Warum systemisches Denken im Projektmanagement unerlässlich ist

Der systemische Ansatz im Bereich des Projektmanagements erfreut sich im Kontext eines Unternehmens immer größerer Beliebtheit.
Um den systemischen Ansatz begreifen zu können, ist die Basis und damit das System, von großer Bedeutung.
Dies besteht aus zusammenhängenden Elementen und Objekten, welche durch Beziehungen verknüpft sind und sich damit von der Umwelt abgrenzen. Im Kontext des Unternehmens lässt sich das auf die Zusammenarbeit von verschiedenen Abteilungen übertragen. Dabei ist eine Abteilung ein Teil vom gesamten System.
Ein systemischer Ansatz im Projekt versucht, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen so zu optimieren, damit die Projekte in Zeit, Kosten, Umfang und geforderter Qualität erfolgreich umgesetzt werden.
Mehrere Zahnräder. [1]

Die Vorteile systemischen Denkens im Projektmanagement

Projektweite und globale Vernetzung von Abteilungen

Als systemische Denkweise wird eine Art des umfassenden, ganzheitlichen, vernetzten und vielschichtigen Denkens im Projektmanagement bezeichnet. Das systemische Denken ist damit die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge und Systeme zu erfassen, auf unterschiedlichen Ebenen zu denken, die Handlungsweisen der einzelnen Akteure mit den Interessen in Bezug zu setzen und auf jene Weise durchdachte und reflektierte Entscheidungen treffen zu können. Das erscheint zuerst kompliziert und setzt meistens viel Erfahrung und Konzentrationsfähigkeit voraus. Der Projektmanager mit wenig Erfahrung kann die Kompetenzen im Bereich des systemischen Denkens weiterentwickeln und schulen, um in dem Projekt optimaler zu performen.
Das Treffen von durchdachten und gesicherten Entscheidungen gehört zu den bedeutendsten Fertigkeiten, welche von einem Leiter des Projektes erwartet werden. Die übergreifende Zusammenarbeit ist in den meistens Unternehmen oft eine Schwachstelle, welche häufig zu unkoordinierten Abläufen und starken Effizienzeinbußen führen kann.
In den jeweiligen Unternehmen hören die Mitarbeiter dann Sätze wie „bei uns weiß die eine Hand nicht was die andere macht“ oder „das ist nicht mein Problem“. Hierbei ist vor allem das zweite Zitat meistens ein Zeichen für eine gestörte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen im Unternehmen.
Deswegen ist ein geschulter Blick eines Projektmanagers auf das Große und Ganze abteilungsübergreifend eine große Hilfe.

Die systemische Kausalität

Die Analyse der Wirkungen ist ein zentraler Bestandteil vieler Abschätzungen. Innerhalb der Analyse der Wirkung ist die Analyse der Ursächlichkeiten meistens die schwierigste Aufgabe. Die systemischen Ansätze bieten Verfahren und Zugänge, welche sich für die Anwendung auf komplizierte Situationen eignen in welchen es keine augenscheinlichen Ursache-Wirkungsmodelle gibt. Deshalb wird jenen Aspekten hier ein besonderes Augenmerk gegeben. Hierbei gibt es Leitfragen, wie die einzelnen Systemelemente zusammenwirken und wie dies nach außen hin geschieht. Alle Handlungen im Projektmanagement haben Folgen und Ursachen. In einem komplexen Projekt sind nicht nur Folgen und Ursachen zu betrachten, sondern auch zugleich Analysen auszuführen, Dynamiken zu erfassen und Kausalitäten zu erkennen, um den ganzen Überblick zu behalten.
In einem Projekt bedeutet systemisches Denken, dass einerseits das Projektumfeld überblickt und analysiert werden muss, während andererseits langfristige Folgen und Außenwirkungen von Entscheidungen und Aktionen in die Überlegungen mit einbezogen werden müssen. Hierbei reicht es nicht, das Projekt und die derzeit an der Arbeit beteiligten Stakeholder zu betrachten. Künftige Akteure wie beispielsweise ein noch nicht bekannter möglicher Käufer oder Kunden müssen ebenfalls genau betrachtet werden und in die Überlegungen einfließen. Dabei muss gefragt werden, welche Personen eventuell in einer bestimmten Phase in das Projektgeschehen eingreifen können. Nur so ist eine ganzheitliche und komplette Betrachtung von Entscheidungen und Zusammenhängen möglich.

Die Vermeidung von Silodenken

Im Silo gefangen geht eine Kooperation im Projekt unter. Das Silodenken in den Unternehmen ist ein breit diskutiertes Thema und in fast allen größeren Unternehmen vorhanden.
Das Silodenken definiert in erster Linie die Fixierung auf die eigene Unternehmensabteilung.
Die Folge ist dabei, dass jede Abteilung für sich arbeitet, für sich denkt und die Lösungen nur für sich – egal, ob es diese nicht schon im Unternehmen gibt. Ein Austausch sowie eine Zusammenarbeit über die Grenzen der Abteilungen hinweg finden hierbei kaum noch statt.
Im schlimmsten Fall arbeiten die Einheiten im Unternehmen gegeneinander und sabotieren sich.
Hierbei müssen die Mitarbeiter in einem Unternehmen an einem Strang ziehen, um die Ziele im Unternehmen zu erreichen. Wichtig ist die Analyse der Ursachen und vor allem die Veränderung des unkoordinierten Arbeitsverhaltens.
Darum ist es sehr wichtig, sich als Erstes des Silodenken-Problems bewusst zu sein, zweitens dieses hoch genug zu priorisieren, drittens die relevanten Stakeholder an einen Tisch zu holen und viertens konkrete Maßnahmen für die Minimierung des Silodenkens festzulegen.
Was dabei zum Durchbruch verhelfen kann, wenn sich alle relevanten Stakeholder über das Problem einig sind, was uns zum nächsten Vorteil führt.

Probleme systemisch sehen und lösen

Systemische Fragen helfen, unklare und schwierige Aufgaben sowie Probleme aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten. Hierdurch lassen sich andere Sichtweisen oder gute Ideen für Lösungen erkennen und verwenden. Dies bringt vor allem die Meetings voran und kann zu guten Ergebnissen führen. Wenn den strategischen und den kleinen täglichen Problemen in einem Unternehmen oder in im beruflichen Umfeld nachgegangen wird, kommen die Unternehmer oft an dem Punkt, an dem es nicht weitergehen kann. Dies erfolgt, ohne dass sie eine Lösung gefunden haben. Es bleibt alles im Dunkeln, worin das Problem eigentlich besteht, wer hiervon betroffen ist und welche verschiedenen Sichtweisen es hierauf gibt. Erst wenn dies gelingt, die möglichen Facetten eines Problems zu verstehen, kann eine passende Lösung im Projekt gefunden werden.

Eine besonders hilfreiche Methode, um Licht in eine komplizierte Aufgabe oder ein kompliziertes Problemfeld zu bringen, sind die systemischen Fragen. Für diese Art der Analyse können zum Beispiel sowohl das Ishikawa-Diagramm als auch die 5-Why-Methode ganz gut eingesetzt werden. Dabei ist ganz wichtig nicht zu vergessen, dass ein Projekt als Bestandteil eines gesamten Unternehmens inklusive Strategie, Unternehmensziele und der erwarteten Gewinne betrachtet wird.
Wenn die Unternehmen die eigentlichen Ursachen des Problems erkennen können, müssen diese genau hinsehen. Diese müssen alles hinterfragen. Vor allem müssen diese erkennen, dass erkennbare Probleme meistens nur ein kleiner Ausschnitt aus einem komplexen System sind.

Mit den systemischen Fragen bekommen die Unternehmen heraus, was sich alles hinter dem vordergründigen Problem verbirgt. Diese erfahren zudem mehr über das Wollen, das Denken sowie das Fühlen der Gesprächspartner, der Auftraggeber oder der einzelnen Zielgruppen.

Fokussierung auf den projektrelevanten Engpass

Das Management sollte unter Einsatz der passenden Methoden dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter optimal arbeiten und passend eingesetzt sind. Oft erfolgt allerdings die Ressourcenplanung ziemlich einseitig, indem die Ressourcen seitens der Abteilungsleiter nur in Bezug auf eine Abteilung betrachtet werden. An der Stelle ist es sehr wichtig, dass die eingesetzten Projektmanager einen geschulten Blick für das systemische Denken mitbringen und die richtigen Stakeholder an einen Tisch bringen, um eine Gesamtbetrachtung des Projektes durchzuführen.
Wenn ein Projektplan erstellt ist, sollte ein Projektmanager die notwendigen Arbeitspakete abteilungsübergreifend nicht nur im Rahmen des kritischen Pfades betrachten, indem nur relevante Arbeitspakete in Abhängigkeit zueinander gesetzt und der längste Pfad definiert werden. Sondern umso wichtiger ist eine weitere Betrachtung notwendig, die auch eingesetzte Ressourcen für die geplanten Arbeitspakete betrachtet, was im Rahmen von Critical Chain Project Management erfolgt. Erst dann ist möglich, die Ressourcen zu identifizieren, die ein echter Engpass für das Projekt sind. In der Regel sind es menschliche Ressourcen, die zu Verzögerungen in Projekten führen, weil eine Fokussierung auf den projektrelevanten Engpass entweder gar nicht oder nur ziemlich oberflächlich erfolgt.

Fazit

Ein Unternehmen, das die Notwendigkeit eines systemischen Denkens erkennt und Stück für Stück etabliert und vor allem Führungskräfte und Projektmanager darin schult, wird die oben genannten Vorteile schnell erkennen und nicht mehr missen wollen.
Das Verständnis des Unternehmens als System mit komplexen und unterschiedlichen Beziehungen bildet die Basis für den Aufbau des systemischen Denkens.
Autor: Dieter Zibert

Er ist Trainer und Consultant für Projektmanagement mit über 10 Jahren Erfahrung im Projektmanagement. Er hat klassische, agile und hybride Projekte in den Branchen Bahnindustrie, Fabrikautomation, Automobilindustrie und Healthcare geleitet und verfügt über PMP, PMI-ACP, Professional Scrum Master und Professional Scrum Product Owner Zertifizierungen.
Darüber hinaus hat er langjährige Erfahrung im Projektportfolio-Management, Aufbau von professionellen PMOs, Business Transformation, Change Management, hybriden Projektmanagement durch Anwendung von klassischem, agilem und Critical Chain Projektmanagement und in der Anwendung von TOC Prinzipien. Mehr unter GreenProjectsConsulting

Schlagworte: Projektmanagement, Methoden, Tipp, Wissen

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