datei erstellt oder versendet wurde… all diese Details können Ihnen Stunden der Suche ersparen. Suchen Sie noch oder sind Sie schon am Filtern? Viel Glück bei der Suche!
Autorin: IAPM intern

Schlagworte: Projektmanagement, Tipp, Ratgeber

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