Project Support: Unterstützung für den Projektmanager
Neben der ausführlich beschrieben Rolle des Projektmanagers, kann zur Unterstützung seiner Tätigkeiten im traditionellen Projektmanagement verschiedenen Rollen zur Unterstützung definiert werden. Die Besetzung einer solchen Project Support Rolle, neben der für das Projekt verantwortlichen Rolle des Projektmanagers ist in großen Bau- und Anlagenbauprojekten und teilweise auch in der industriellen Forschung und Entwicklung gängige Praxis. Für den Projektmanager bedeutet dies einerseits Entlastung, aber andererseits auch Hilfe, bei der Schaffung von Transparenz in seinem Projekt. Die Project Support Rollen ersetzen aber weder den Projektmanager, noch können ihm diese die Verantwortung für den Projekterfolg abnehmen.
Inhalt
Aufgaben des Project Supports
Die Hauptaufgabe des Project Supports ist die Sicherstellung und Durchführung einer wirtschaftlichen, termingemäßen und vertragsgerechten Abwicklung der projektbezogenen kaufmännischen Angelegenheiten. Damit wird bereits deutlich, dass er über betriebswirtschaftliche und juristische Kenntnisse verfügen muss.
Die folgende, aus dem Anlagenbau übernommene und modifizierte Stellenbeschreibung zeigt Befugnisse, Aufgaben und Verantwortung des Project Supports auf.
Anforderungen an den Project Support
1. Verantwortung des Project Supports
Der Project Support ist dafür verantwortlich, dass das bereitgestellte Instrumentarium des Projektmanagements so gut wie möglich genutzt wird und das Projektgeschehen jederzeit transparent ist.
2. Befugnisse des Project Supports
Der Project Support kann den Projektmanager und die Teilprojektleiter anweisen, bestimmte Instrumente des Projektmanagements anzuwenden und Informationen über den Bearbeitungsstand und Trends bei Vorgängen und Arbeitspaketen zu liefern.
3. Hauptaufgaben des Project Supports
Ein Projekt muss wirtschaftlich geplant, kontrolliert und gesteuert werden, zu diesem Zweck stellt der Project Support geeignete und anwendergerechte Systeme für die Planung und Kontrolle des Projekts bereit. Soweit nicht vorhanden, installiert der Project Support ein geeignet strukturiertes und sicheres Informations- und Berichtssystem für das Projekt.
4. Aufgaben des Project Supports im Einzelnen
Der Project Support spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Er unterstützt nicht nur bei einzelnen Planungsaufgaben, sondern auch bei der Gesamtprojektplanung und -kontrolle. Sein Ziel ist es, eine geordnete, wirtschaftliche, transparente und vollständige Projektabwicklung sicherzustellen. Dafür arbeitet er eng mit dem Projektmanager und dem Lenkungsausschuss zusammen, um eine reibungslose Durchführung des Projekts zu gewährleisten.
Eine der wichtigen Aufgaben des Project Supports ist die Gewährleistung einer ordentlichen und vollständigen internen Projektdokumentation. Dadurch wird er zur zentralen Informationsquelle für den aktuellen Stand und die Trends des betreuten Projekts. Um dies zu ermöglichen, entwickelt er ein geeignetes Informationssystem, das den spezifischen Anforderungen des Projekts gerecht wird. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Formblättern, ein effektives Berichtswesen und die Bereitstellung von IT-Unterstützung.
Zusätzlich ist der Project Support verantwortlich für Planungsrechnungen, Soll-Ist-Vergleiche und Soll-Wird-Vergleiche. Er erstellt Trendanalysen, um den Einsatz von Ressourcen, die Kosten, die Termine und den Fortschritt des Projekts zu bewerten. Bei Bedarf schlägt er Korrekturmaßnahmen vor und ermutigt die beteiligten Führungskräfte, die Ausgangssituation der Planung rechtzeitig zu analysieren.
Ein weiteres Tätigkeitsfeld des Project Supports liegt in der Unterstützung des Projektmanagers bei der Angebots-, Auftrags- und laufenden Kalkulation. Er überwacht die Anwendung der notwendigen Methoden und Instrumente zur strukturierten Projektabwicklung, um eine klare Übersicht über den aktuellen Projektstand zu gewährleisten. Zudem stellt er sicher, dass stets aktuelle Informationen zu Terminen, Projektfortschritt und Kosten zur Verfügung stehen. Dabei behält er auch den Leistungsstatus von Subunternehmen und Partnern im Blick.
Die folgende, aus dem Anlagenbau übernommene und modifizierte Stellenbeschreibung zeigt Befugnisse, Aufgaben und Verantwortung des Project Supports auf.
Anforderungen an den Project Support
1. Verantwortung des Project Supports
Der Project Support ist dafür verantwortlich, dass das bereitgestellte Instrumentarium des Projektmanagements so gut wie möglich genutzt wird und das Projektgeschehen jederzeit transparent ist.
2. Befugnisse des Project Supports
Der Project Support kann den Projektmanager und die Teilprojektleiter anweisen, bestimmte Instrumente des Projektmanagements anzuwenden und Informationen über den Bearbeitungsstand und Trends bei Vorgängen und Arbeitspaketen zu liefern.
3. Hauptaufgaben des Project Supports
Ein Projekt muss wirtschaftlich geplant, kontrolliert und gesteuert werden, zu diesem Zweck stellt der Project Support geeignete und anwendergerechte Systeme für die Planung und Kontrolle des Projekts bereit. Soweit nicht vorhanden, installiert der Project Support ein geeignet strukturiertes und sicheres Informations- und Berichtssystem für das Projekt.
4. Aufgaben des Project Supports im Einzelnen
Der Project Support spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Er unterstützt nicht nur bei einzelnen Planungsaufgaben, sondern auch bei der Gesamtprojektplanung und -kontrolle. Sein Ziel ist es, eine geordnete, wirtschaftliche, transparente und vollständige Projektabwicklung sicherzustellen. Dafür arbeitet er eng mit dem Projektmanager und dem Lenkungsausschuss zusammen, um eine reibungslose Durchführung des Projekts zu gewährleisten.
Eine der wichtigen Aufgaben des Project Supports ist die Gewährleistung einer ordentlichen und vollständigen internen Projektdokumentation. Dadurch wird er zur zentralen Informationsquelle für den aktuellen Stand und die Trends des betreuten Projekts. Um dies zu ermöglichen, entwickelt er ein geeignetes Informationssystem, das den spezifischen Anforderungen des Projekts gerecht wird. Dazu gehören beispielsweise die Erstellung von Formblättern, ein effektives Berichtswesen und die Bereitstellung von IT-Unterstützung.
Zusätzlich ist der Project Support verantwortlich für Planungsrechnungen, Soll-Ist-Vergleiche und Soll-Wird-Vergleiche. Er erstellt Trendanalysen, um den Einsatz von Ressourcen, die Kosten, die Termine und den Fortschritt des Projekts zu bewerten. Bei Bedarf schlägt er Korrekturmaßnahmen vor und ermutigt die beteiligten Führungskräfte, die Ausgangssituation der Planung rechtzeitig zu analysieren.
Ein weiteres Tätigkeitsfeld des Project Supports liegt in der Unterstützung des Projektmanagers bei der Angebots-, Auftrags- und laufenden Kalkulation. Er überwacht die Anwendung der notwendigen Methoden und Instrumente zur strukturierten Projektabwicklung, um eine klare Übersicht über den aktuellen Projektstand zu gewährleisten. Zudem stellt er sicher, dass stets aktuelle Informationen zu Terminen, Projektfortschritt und Kosten zur Verfügung stehen. Dabei behält er auch den Leistungsstatus von Subunternehmen und Partnern im Blick.
Der Project Support und seine organisatorischen Ausprägungen
Um ein nachhaltig wirkendes Projektmanagement für die Projekte sicherzustellen, können die Funktionen des Project Supports in unterschiedlicher Form und organisatorischer Einbindung wahrgenommen werden, z. B. als Projektassistent, direkt unter dem Projektmanager oder als Projektmanagement-Office (PMO), welches als Dienstleister für Projektmanager organisiert ist.
Während der Projektassistent den Projektmanager direkt in seinem laufenden Projekt unterstützt, z. B. indem er Projektdaten zu Terminen, Kosten und erbrachten Leistungen sammelt, verarbeitet und dem Projektmanager zur Verfügung stellt, können bei großen oder einer Vielzahl parallellaufender Projekte, die die Aufgaben des Project Supports im PMO dezentral, d. h. als Service für mehrere Projekte vorgehalten, bzw. bereitgestellt werden. Das PMO kann bis hin zu einem unternehmensinternen Anbieter von Komplettservices im Bereich Projektmanagement ausgebaut werden. Dabei kann das Aufgabenspektrum des Project Supports weiter gefasst werden und beispielsweise die Funktionen des
Während der Projektassistent den Projektmanager direkt in seinem laufenden Projekt unterstützt, z. B. indem er Projektdaten zu Terminen, Kosten und erbrachten Leistungen sammelt, verarbeitet und dem Projektmanager zur Verfügung stellt, können bei großen oder einer Vielzahl parallellaufender Projekte, die die Aufgaben des Project Supports im PMO dezentral, d. h. als Service für mehrere Projekte vorgehalten, bzw. bereitgestellt werden. Das PMO kann bis hin zu einem unternehmensinternen Anbieter von Komplettservices im Bereich Projektmanagement ausgebaut werden. Dabei kann das Aufgabenspektrum des Project Supports weiter gefasst werden und beispielsweise die Funktionen des
- Projektsteuerer, der explizit bei der Zeitüberwachung und Terminfragen hilft,
- Projektcontroller, der die Kostenverfolgung und Budgetüberwachung im Fokus hat und
- Projektqualitätssicherer, der den Leistungsfortschritt überwacht und hilft die Qualität zu sichern
Fazit
Der Project Support ist eine wichtige Ergänzung zum Projektmanager, um Projekte effizient und transparent abzuwickeln. Er bringt betriebswirtschaftliche und juristische Kenntnisse ein, um bei der Planung, Kontrolle und Steuerung des Projekts zu unterstützen. Durch klare Aufgaben- und Verantwortlichkeitsdefinitionen entlastet der Project Support den Projektmanager und trägt gleichzeitig zum Projekterfolg bei. Eine angemessene Einbindung des Project Supports in die Organisation, beispielsweise durch ein Projektmanagement-Office, ermöglicht eine effektive Unterstützung bei der Durchführung mehrerer Projekte. Die Delegation spezifischer Aufgaben an Fachexperten gewährleistet die Einhaltung von Terminen, Kosten und Qualitätsstandards.
Autor: Dr. Roland Ottmann
Schlagworte: Projektmanagement, Project Support