Aufbau und Tipps für einen erfolgreichen Projektstatusbericht

Wer im Projektmanagement arbeitet, muss regelmäßig Projektstatusberichte erstellen, damit alle Stakeholder auf dem Laufenden bleiben. Idealerweise sollte diese Zusammenfassung wöchentlich an Stakeholder, die Führungsetage und das Projektteam gesendet werden.
Im Folgenden können Sie die Zusammenfassung des Artikel lesen, welcher zuerst bei Software Advice erschienen ist.
Wir sehen uns nun die vier wichtigsten Abschnitte eines Projektstatusberichts näher an und erklären, welche Informationen wichtig sind und wie der Bericht strukturiert sein sollte.

Der erste Abschnitt Ihres Projektstatusberichts bietet einen allgemeinen Überblick über den Projektstatus, der in drei Teile gegliedert ist:

Zentrale Projektmerkmale
 

• Projektname
• Projekt-ID/Code
• Name des Projektmanagers
• Datum des Berichts 

Es mag offensichtlich scheinen, den Projektnamen und andere Punkte zu nennen, aber gerade diese kleinen, jedoch wichtigen Elemente werden schnell übersehen, wenn sie nicht auf der Liste stehen. Abgesehen vom Datum bleiben sie jede Woche gleich.
Das Datum ist besonders wichtig, da es möglich macht, den Projektverlauf im Nachhinein genau zu verfolgen.


Zusammenfassung des Fortschritts 

Dieser Abschnitt sollte einen allgemeinen Überblick über die Projektziele und die bisher erzielten Fortschritte bieten. Ist das Projekt im Zeitplan, hinter dem Zeitplan oder geht es sogar schneller als gedacht? Wird das Budget über- oder unterschritten? Die Fortschrittszusammenfassung sollte auf alle Punkte hinweisen, welche die Aufmerksamkeit der Stakeholder erfordern, selbst wenn sie ohnehin in einem späteren Abschnitt des Statusberichts erwähnt werden.


Allgemeiner Status und Fortschritt 

Dieser Abschnitt sollte den Status mehrerer Projektelemente beschreiben:
 

• Umfang
• Budget
• Zeitplan
• Risiken
• Qualität
• Fortschritt in Prozent 

Idealerweise wird der Fortschritt nicht nur beschrieben, sondern visuell dargestellt. Ein Farbcode kann den Status jedes Elements anzeigen, zum Beispiel:
 

• Grün bedeutet, dass bei dem Element alles nach Plan läuft.
• Gelb bedeutet, dass es Schwierigkeiten gibt.
• Rot bedeutet, dass es sofortige Aufmerksamkeit (und vermutlich das Eingreifen der Stakeholder) erfordert. 

Wir empfehlen, ein quantitatives Maß für die farbcodierten Statusmeldungen einzuführen, damit möglichst genaue Informationen präsentiert werden. Sonst kann es passieren, dass ein Stakeholder den Status „Gelb“ falsch interpretiert, über- oder unterreagiert und damit das Projekt noch weiter zurückwirft. 

Der zweite Teil des Projektstatusberichts zeigt den Fortschritt, der bei wichtigen Meilensteinen und Ergebnissen bisher erreicht wurde. 
Meilensteine hängen oft mit der Fertigstellung eines Projektteils zusammen, der dann an den Kunden geliefert und in Rechnung gestellt wird. Daher ist es für Stakeholder wichtig, zu wissen, ob die Teams im Zeitplan liegen.
Der Fortschritt sollte nicht beschrieben, sondern grafisch oder in Tabellenform dargestellt werden. In diesen Teil des Berichts gehören folgende Informationen:
 

• Prozentsatz der Fertigstellung von Projektmeilensteinen: Welche Fortschritte wurden bei den einzelnen Aufgaben auf dem Weg zum Meilenstein erzielt? Geben Sie an, welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch anstehen.
• Geplantes Start-/Enddatum: Dies sind die während der Projektplanung festgelegten Daten für die Arbeiten bis zu und einschließlich dieses Meilensteins.
• Tatsächliches Start-/Enddatum: Dies ist das tatsächliche Datum, an dem die Arbeit für den Meilenstein begonnen bzw. abgeschlossen wurde (falls noch nicht abgeschlossen, geben Sie das Abschlussdatum als noch offen an).

Der dritte Teil des Berichts sollte aktuelle Informationen zu bereits aus den Vorwochen bekannten Problemen, Risiken oder Änderungsanfragen liefern und über neue Probleme informieren.
Eine frühe Risikoerkennung und Risikomanagement sind entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Dieser Abschnitt des Statusberichts wird am besten als Auflistung formuliert. Er muss alle relevanten Informationen für das Risikomanagement umfassen, darunter:
 

• Offene Probleme: Geben Sie an, welche neuen projektbezogenen Probleme seit dem letzten Bericht aufgetreten sind. Informieren Sie sich über den Status aller zuvor identifizierten Probleme und der ergriffenen Maßnahmen und Strategien.
• Offene Risiken: Geben Sie an, welche Risiken seit dem letzten Bericht ins Spiel gekommen sind und wie mit ihnen umgegangen werden soll. Informieren Sie über den aktuellen Risikomanagementplan, mit dem bestehende Risiken angegangen werden.
• Offene Änderungsanfragen: Erwähnen Sie alle offenen Änderungsfragen und nächsten Schritte, die die Aufmerksamkeit der Stakeholder erfordern, beispielsweise wenn die Projektanforderungen gestiegen sind und daher das Budget oder der Zeitplan erweitert werden müssen.

Der vierte und letzte Teil des Berichts befasst sich mit der Teamproduktivität und vergleicht die tatsächlichen Fortschritte der letzten Woche mit den Schätzungen des vorherigen Statusberichts.
Sprechen Sie den Teams Lob für gute Leistungen aus und machen Sie auf unvollständige Aufgaben aufmerksam. Zur Strukturierung empfiehlt es sich, Folgendes aufzulisten:
 

• Für die letzte Woche geplante Aufgaben: Nennen Sie alle Aufgaben, von denen das Team glaubte, sie zu schaffen.
• Vergangene Woche erledigte Aufgaben: Nennen Sie alle Aufgaben, die das Team tatsächlich fertig gestellt hat.
• Für nächste Woche geplante Aufgaben: Aufgaben, die in der vorigen Woche nicht erledigt wurden, sollten oben stehen, danach folgen die für die nächste Woche geplanten Aufgaben.

Statusberichte sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Stakeholdermanagementstrategie. Die oben genannten Punkte sind eine gute Ausgangsbasis zum Entwickeln einer eigenen Kommunikationsstrategie.
Beim Erstellen von Berichten für Stakeholder sind grundsätzlich folgende Punkte wichtig:
 

• Stellen Sie wichtige Informationen an den Anfang. Eye-Tracking-Studien zu Lesegewohnheiten weisen darauf hin, dass die meisten Menschen sich auf den oberen Teil eines Dokuments konzentrieren und den Rest überfliegen. Erwähnen Sie die wichtigsten Informationen im Überblickskapitel und achten Sie darauf, dass am Ende nichts Überraschendes kommt.
• Ein Bild sagt mehr als tausend Worte. Nutzen Sie Diagramme, Tabellen, farbige Markierungen und Datenvisualisierungstools, um Informationen übersichtlich aufzubereiten.
• Einheitlichkeit ist elementar. Entscheiden Sie sich für eine Reihe von Kennzahlen zur Erfolgsmessung und legen Sie fest, was den Erfolg oder Misserfolg einer Initiative ausmacht, und bleiben Sie dann dabei. Einheitliche Berichte können leichter und genauer verglichen werden.
• Fassen Sie sich kurz. Vergessen Sie nicht, dass der Bericht nur eine Momentaufnahme ist, und halten Sie ihn kurz und einfach. Halten Sie zusätzliche Informationen bereit für den Fall, dass Ihre Stakeholder danach fragen, aber überschütten Sie sie nicht mit Informationen.
• Mithilfe von Projekttrackingsoftware lassen sich der Projektzeitplan visualisieren, Projektphasen bestimmen und wichtige Meilensteine hervorheben, um anschließend die Teamleistung und die Fortschritte zu verfolgen.

Autorin: Rosalia Pavlakoudis ist Content Analyst bei Software Advice, einem führenden Online-Portal für Softwareauswahl. Ihre Schwerpunkte liegen auf Digitalisierung und Software-Tipps für KMU. Software Advice hilft Unternehmen durch branchenspezifische Beratung, individuelle Empfehlungen und objektive Recherche bei der Auswahl von Business Software.

Quelle:
[1] Towfiqu barbhuiya / Unsplash