Tipps für das erste agile Projekt

Agiles Projektmanagement ist schon lange kein Trend mehr, sondern längst im Alltag vieler Projektmanager angekommen. Es ist eine Art Neuerfindung des Projektmanagements, das aus dem Bedürfnis entstanden ist, sich an moderne Gegebenheiten, geänderte Kundenanforderungen und immer schnellere Entwicklungen in Technik und Kommunikation anzupassen. Das Besondere an agilen Methoden wie Scrum ist, dass sie sehr flexibel sind und jeder Projektmanager bzw. jede Projektmanagerin sie auf seine ganz eigene Art und Weise anwenden kann, um seinem speziellen Projekt angepasst zu werden. Genau dies ist aber auch eine Herausforderung vor allem für die Projektmanager, die sich zum ersten Mal mit einem agil gemanagten Projekt befassen. Wie also geht man es an, das erste Scrum-Projekt?

Viele Projektmanager sagen, dass es beim Scrum wie beim Tanzen ist. Stellen Sie sich vor, Sie tanzen seit 20 Jahren Walzer und sollen nun plötzlich Salsa tanzen. Theoretisch ist das überhaupt kein Problem, denn Tanzen können Sie ja einwandfrei. Sie haben sogar jede Menge Erfahrung. Nur hat sich eben die Art des Tanzens geändert, was nicht wenige Menschen vor ein Problem stellt. Bei der Einführung von Scrum ist es ähnlich. Die Theorie ist weitgehend klar, aber die Umsetzung von Scrum wird dann doch noch für das gesamte Team spannend. Einerseits ist die Reaktion auf das Unerwartete und die Anpassung von Methoden an neue Gegebenheiten und Anforderungen ein integraler Bestandteil des agilen Managements. Andererseits sind die neuen Methoden halt nun einmal neu und stellen schon allein deshalb eine Herausforderung dar. Einer der enormen Vorteile und auch Challenges beim Scrum ist, dass es nur sehr wenige Vorgaben gibt. Scrum ist flexibel und muss ständig angepasst werden. Lassen Sie sich also darauf ein!

Sich theoretisch vorzubereiten ist einfach. Die meisten Projektmanager kennen agiles Projektmanagement und Scrum mittlerweile, haben Seminare besucht und Fachartikel gelesen. Um sich nun ganz praktisch vorzubereiten, ist die Methode, sich gemeinsam mit seinem Team ins Projekt zu stürzen, wohl die beste. Behalten Sie Ihr Wissen im Hinterkopf und treffen Sie sich zu einem ersten Termin mit Ihrem Projektteam. Erklären Sie allen, dass es sich um ein Projekt mit Scrum handelt und führen Sie bei diesem Termin ein kurzes Scrum Training durch. Für ein solches Training bietet es sich an, einen Scrum Trainer zu engagieren, der kurze Schulungen durchführen kann. Dabei können Sie dann auch schon ganz gezielt auf das bevorstehende Projekt vorbereiten. Nach diesem Termin sollte das Grundwissen über Scrum allen präsent sein. Beim nächsten Termin geht es dann darum, ganz gezielt diese Methoden am konkreten Projekt anzuwenden. Ein Tipp: Für das erste Scrum-Projekt ist es einfacher, wenn es sich um ein kleineres Projekt handelt, das möglicherweise nicht allzu strenge Zeitvorgaben hat. Vielleicht können Sie an einem internen Projekt üben, bevor man Sie auf die richtig großen Projekte loslässt. Einfacher ist das Einführen von Scrum in einem Projektteam meist auch dann, wenn sich das Team schon kennt, oder zumindest große Teile des Teams. 

Die Rollenverteilung ist beim Scrum einer der ersten Schritte. Ein kurzer Exkurs: Es gibt drei zentrale Rollen beim Scrum-Management. Diese sind Product Owner, Scrum Master und das Entwicklungsteam. Jede dieser Rollen hat eine eigene Funktion im Management mit ganz speziellen Verantwortungen und Aufgaben. Gelingt es, zwischen diesen Rollen eine eingespielte Harmonie zu erzeugen, ist das Projekt schon sehr erfolgversprechend. Trotz flexibler Methoden gibt es beim Scrum Regeln. Eine davon ist die Einteilung der Rollen im Projektteam. Der Project Owner hat die Aufgabe, die Anforderungen, die vom Kunden, Anwender und anderen Stakeholdern kommen, einerseits zu kennen und andererseits umzusetzen. Er muss die Interessen des Kunden und die Projektziele vertreten. Der Scrum Master hat die Aufgabe, moderierend zu wirken. Er achtet darauf, dass alle Regeln eingehalten werden, dass die nötigen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden und sinnvoll aufgeteilt werden und vermittelt zwischen allen Teammitgliedern. Der Scrum Master bereitet Entscheidungen vor, trifft sie aber nicht alleine. Das Entwicklungsteam kann aus zwei bis zehn Mitarbeitern bestehen und hat im Scrum die Aufgabe, ein interdisziplinäres Team zu bilden. Jedes Mitglied des Teams bekommt einen Kompetenzbereich zugewiesen. Auch dies passiert in der ersten gemeinsamen Scrum-Sitzung. 

Nun geht es daran, die Teststrategien gemeinsam festzulegen und vor allem das Done, also das Projektziel, zu definieren. Wer Poduct Owner ist, muss die nötigen Entscheidungskompetenzen oder auch die nötigen Kontakte haben, um Entscheidungen herbeizuführen. Ein wichtiger Tipp: Im Team muss ganz klar sein, wer welche Kompetenzen und welches Fachwissen hat. Bei einem eingespielten Team ist dies natürlich schon erledigt. Alle wissen, wie sie zusammenarbeiten können. Bei neu zusammengestellten Teams ist es oft so, dass die Verteilung von Kompetenzzentren den einen oder anderen Überraschungseffekt bereithält und so auch Respekt unter den Teammitgliedern entsteht. Die Projektteamgröße kommt natürlich ganz auf den Umfang des Projektes an, aber für die meisten Projekte hat sich eine Anzahl von sieben als ideal erwiesen. Mehr wird schnell unübersichtlich. Weniger reicht oft nicht aus. Welches Tool Sie im ersten Scrum-Projekt einsetzen, ist fast egal. Am besten eines, das Sie schon kennen, damit nicht noch ein neues Element auftaucht, um das sich alle Gedanken machen müssen.