5 Wege zur Etablierung von Workflows in Projekten

Wollen Sie Projekte in Rekordzeit fertig stellen? Dann sollten Sie einen Workflowprozess in Erwägung ziehen.
Mit einem solchen Workflow werden Geschäftsprozesse definiert, ausgeführt und automatisiert. Da die Geschäftsprozesse einer Reihe von Regeln folgen, werden die Aufgaben und Informationen meist von einer Person an eine andere Person weitergeleitet. Workflows umfassen also die Arbeit einer oder mehrerer Personen, die wiederum Materialien, Informationen oder Dienstleistungen transformieren.
Ob Prozessworkflows oder Fallspezifische Workflows – Sie können Vorlagen entwickeln, in die der Workflow integriert werden kann.
Ob Prozessworkflows oder Fallspezifische Workflows – Sie können Vorlagen entwickeln, in die der Workflow integriert werden kann.
Wenn Sie also die Produktivität in einem schnelleren und effektiveren Tempo maximieren wollen, dann sollten Sie sich diese 5 Tipps zu Herzen nehmen. Diese können Ihnen helfen mit einem Workflow zu beginnen (und voranzukommen):

1. Den richtigen Workflow-Typ ermitteln

Es gibt zwei Workflowkategorien in Projekten:
  • Prozessworkflows definieren eine Reihe von Aufgaben, die vorhersehbar sind und sich wiederholen. Mit anderen Worten: Bevor der Workflows eines Artikels (z.B. eines Blogbeitrags) startet, wissen Sie, welchen genauen Weg er nehmen sollte – all dies basiert auf früheren Erfahrungen.
  • Fallspezifische Workflows beziehen sich auf ein Produkt oder eine Dienstleistung, die erstellt werden. Das Endprodukt ist in diesem Fall bekannt, der Weg dorthin jedoch nicht. Das heißt, Sie müssen Ressourcen sammeln, Forschungen durchführen und Anforderungen verstehen, bevor Sie den Workflow darstellen können. Wenn Sie beispielsweise eine App programmieren wollen und darin keine Erfahrung haben, wissen Sie genau, wie das Endprodukt aussehen soll. Den Weg – die Rahmenbedingungen und die Ressourcen, die sie benötigen – sind Ihnen allerdings noch unbekannt. Das alles basiert auf dem jeweiligen Einzelfall Ihres Projekts.

In beiden Fällen können Sie Vorlagen entwickeln, die Sie in Ihren Workflow integrieren können.

2. Alle Dienstleistungen und Ergebnisse auflisten

Zunächst muss eine Liste aller von erbrachten Dienstleistungen mit den entsprechenden Ergebnissen erstellt werden. Normalerweise werden vor der Lieferung des endgültigen Projekts mehrere Unterlieferungen erstellt.

Die Hauptaufgabe des Projektmanagers in diesem Schritt besteht darin, alles zu verstehen, was im Projekt von Anfang bis Ende erstellt werden muss. Denken Sie daran: Einige der Dinge, die Sie erstellen, können intern (d.h. für Ihre eigenen Teams) sein, während andere extern (d.h. für Kunden) erstellt werden. Zum Beispiel würde ein Styleguide intern konsumiert werden, während ein fertiger Blogbeitrag an Kunden weitergegeben wird.

Außerdem sollte der Unterschied zwischen einem Liefergegenstand und einer Aktivität bekannt sein. Zum Beispiel würde eine Vorlage für einen Blogpost als ein Lieferergebnis betrachtet werden, während die "Aktivität" darin besteht, Anforderungen für eine solche Vorlage zu sammeln.

3. Abbildung der Prozesse jedes Liefergegenstandes

Für jeden identifizierten Liefergegenstand muss jeder einzelne Schritt von Anfang bis Ende dargestellt werden. Wenn Sie zum Beispiel einen Blogbeitrag erstellen, beachten Sie die folgenden Schritte:
  • Sammeln Sie alle Anforderungen des Kunden (= Ihr kreatives Briefing)
  • Verwenden Sie kreative kurze "Lessons-learnt", um einen Styleguide zu erstellen
  • Erstellen Sie eine Strategie auf der Grundlage von kreativen Vorgaben und Projektanforderungen  
  • Brainstormen Sie die Themen
  • Erstellen Sie einen Contentkalender
  • Erstellen Sie einen Artikelentwurf
  • Senden Sie den genehmigten Entwurf an einen freiberuflichen Autor
  • Genehmigen Sie den Rohentwurf und übermitteln Sie ihn an das CMS (Content Management System)
  • Bearbeiten Sie den Entwurf und planen Sie die Veröffentlichung
  • Teilen Sie den Link zum Artikel mit dem Kunden

Abhängigkeiten für die einzelnen Liefergegenstände sind entweder
  • Liefergegenstandspezifisch, d.h. die Liefergegenstände benötigen einen vorherigen Schritt vor der Fertigstellung. Mit anderen Worten: Bevor Sie einen Blogbeitrag erstellen, entwerfen Sie eine Gliederung.
  • Projektspezifisch, was bedeutet, dass das Ergebnis von einem Element abhängt, das für alle Ergebnisse des Projekts gilt. Beispielsweise ist vor der Erstellung eines Blogbeitrags ein kreativer Schriftsatz erforderlich.

4. Workflows erstellen

Als nächstes sollten Sie die Ressourcen, die Zeit und die Wege aufzeigen, die das Ergebnis nehmen könnte. Überlgen Sie "Was wäre wenn":
  • Was ist, wenn der Herausgeber einen Entwurf nicht genehmigt?
  • Was ist, wenn der Kunde den endgültigen Beitrag nicht genehmigt?  
  • Was ist, wenn ein Freelancer unerwartet ausfällt?
Die Abbildung eines visuellen Workflows zeigt Ihnen nicht nur, welche Ressourcen Sie benötigen, sondern hilft Ihnen auch beim Risikomanagement. Selbst Anfänger können diesen Workflow nutzen, um zu wissen, welche Schritte erforderlich sind und in welcher Reihenfolge ein Ergebnis erstellt werden muss.

5. Optimierung

Am Ende optimieren Sie alles für eine größere Effizienz, indem Sie Ihren Arbeitsablauf genau unter die Lupe nehmen. Denken Sie dabei an folgende Ziele:
  • Ist dies der richtige Weg, um das Ziel zu erreichen?  
  • Gibt es unnötige Schritte?  
  • Gibt es unnötige Ressourcen?
  • Welche Aufgaben können gleichzeitig erledigt werden?
  • Kann die Zusammenarbeit zwischen und über mehrere Teams hinweg erleichtert werden?
Nun, Optimierung kann knifflig sein. Optimieren Sie bis zu einem gewissen Grad. Achten Sie darauf, dass Sie nur die unnötigen Dinge beseitigen. Stellen Sie außerdem sicher, dass jeder die richtigen Schritte (sowie die richtige Anzahl von Schritten) hat, um das Projekt abzuschließen.

Schlussfolgerung

Projekt-Workflows können Ihnen helfen, Ordnung und Struktur in die Abläufe Ihrer Organisation zu bringen. Wenn Sie diese Kurzanleitung aufmerksam durchlesen, werden Sie in der Lage sein, effektive Arbeitsabläufe einzurichten, die Ihnen und Ihrem Team helfen werden, Projekte gut abzuschließen.
Über die Autorin: Kristin Herman schreibt für UK Writings und Academized. Sie schreibt Artikel für Online-Publikationen, wie z. B. Boom Essays. Als Technikenthusiastin bloggt sie unter anderem über die neuesten Trends in der Technik.

Schlagworte: Projektmanagement, Workflow, Projektplanung, Tipps

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