Prägnant präsentieren mit Zen

Im Zeitalter von Power Point und Co. ist das Präsentieren so viel einfacher geworden. Man muss eigentlich nur hoffen, dass es keine technischen Probleme bei der Verbindung zwischen Laptop und Beamer vor Ort gibt und schon kann man eine professionelle Präsentation mit allem Drum und Dran abliefern. Die Vorbereitung läuft am PC und Sie müssen außer Ihrem Laptop und vielleicht noch einem Netzkabel kaum etwas zur Präsentation mitbringen. Aber kennen Sie das nicht auch, dass Präsentationen so überladen wirken, dass man sich vor lauter Informationen und technischen Spielereien kaum noch auf den Inhalt konzentrieren kann? Ein Programm wie Power Point verführt schnell dazu, die hunderten von Funktionen auch tatsächlich zu nutzen. Fließende Übergänge, sich langsam aufbauende Bilder, bunt leuchtende und blinkende Schriften. Der Phantasie sind keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, die Aufmerksamkeit des Publikums zu fesseln. Aber funktioniert das wirklich?

In letzter Zeit geht der Trend eher wieder zur Schlichtheit, zum Zen, zum „Weniger ist mehr“. Das gilt sowohl für die Präsentation als auch für den Inhalt. Generell könnte man es so zusammenfassen: Präsentieren Sie nicht für jemanden, der die Präsentation nur sieht, sondern tatsächlich für jemanden, der auch bei dem Vortrag dabei ist. Was ist damit gemeint? Oft sieht man Folien, die alle Informationen enthalten, die vermittelt werden sollen. Eine solche Präsentation eignet sich vielleicht als Dokument zum Nachlesen, aber nicht wirklich zum Präsentieren. Wenn Sie nicht von sich und Ihrem Vortrag ablenken wollen, sollten Sie Ihre Präsentation „nur“ als Hintergrund verwenden. Denken Sie daran, dass kaum jemand in der Lage ist, gleichzeitig die Folien zu lesen und Ihnen zuzuhören. Die Folien sollten daher nur die Schlüsselwörter und eventuell Grafiken enthalten, die das Gesagte unterstützen. In der Regel werden Ihre Zuhörer weniger als 10 % von dem behalten, was Sie sagen. Mehr schafft das menschliche Gehirn in der Regel nicht. Wenn Sie die Zuhörer nun noch mit bunten, blinkenden Folien und langen Texten darauf von Ihrem eigentlichen Vortrag ablenken, reduzieren sich diese 10 % schnell auf die Hälfte.

Auf der Suche nach einer Technik, mit der diesem Problem oder Phänomen am besten begegnet werden kann, stoßen viele auf die Arbeit des in Japan lebenden Amerikaners Garr Reynolds. Er nennt seine Präsentationstechnik „Zen-Präsentation“, was wohl auch auf seine Erfahrungen in Japan zurückzuführen ist. Reynolds predigt die inhaltliche Reduktion der Folien in dem Sinne, dass auf jeder Folie nur eine wichtige Aussage stehen sollte. Idealerweise ist das ein Satz, eine Gegenüberstellung von zwei Elementen oder eine schnell erfassbare Grafik - auf jeden Fall etwas, das jeder Zuhörer in wenigen Sekunden aufnehmen kann. Nach diesen wenigen Sekunden kann sich der Zuhörer wieder auf den Vortrag konzentrieren und wird nicht durch die Folie abgelenkt. Reynolds ist überzeugt, dass die visuelle Vereinfachung die Wirkung des Gesagten noch verstärkt.

Reynolds hat vier Regeln für die Vereinfachung von Folien aufgestellt. Die erste lautet schlicht und ergreifend: Vereinfachen. Alles Überflüssige weglassen. Das bedeutet Logos, Bilder, bunte Überschriften, Wiederholungen von bereits Gesagtem. White Space, also freier Raum, ist in Reynolds Augen etwas sehr Gutes. Er unterstreicht die Bedeutung des Wenigen, das tatsächlich gezeigt wird. Wenn Sie Tabellen oder Grafiken zeigen, reduzieren Sie auch diese auf ein Minimum, so dass sie verständlich bleiben, aber unnötige Informationen weggelassen werden.

Die zweite Regel lautet: Limitieren. Laut Reynolds ist es auch besser, Aufzählungen mit Spiegelstrichen zu vermeiden. Reynolds ist nicht generell gegen Bullet Points, aber er ist der Meinung, dass sie nur sehr begrenzt verwendet werden sollten. Das sagt er generell über Text in einer Präsentation, wenn sie wirklich die Funktion haben soll, den Vortrag zu begleiten und zu unterstützen. Eine Zen-Präsentation wird für jemanden, der nur die Präsentation sieht und den Vortrag nicht erlebt hat, nicht nützlich sein, weil sie einfach nicht die wesentlichen Aussagen des Vortrags enthält, sondern ihn nur begleitet. Reynolds betont, dass es für die Wirkung eines Vortrags absolut schädlich ist, Bullet-Points von der Folie abzulesen, und noch schlimmer, dies mit dem Rücken zum Publikum zu tun. Deshalb kombiniert er seine Folien mit Hand-Outs, die er aber erst nach dem Vortrag verteilt, um niemanden abzulenken. Auf diesen fasst er dann gerne noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen, so dass sich jeder im Nachhinein noch einmal die wichtigsten Punkte ins Gedächtnis rufen kann.

Reynolds ist für ein schlichtes Design (Regel Nr. 3), aber nicht für den Verzicht auf Design. Auch eine sehr subtile Gestaltung kann sehr kreativ sein. Erstellen Sie ein dezentes und eigenes Design, ein Template. Verwenden Sie nicht die von Power Point vorgegebenen Clip Arts oder Templates. Die hat jeder schon gesehen und sie wirken unprofessionell oder zumindest einfallslos. Ein eigenes Template hat auch den Vorteil, dass Sie einen Wiedererkennungswert schaffen. Verwenden Sie immer hochauflösende Grafiken.

Die vierte Regel bezieht sich auf Farben und Schriften. Reynolds ist der Meinung, dass Hintergründe in kalten Farben wie Grau, Grün und Blau ideal sind, während Grafiken und Text in warmen Farben (Pink, Orange und Rot) gehalten sein sollten. Reynolds bevorzugt Schriften wie Arial, Geneva oder Calibri, einfach weil sie am besten lesbar sind. Auf jeden Fall plädiert er dafür, in einer Präsentation nur eine Schriftart zu verwenden. Wenn Sie eine Hervorhebung benötigen, verwenden Sie einfach dieselbe Schriftart in Fettdruck.

Schlichtheit bei Präsentationen ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen. Die Zen-Präsentationstechnik von Garr Reynolds konzentriert sich auf eine wichtige Aussage pro Folie, klare Grafiken und minimale Texte. Durch Reduktion, Limitierung und gezielte Gestaltung können wir ansprechende und wirkungsvolle Präsentationen schaffen. Es geht darum, die Verbindung zwischen Vortragenden und Publikum zu betonen und wichtige Botschaften nachhaltig zu verankern. Weniger ist mehr, wenn es darum geht, in einer informationsüberfluteten Welt zu präsentieren.