Erfolgreiche Softwareprojekte umsetzen

Alle die schon einmal ein neues Softwaresystem eingeführt haben wissen, dass dabei jede Menge Herausforderungen und Hindernisse lauern. Sicherlich gibt es schon Dutzende Artikel über diese Hindernisse und über typische Fehler, die bei einer Einführung gemacht werden. Allerdings stellt sich die Situation in der Praxis oft anders dar und kaum ein Artikel kann einen auf die Hürden vorbereiten, die warten. Oliver Witvoet gibt in einem Gastartikel bei Trend.at einige Denkanstöße und Kniffe an die Hand um besser für ein Projekt gewappnet zu sein. Im Folgenden fassen wir den Artikel für Sie zusammen.
Eine Frau und Mann gucken auf einen Computerbildschirm.

Fokus und Zielbestimmung

Schritt eins auf der Liste muss darin bestehen, zunächst den Prozess zu definieren. Eine Analyse der Ist-Abläufe gefolgt von einer Analyse der Soll-Abläufe ist absolut essenziell, um den Rahmen für die Einführung erst einmal abzustecken. Oliver Witvoet verweist hierbei auf die enorme Bedeutung der Reihenfolge dieser Schritte. Begonnen wird mit einer Zieldefinition nach dem SMART Prinzip. Die Ergebnisse dieser Zieldefinition zeigen dann auf, welche Software überhaupt geeignet ist. Oliver Witvoet warnt davor, sich von allzu schönen und glänzenden Softwarelösungen begeistern zu lassen, die aber am Ende nicht zum Unternehmen passen. Die Konzentration auf das Wesentliche ist enorm wichtig.
 

Change – der Wandel erfasst alle und alles

Jeder Entscheider muss sich bereits vor der Einführung einer neuen Software bewusst machen, dass es sich bei der Einführung nicht um einen punktuellen Eingriff handelt, sondern eher um eine langwierige und ständige Veränderung. Viele Prozeduren im Unternehmen werden sich mit der Software ändern. Das Personal sollte auf den Wandel so gut wie möglich vorbereitet und eingestimmt werden. Hier greift auch das Change Management, denn nur Mitarbeiter, die hinter dieser Veränderung stehen, werden diese wohlwollend aufnehmen und positiv mitwirken.
Oliver Witvoet warnt in diesem Zusammenhang auch vor den Kosten, die ein gescheiterter Versuch mit sich bringen kann: wird der Wandel nicht mit einem ganzheitlichen Ansatz verfolgt und schlägt fehl, kann das teuer werden. Es müssen also von Anfang alle – von der Führungsebene bis zum letzten User – in das Vorhaben mit einbezogen werden.

Wichtige Details

Vieles, was Oliver Witvoet schreibt, klingt logisch und sollte selbstverständlich sein. Dennoch wird es seiner Erfahrung nach oft falsch gemacht. Er erinnert zum Beispiel daran, wie unerlässlich es ist, einen Softwarehersteller mit Branchenkenntnissen auszuwählen. Schließlich soll ein professioneller und verlässlicher Partner mit ins Boot geholt werden. Zudem ist es essenziell, realistisch zu planen. Wer utopische Erwartungen an eine Software richtet, wird keinen Erfolg haben. Mitarbeiter sollten von vorneherein darauf eingestellt werden, dass Erfolge sich oft erst nach einiger Zeit zeigen und dass ein neues System nicht unmittelbar perfekt funktioniert. Achten Sie auch stets darauf, dass die sogenannten Key User mit dem Herzen dabei sind. Dazu zählen zum Beispiel die Standort- oder Abteilungsleiter. Sind diese von Anfang an nicht informiert oder stehen sie nicht hinter der Einführung, sind Rückschläge und Hindernisse bereits vorprogrammiert. Am besten ist es natürlich, wenn alle Beteiligten wahre Begeisterung an den Tag legen. Überzeugte Mitstreiter, die an das Vorhaben glauben, sind auf allen Ebenen wichtig und quasi ein Garant für den Erfolg.

Gute Vorbereitung und viel Geduld

Unterschätzen Sie den Aufwand nicht und machen Sie sich darauf gefasst, dass der Lieferant der Software nur etwa ein Drittel der Arbeit übernehmen wird. Sie, beziehungsweise Ihr Unternehmen werden die restliche Arbeit machen. Das ist vielen nicht bewusst und schafft Unmut, wenn es länger dauert und viel Aufwand ansteht. Schaffen Sie also von Beginn an die besten Voraussetzungen. Das bedeutet, alle umfassend zu informieren, so dass die Akzeptanz für den Wandel schon früh entsteht. Sie müssen einen Support und Trainingsmöglichkeiten bereitstellen. Bieten Sie interne Schulungen an und spannen Sie die Key User dabei ein. Der Lieferant der Software sollte die Key User schulen. Im Rahmen eines „Train the Trainer“-Konzeptes schulen die Key User dann ihre Mitarbeiter. Wählen Sie eine Software, die nicht unnötig komplex ist und dem Projekt entspricht. Es gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Oliver Witvoet betont zum Abschluss seines Artikels noch einen Aspekt, der enorm wichtig ist, oft aber vernachlässigt wird: Schalten Sie die alte Software ab, sobald die neue live geht. Eine Schatten-Software, die nebenbei für den Notfall noch läuft, kann schlimme Schäden anrichten. Nur wenn die Mitarbeiter ausschließlich mit der neuen Lösung arbeiten, sind sie in der Lage, kleinere Rückschläge oder Schwierigkeiten zu meistern.
 
Autorin: IAPM intern

Schlagworte: Projektmanagement, Tipp, Wissen, Software, Ratgeber

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