Erfolgreich Verantwortlichkeiten analysieren und darstellen: Die RACI-Matrix

Für ein Projekt „Erstellung einer Web-Learning-Plattform“ sollen neue Bilder erstellt werden. Da an diesem Projekt viele Teammitglieder beteiligt sind, ist die Aufgabenverteilung noch recht unübersichtlich. Wer ist also genau für welche Aufgabe verantwortlich? Um den Überblick zu behalten, eignet sich die sogenannte RACI-Matrix. Sie ist eine Methode zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten.

Das Akronym RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Damit wird festgelegt, welches Teammitglied im Projekt für welche Aktivitäten, Arbeitspakete oder Ergebnisse zuständig ist. Ziel ist eine klare Beschreibung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
 

• Responsible: Diese Person führt die Aufgabe aus – entweder selbst oder durch Delegation.
• Accountable: Diese Person trägt die Gesamtverantwortung dafür, dass eine Aufgabe erledigt wird, auch wenn sie sie nicht selbst umsetzt. Wichtig ist, dass diese Rolle eindeutig und so früh wie möglich vergeben wird. „Accountable“ kann dabei zweierlei bedeuten: Entweder gibt die Rolle Projekte frei, genehmigt Aufgaben oder zeichnet Kosten ab (z. B. eine Führungskraft). Oder sie sorgt schlicht dafür, dass die Aufgabe erledigt wird.
• Consulted: Diese Rolle ist nicht direkt an der Umsetzung beteiligt, verfügt aber über wichtige Informationen und kann beratend hinzugezogen werden.
• Informed: Diese Person wird über den Verlauf oder das Ergebnis einer Aufgabe auf dem Laufenden gehalten. Hier unterscheidet man zwischen Informationsrecht (die Rolle hat Anspruch auf Informationen) und Informationspflicht (die Rolle muss über Fortschritte informiert werden).

Eine Variante ist die RASCI-Matrix, die zusätzlich das S für Support enthält. Diese Rolle unterstützt den „Responsible“ und kann ihm Arbeit abnehmen.

Zur übersichtlichen Darstellung dient die RACI-Matrix bzw. das RACI-Diagramm. Hierbei werden die Rollen (X-Achse) den Aktivitäten (Y-Achse) gegenübergestellt. Durch Buchstaben und/oder Farben wird sichtbar, welche Rolle welcher Aktivität zugeordnet ist. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Teammitglied in einer Aufgabe verantwortlich ist, in einer anderen aber nur informiert werden muss.
 
Beispiel: Erstellung neuer Bilder für eine Web-Learning-Plattform
 

• Aufgabe: Ein neues Bild erstellen
• Responsible: Designer
• Accountable: Webentwickler
• Consulted: Verantwortlicher für das Web-Learning
• Informed: Texter

Die Matrix ist leicht zu erstellen und auf einen Blick verständlich. Sie erleichtert nicht nur die Visualisierung von Zuständigkeiten, sondern auch das Verständnis im Team darüber, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, wen man ansprechen sollte und wer informiert werden muss. So wird eine Verantwortungsdiffusion vermieden und Konflikte aufgrund fehlender Kommunikation bleiben aus. Sobald die Zuständigkeiten geklärt sind, lässt sich die Matrix schnell erstellen – ohne zusätzliche Programme.

In sehr großen Teams kann die Matrix unübersichtlich werden, da viele Aufgaben und Rollen zugeordnet werden müssen. Besonders problematisch ist es, wenn mehrere Personen einer Rolle zugeordnet sind. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Aufgabe in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen, sodass jeweils nur eine Person verantwortlich ist.

Außerdem werden bestimmte Aspekte nicht abgedeckt: Die Matrix legt zwar fest, wer konsultiert oder informiert wird, aber nicht, wer die Informationen bereitstellt oder wie außerhalb der definierten Aufgaben gearbeitet wird. Daher sollte man regelmäßig prüfen, ob der Einsatz der Matrix sinnvoll ist. Auch eine Aktualisierung ist notwendig, sobald sich Aufgaben im Projekt verändern.

Wenn Verantwortlichkeiten klar verteilt sind, können Projekte effizienter umgesetzt werden. Die RACI-Matrix bietet hier viele Vorteile: Sie verhindert Verantwortungsdiffusion und unterstützt das Team dabei, Ergebnisse pünktlich zu liefern. Zwar ist sie keine perfekte Lösung, doch besonders in kleineren Teams kann sie helfen, Strukturen zu schaffen. Bei Bedarf lässt sie sich zudem mit weiteren organisatorischen Werkzeugen kombinieren, um Prozesse transparenter zu machen, die Zusammenarbeit nachhaltig zu verbessern und Konflikte frühzeitig zu vermeiden.