SIPOC-Analyse

Ein neues Projekt zu starten, bedeutet, viele Fäden gleichzeitig zusammenzuführen. Kundenanforderungen müssen verstanden, Materialien beschafft, Entwicklungsschritte koordiniert und es muss sauber festgehalten werden, wie Ergebnisse an den Kunden übergeben werden. Doch oft hakt es genau an diesen Schnittstellen, etwa wenn unklar bleibt, wer welche Informationen liefert oder welche Ergebnisse tatsächlich erwartet werden. Wer schon einmal ein Projekt gesteuert hat, kennt diese Situation: Das Team arbeitet motiviert, aber unterschiedliche Vorstellungen über Zuständigkeiten, Schnittstellen oder erwartete Ergebnisse führen zu Missverständnissen. Genau hier hilft die SIPOC-Analyse. Sie bietet ein strukturiertes Vorgehen, um die relevanten Elemente eines Prozesses – vom Lieferanten über die Eingaben und den eigentlichen Ablauf bis hin zum Ergebnis und den Kunden – klar zu erfassen und zu visualisieren.

Bei der SIPOC-Analyse handelt es sich um eine Möglichkeit zur Visualisierung von Geschäftsprozessen. Sie dient dazu, Prozesse systematisch zu erfassen, zu analysieren und übersichtlich darzustellen. Das Ziel besteht darin, den gesamten Prozess in einer klaren Struktur darzustellen, sodass die Auswirkungen auf vor- oder nachgelagerte Abläufe nachvollzogen werden können.
Der Begriff SIPOC ist ein Akronym und steht für „Supplier” (Lieferant), „Input” (Eingangsgröße), „Process” (Prozessschritt), „Output” (Prozessergebnis) und „Customer” (Kunde). Im Deutschen wird die Analyse auch als LIPOK bezeichnet.
Die Analyse kann zu verschiedenen Zeitpunkten innerhalb eines Projektes eingesetzt werden, beispielsweise zu Beginn, um Prozesse zu erfassen und zu visualisieren, oder später im Projekt, wenn bestehende Abläufe nicht wie geplant funktionieren.
Besonders sinnvoll ist die Anwendung, wenn im betrachteten Prozess bestimmte Punkte unklar sind.

Die Ergebnisse einer SIPOC-Analyse können in Form eines Diagramms oder einer Tabelle dargestellt werden. So lassen sich auch komplexe Prozesse übersichtlich beschreiben und analysieren. Durch die Visualisierung ist auf einen Blick erkennbar, mit welchen Schritten ein Prozess beginnt und endet.
Die Analyse kann von einer einzelnen Person, etwa einem Projektmanager, durchgeführt werden, die Durchführung im Team jedoch meist effektiver. Durch die Zusammenarbeit werden mehr Perspektiven eingebracht und die Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen, wird verringert.
Der Ablauf beginnt mit einer Problembeschreibung. Anschließend werden fünf bis sieben Prozessschritte (P) aufgelistet. Diese bleiben bewusst oberflächlich, da das Ziel ein Überblick ist und keine tiefgehende Detailanalyse. Danach wird eine Tabelle mit den fünf SIPOC-Kategorien erstellt und mit den relevanten Inhalten gefüllt. Die systematische Sammlung der Informationen erfolgt dabei anhand der folgenden Schritte. Die Reihenfolge ist dabei nicht bindend. 
 
1.Supplier (S)

Unter diesem Punkt sollen die Materialien, Dienstleistungen oder Informationen dokumentiert werden, die von welchen Lieferanten stammen. Dabei sollten interne und externe Lieferanten unterschieden werden. Zu den internen Lieferanten zählen Arbeitnehmer, die beispielsweise Informationen in Form von Berichten liefern. Externe Lieferanten sind beispielsweise andere Unternehmen, die Materialien liefern oder Dienstleistungen durchführen. Darüber hinaus sollte geprüft werden, ob vorgelagerte Prozesse oder Lieferketten relevant sind, beispielsweise woher ein Lieferant seine Materialien bezieht.
 
2. Input (I)

Hier werden die für die einzelnen Prozessschritte benötigten Ressourcen erfasst. Damit sind Materialien, Maschinen oder Informationen gemeint.

3. Output (O)

Hier werden die Ergebnisse je Prozessschritt beschrieben. Dazu zählen auch die Erfassung von Zwischenprodukten, Endergebnissen sowie Informationen oder Materialien. Es wird darauf hingewiesen, welche Relevanz diese Ergebnisse für nachfolgende Prozesse oder Endkunden haben. Nachdem die Prozessschritte erstellt wurden, ist es sinnvoll, als Nächstes den Output zu bearbeiten, um zu erfahren, welche Materialien benötigt werden.

4. Customers (C)

Unter diesem Punkt muss festgehalten werden, ob es sich um interne oder externe Kunden handelt. Interne Kunden sind andere Abteilungen innerhalb der Organisation. Externe Kunden sind diejenigen, an die Produkte oder Dienstleistungen verkauft werden. Von jedem dieser Kunden müssen die Anforderungen, Erwartungen und Nutzenansprüche dokumentiert werden. Im Vordergrund stehen nicht Funktionen oder Features, sondern der tatsächliche Mehrwert für die Kunden.

Die SIPOC-Analyse ist einfach umzusetzen und erfordert nur geringen Aufwand. Damit lässt sich der IST-Zustand klar darstellen und mit dem SOLL-Zustand vergleichen. So werden Abweichungen sichtbar und notwendige Prozessanpassungen lassen sich ableiten. Mögliche Änderungen und Herausforderungen können identifiziert und priorisiert werden. Durch die übersichtliche Darstellung entsteht ein gemeinsames Prozessverständnis bei allen Beteiligten, was die Zusammenarbeit verbessert. Unklare Teilprozesse treten deutlich hervor und können gezielt geklärt werden. Auf Basis dieser Informationen kann der geplante Zustand des Prozesses erstellt werden, indem Änderungen oder Verbesserungen beispielsweise im Input oder bei den Lieferanten angezeigt werden. Dennoch bietet die Analyse nur eine geringe Detailtiefe, die mit anderen Methoden erreicht werden muss. Wenn auch vorgelagerte Prozesse überprüft werden sollen, sind diese Schnittstellen visuell schwer darzustellen, da die Analyse von einer linearen Abfolge der Schritte ausgeht. Daher müssen diese sowie die Interpretation der Prozesse und verschiedenste Interaktionen mit anderen Methoden erfasst werden.

Bevor es an die detaillierte Arbeit geht, bietet die SIPOC-Analyse einen klar strukturierten und einfachen Rahmen für eine erste Momentaufnahme. So können alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis des Projekts entwickeln und es weiter vorantreiben. Aus diesem Grund ist es besonders hilfreich, die Analyse zum Projektstart anzuwenden, um den IST-Zustand zu überprüfen. Sobald es an weitere Details geht, können tiefgreifendere Methoden eingesetzt werden, wofür aber eine solide Basis erstellt wurde.