Gantt-Diagramm: Ein Leitfaden zur Optimierung Ihres Projekts

“Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.” - Lucius Annaeus Seneca

Als Projektmanager muss man wissen, wie die zur Verfügung stehende Zeit am besten für das Projekt genutzt werden kann. Aus diesem Grund wird eine Zeitplanung durchgeführt und versucht, den Projektbeteiligten zeitrelevante Sachverhalte durch Visualisierung einfach darzustellen. Konkret bedeutet dies, herauszufinden, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben benötigt wird oder welche zeitlichen Vorgaben zu beachten sind. Auch Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben sollen erkannt und entsprechend berücksichtigt werden. Das Gantt-Diagramm erweist sich dabei als äußerst hilfreiches Werkzeug, um das Beste aus der Zeitplanung und Visualisierung herauszuholen und in einem aussagekräftigen Bild mehr zu vermitteln als tausend Worte ausdrücken können.

Das Gantt-Diagramm ist ein tabellarischer Balkenplan, der nach dem amerikanischen Maschinenbauingenieur Henry Laurence Gantt (1861-1919) benannt wurde. Es dient im Projektmanagement zur Planung des Projektablaufs sowie zur Darstellung des aktuellen Projektstatus. Das Gantt-Diagramm ermöglicht es, Arbeitsschritte wie Aktivitäten oder Vorgänge sowie deren Ergebnisse in einer Spalte pro Zeile aufzulisten und als liegende Balken oder Meilensteine auf einer Zeitachse darzustellen. Die Länge und Position der Balken kann aus allgemeinen Spezifikationen und Verträgen abgeleitet oder durch intuitive Schätzungen und Annahmen bestimmt werden.

Für die erfolgreiche zeitliche Planung, Überwachung und Steuerung eines Projektes mit Hilfe eines Gantt-Diagramms ist es von entscheidender Bedeutung, auf die im Projektstrukturplan definierten Arbeitspakete sowie auf die ggf. im Phasenplan oder in den Verträgen definierten Meilensteine zurückzugreifen. Nur auf dieser Basis kann der Projektablauf in einem Gantt-Diagramm übersichtlich dargestellt werden.

Schritt 1: Aufgabenliste definieren

Um ein Gantt-Diagramm zu erstellen, müssen Sie zunächst Ihre Aufgabenliste definieren, die alle Aufgaben enthält, die für die Durchführung Ihres Projekts notwendig sind. Sie können diese Aufgaben entweder direkt aus dem Projektstrukturplan als Arbeitspakete übernehmen oder aus Arbeitspaketen ableiten. Es ist wichtig, für jede Aufgabe eine kurze Beschreibung zu haben, um ein vollständiges Bild des Projekts zu erhalten.

Schritt 2: Bestimmung der Dauer jeder Aufgabe

Der nächste Schritt besteht darin, die Dauer jeder Aufgabe zu bestimmen. Wenn es sich bei der Aufgabe um ein Arbeitspaket handelt, können Sie die Informationen direkt der Arbeitspaketbeschreibung entnehmen. Für alle anderen Aufgaben müssen Sie eine realistische Schätzung vornehmen, um sicherzustellen, dass das Diagramm später aussagekräftig ist. Es wird empfohlen, die Schätzung im Team durchzuführen, um eine höhere Genauigkeit zu gewährleisten.

Schritt 3: Bestimmen der Abhängigkeiten

Sobald Sie die Dauer jeder Aufgabe bestimmt haben, müssen Sie die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben identifizieren. Legen Sie die Reihenfolge fest, in der die Aufgaben ausgeführt werden müssen, und markieren Sie die Aufgaben, die voneinander abhängig sind.

Schritt 4: Erstellen eines Zeitplans

Um mit der Erstellung des Gantt-Diagramms fortzufahren, zeichnen Sie eine horizontale Achse, die den Zeitraum Ihres Projekts darstellt. Die vertikale Achse enthält die Aufgabenliste. Für jede Aufgabe zeichnen Sie einen horizontalen Balken, der ihre Dauer darstellt. Jede Einheit auf der horizontalen Achse entspricht einem bestimmten Zeitraum, z. B. einer Woche. Wenn eine Aufgabe z. B. 4 Wochen dauert, sollte der Balken 4 Einheiten lang sein. Meilensteine, die wichtige Ereignisse im Projekt markieren, können mit einem Dreieck in der Woche gekennzeichnet werden, in der sie fällig sind.

Schritt 5: Abhängigkeiten hinzufügen

Um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu verdeutlichen, können Sie Pfeile verwenden. Wenn eine Aufgabe von einer anderen abhängt, ziehen Sie einfach eine Pfeillinie von der zuerst zu erledigenden Aufgabe zur zweiten. Dadurch wird die Beziehung zwischen den Aufgaben visuell dargestellt und es wird deutlich, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, um mit anderen fortfahren zu können.

Schritt 6: Beschriftung des Diagramms

Geben Sie jeder Aufgabe und dem gesamten Projekt einen Namen. Geben Sie auch das Start- und Enddatum des Projekts an. Vergessen Sie nicht, die Achsen zu beschriften. Stellen Sie sicher, dass das Diagramm leicht lesbar und verständlich ist, und fügen Sie Farben hinzu, um es noch übersichtlicher zu gestalten.

Schritt 7: Das Diagramm aktuell halten

Halten Sie das Gantt-Diagramm auf dem neuesten Stand, indem Sie es regelmäßig überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. Änderungen an Aufgaben und Abhängigkeiten müssen sich im Diagramm widerspiegeln, damit es aussagekräftig und nützlich bleibt.

“A Fool with a Tool is still a Fool.” Das Gantt-Diagramm ist ein ausgezeichnetes Werkzeug, doch damit es seine Wirkung voll entfalten kann, muss es richtig eingesetzt und gravierende Fehler müssen vermieden werden.

Fehler Nummer 1

Der erste große Fehler, der häufig von unerfahrenen Projektmanagern gemacht wird, besteht darin, das Gantt-Diagramm mit Projektmanagement gleichzusetzen und das Projekt mit der Erstellung des Projektplans zu beginnen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten. Das Gantt-Diagramm ist nur ein Werkzeug des Projektmanagements und es bedarf einer qualifizierten Vorarbeit, um es richtig einzusetzen. Wenn dies berücksichtigt wird, kann das Projekt von der Unterstützung durch das Gantt-Diagramm profitieren.

Fehler Nummer 2

Der zweite große Fehler besteht darin, dass das Gantt-Diagramm quasi aus dem „Off“ erstellt wird, ohne genau zu wissen, worum es eigentlich geht. Diesbezüglich ist Folgendes zu beachten: Das Gantt-Diagramm basiert auf Arbeitspaketen, die in einem Projektstrukturplan (PSP) zusammengefasst werden müssen. Um einen PSP erstellen zu können, muss jedoch auf die Projektzieldefinition und die Spezifikation der zu erbringenden Leistung zurückgegriffen werden können. Liegt also weder eine Zielformulierung inkl. Spezifikation noch ein PSP mit den relevanten Arbeitspaketen vor, funktioniert das Gantt-Diagramm nicht, da die einzelnen Aufgaben und auch deren Abhängigkeiten untereinander nicht richtig verstanden werden können.

Fehler Nummer 3

Der dritte Fehler besteht darin, dass Projektmanager glauben, das Gantt-Diagramm alleine im stillen Kämmerlein ausarbeiten zu können. Dies ist jedoch nicht empfehlenswert. Die Erfassung der für das Projekt relevanten Arbeitspakete sowie deren fachliche Ausgestaltung, die so genannte Arbeitspaketbeschreibung, erfordert in jedem Projekt die Mitarbeit qualifizierter Teammitglieder. Wie so oft in der Projektarbeit ist auch beim Gantt-Diagramm die Zusammenarbeit im Team wichtig.

Wenn das Projektteam keine Erfahrung mit Projektmanagement im Allgemeinen und der Erstellung eines Gantt-Diagramms im Besonderen hat, müssen sowohl das Konzept des Projektmanagements als auch das Gantt-Diagramm als Werkzeug vorgestellt und erklärt werden. Andernfalls wird ein gutaussehender, aber unbrauchbarer Plan erstellt. Damit kann weder das Projekt richtig durchdrungen noch eine Grundlage für die Projektüberwachung und -steuerung geschaffen werden. Die Projektplanung muss regelmäßig aktualisiert werden, um die Aufgaben zu verfolgen, und diese Aktualisierung gilt natürlich auch für das Gantt-Diagramm. Wird diese notwendige und u. U. sehr zeitaufwändige Tätigkeit nicht konsequent durchgeführt, hat man schnell ein veraltetes Gantt-Diagramm und dann mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit den Überblick über das Projekt verloren.

Meilensteintrendanalyse

Neben den Aktivitäten und Vorgängen können im Balkenplan auch herausragende Ereignisse - Meilensteine - im Projektverlauf dargestellt werden. Ein Meilenstein ist ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektablauf, wie z. B. der Abschluss einer Phase oder der Abschluss einer Teilaufgabe. Im Gegensatz zu Aktivitäten sind Meilensteine dimensionslos und benötigen keine Zeit. Das um Meilensteine erweiterte Gantt-Diagramm bildet die Grundlage für die Meilensteintrendanalyse (MTA), ein weiteres wichtiges Instrument des Projektmanagements. Mit der MTA werden die Meilensteine systematisch beobachtet und ihre Verschiebung im Projektverlauf aufgezeigt. Aus der Verschiebung der Meilensteine können Rückschlüsse auf Terminabweichungen gezogen und wichtige Korrektur- und Ergänzungsanpassungen im Projekt vorgenommen werden.

Einsatzmittelmanagement

Das Gantt-Diagramm kann auch bei der Einsatzmittelverwaltung hilfreich sein. Im Projekt werden Einsatzmittel, d. h. Personal oder Sachmittel, benötigt, um z. B. Arbeitspakete zu realisieren. Das Einsatzmittelmanagement hat die Aufgabe, die benötigten Einsatzmittel zu ermitteln, den einzelnen Vorgängen im Projekt zuzuordnen und deren effektiven Einsatz zu kontrollieren und zu steuern. Mit dem Ziel, jedem Einsatzmittelbedarf ein geeignetes Einsatzmittel zuordnen zu können, stellt der Einsatzmittelplan eine Übersicht über die verfügbaren bzw. benötigten Einsatzmittel dar. Durch die Zuordnung der benötigten Einsatzmittel zu Vorgängen, die wiederum mit der Zeitachse im Gantt-Diagramm verknüpft sind, kann der Einsatzmittelbedarf erkannt, geplant und gesteuert werden.

Risikoanalyse

Im Gantt-Diagramm kann der kritische Pfad, d.h. die längste und damit zeitbestimmende Vorgangskette, direkt im Ablaufplan dargestellt werden. Die kritischen Einsatzmittel sind die auf dem kritischen Pfad eingesetzten Engpassressourcen, die indirekt aus dem Gantt-Diagramm abgeleitet werden können. Damit eignet sich der Balkenplan auch zur Identifikation von Projektrisiken, die dann im Rahmen des Risikomanagements einer konkreten Risikoanalyse und -bewertung unterzogen werden.

Immer wieder müssen Teile oder das gesamte Projekt zu fest vereinbarten Terminen abgeschlossen werden, immer und überall kann man unter Termindruck geraten. Das reicht vom Innovationsprojekt (z. B. die Entwicklung einer Wärmepumpe oder die Verbesserung von Arbeitsabläufen) über das Investitionsprojekt (z. B. der Bau eines Fußballstadions oder die Gestaltung eines Gartens) bis hin zum Organisationsprojekt (z. B. der Umzug der Produktion in eine neue Fertigungshalle oder die Planung der Hochzeit des besten Freundes). In all diesen Projekten kann das Gantt-Diagramm seine Anwendung finden und überall dort wird es auch von den Projektmanagern in die Projektarbeit integriert.

Im agilen Projektmanagement liegt die Verantwortung für den Arbeitsprozess bekanntlich beim agilen Team. Aus dem Backlog können die Teammitglieder als sich selbst steuerndes Team zwar intuitiv die als nächstes zu bearbeitenden Tasks ableiten, sie können aber auch das Gantt-Diagramm nutzen, um zunächst den Zeitbedarf für die einzelnen Tasks abzuschätzen, dann deren sinnvolle Abarbeitungsreihenfolge festzulegen und darzustellen, welches „nutzbare“ Inkrement am Ende des Entwicklungszyklus zu erwarten ist. Auf diese Weise kann ein Entwicklungszyklus als Teil des agilen Projektmanagements durch das Gantt-Diagramm als Werkzeug des traditionellen Projektmanagements sinnvoll ergänzt werden.

Das Gantt-Diagramm, welches als Werkzeug seit mehr als 120 Jahren im Projektmanagement angewendet wird, hat trotz vieler neuer Strömungen nichts an seiner Kraft verloren. Ob bei der Zeit- und Einsatzmittelplanung, bei der Überwachung und Steuerung oder dem Risikomanagement eines Projekts, bei sachgemäßer Anwendung erweist es sich damals wie heute als unverzichtbares Instrument bei vielen Projekten.