Erfolgreiches Kick-off-Meeting: Tipps zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung

Unabhängig davon, ob Sie den Begriff Kick-off-Meeting verwenden oder lieber von einem Starttermin sprechen, ist es immer eine gute Idee, den Beginn eines Projekts mit einem offiziellen Treffen zu feiern. Ein solches Treffen sollte für alle Beteiligten eine Art Grundstein für das Projekt sein. Damit das Treffen auch ein voller Erfolg wird und alle Projektbeteiligten den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können, fasst dieser Artikel einige Tipps zusammen, wie Ihr nächstes Kick-off-Meeting ein Erfolg wird. Dabei geht es sowohl um die Vorbereitung als auch um die Nachbereitung und natürlich um das Treffen selbst.

Im Idealfall sollten alle wichtigen Projektbeteiligten zum Kick-off-Termin eingeladen werden. Nehmen Sie sich daher ein paar Minuten Zeit, um die Liste der Stakeholder sorgfältig durchzugehen. Haben Sie niemanden vergessen, der ein Interesse am Projekt hat oder später eine wichtige Rolle spielen wird? Von Anfang an in ein Projekt involviert zu sein, hat enorme Vorteile, auch für Gutachter, die später auftauchen, oder für Entscheidungsträger in Behörden, die das Projekt begleiten und genehmigen müssen, und kann am Ende entscheidende Meter auf der Zeitachse gutmachen. Experten empfehlen, dass der Auftraggeber das Kick-off-Meeting eröffnet, d. h. er sollte auf jeden Fall eingeladen werden. Holen Sie auch die Projektassistenz frühzeitig ins Projekt und lassen Sie auch die Kräfte, die im Hintergrund arbeiten, am Kick-off-Meeting teilnehmen. Wenn es einen Lenkungsausschuss oder ein internes Entscheidungsgremium gibt, ist es sicher eine gute Idee, auch diese Personen von Anfang an ins Boot zu holen. Wenn möglich, lassen Sie die Einladung zum Kick-off-Meeting vom Auftraggeber verschicken. Sie hat dann ein ganz anderes Gewicht und Sie werden sehen, dass es vielen leichter fällt, dem Termin Vorrang vor anderen Verpflichtungen einzuräumen. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Treffen dadurch einen noch offizielleren Charakter erhält.

Bitten Sie den Auftraggeber, zu Beginn einige Worte zu sagen. Es muss nichts Fachliches oder Technisches sein. Nur eine kurze Einführung oder Vorstellung. Danach können Sie als Projektmanager die Leitung des Treffens übernehmen und durch das Meeting führen. Durch ein paar Sätze des Auftraggebers wird allen klar, wer die Verantwortung trägt und für wen eigentlich gearbeitet wird. Danach machen Sie deutlich, dass Sie die Leitung übernehmen und das Projekt für den Auftraggeber durchführen. Damit ist auch diese Zuständigkeit allen klar. 
Nun geht es an die Durchführung des eigentlichen Meetings. Hier gilt es, den Teilnehmenden etwas Besonderes zu bieten. Sie wollen auffallen und unter den Dutzenden anderer Projekte Ihr eigenes irgendwie in den Vordergrund der Wahrnehmung rücken, zumindest für den heutigen Tag, idealerweise für den gesamten Projektverlauf. Coaches sagen daher, dass es sinnvoll ist, „anders“ zu sein. Die Neurowissenschaft hat herausgefunden, dass der Mensch dazu neigt, seine Aufmerksamkeit auf ungewöhnliche Dinge zu richten, die sich vom Alltag und der Routine unterscheiden. Wenn es Ihnen also gelingt, den Kick-off zu einem außergewöhnlichen Ereignis zu machen, stehen die Chancen besser, dass sich die Teilnehmenden später daran erinnern und dem Projekt langfristig ihre Aufmerksamkeit schenken. Sie könnten also teure Hors d’Oeuvres bestellen oder einen Clown engagieren. Aber das ist sicher nicht der Sinn der Sache. Oft hilft es schon, das Treffen ein wenig aus der Routine herauszuheben, indem man einen anderen Raum als den üblichen nutzt oder statt der üblichen Power Point Präsentation eine andere, auffälligere Präsentationsform wählt. Lassen Sie die Teilnehmenden z. B. an einem Flipchart aktiv werden oder organisieren Sie ein Brainstorming zu einem bestimmten Thema, um alle einzubeziehen. Das hält alle wach und regt die Diskussion an. Je nachdem, wie fremd sich die Beteiligten sind, kann auch ein originelles Kennenlernspiel die Atmosphäre auflockern und einen guten Grundstein für die zukünftige Zusammenarbeit legen. Wichtig ist es daher auch, Raum bzw. Zeit für informelle Gespräche zwischen den Teilnehmenden zu schaffen. Dies kann z. B. dadurch erreicht werden, dass die Getränke zentral platziert werden, so dass man sich dorthin begeben muss und eventuell durch Small Talk miteinander in Kontakt kommt. Vielleicht ist es sogar sinnvoll, eine kurze Kaffeepause einzuplanen. Das bringt die Leute näher zusammen. Bei einer großen Gruppe können Namensschilder oder Handouts eine gute Idee sein.

Wie jedes wichtige Treffen muss natürlich auch ein Kick-off-Meeting protokolliert werden. Sie können das Protokoll des Kick-off-Meetings nach der Tagesordnung gliedern. Es kann hilfreich sein, wenn die Teilnehmenden des Meetings im Nachhinein die Struktur aus der Vorbereitung wiedererkennen und sich so leichter zurechtfinden. Wer mit Flipchart, Pinnwand oder Whiteboard arbeitet, hat die Möglichkeit, Schlussfolgerungen und Entscheidungen direkt während des Meetings zu formulieren. Das hat den Vorteil, dass alle die wichtigen Punkte und Schlussfolgerungen vor sich sehen. Wenn also jemand nicht einverstanden ist oder weiteren Diskussionsbedarf hat, kann dies direkt in der Sitzung geklärt werden und nicht erst im Nachhinein. Wenn man es schafft, kann man parallel das Protokoll schreiben und wichtige Punkte gleich von allen absegnen lassen. Das ist aber nicht bei allen Besprechungen möglich, schließlich kann die Leitung das auch nicht nebenbei erledigen. Versenden Sie das Protokoll auf jeden Fall so schnell wie möglich, damit sich die Anwesenden noch an das Besprochene erinnern können, wenn Sie es lesen.

Das Kick-off-Meeting ist ein unverzichtbarer Schritt, um ein Projekt erfolgreich auf den Weg zu bringen. Es ermöglicht eine klare Kommunikation der Ziele, Verantwortlichkeiten und Erwartungen an alle Projektbeteiligten. Die Bedeutung des Kick-off-Meetings sollte nicht unterschätzt werden und es sollte genügend Zeit für eine gute Vorbereitung, eine zielgerichtete Durchführung und eine strukturierte Nachbereitung eingeplant werden. Ein gut vorbereitetes und effektiv durchgeführtes Kick-off-Meeting legt den Grundstein für einen reibungslosen und erfolgreichen Projektverlauf, indem es das Team motiviert, die Zusammenarbeit stärkt und ein gemeinsames Verständnis schafft.