Effektive Meetings: So spart Ihr Projektteam jede Woche Stunden

Ein Blick in Ihren Kalender zeigt: Jeden Tag stehen unterschiedliche Meetings an. Für viele davon gibt es nicht einmal eine Agenda, eine gezielte Vorbereitung ist also kaum möglich. Statt unvorbereitet an einem Termin teilzunehmen, bei dem man oft nicht einmal weiß, ob die eigene Anwesenheit überhaupt notwendig ist, könnten Sie diese Zeit sinnvoller für Ihre Projektarbeit nutzen.
Mit ein paar einfachen Maßnahmen lassen sich Meetings jedoch so strukturieren, dass sie produktiv und zeitsparend sind. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Meetings künftig effektiver gestalten und durchführen können.

Ein gutes Meeting beginnt nicht erst mit dem eigentlichen Termin, sondern schon mit einer guten Vorbereitung auf das Meeting. Entscheidend ist eine Agenda mit klar definierten Arbeitszielen, die aus konkreten Fragestellungen oder Aufgaben und nicht nur aus Stichpunkten besteht. Wer bereits bei der Planung merkt, dass es keinen echten Gesprächsbedarf gibt, sollte das Meeting lieber absagen, bevor die Einladung versendet wird. Außerdem kann es sinnvoll sein, die Agenda mit einem Work-Management-Tool zu verknüpfen. So lassen sich Themen direkt mit Aufgaben und Projektplänen verbinden und die Teilnehmenden können vorab Ergänzungen oder Anmerkungen einbringen.

Ebenso wichtig ist die gezielte Auswahl der Teilnehmenden. Weniger ist oft mehr: Nur diejenigen, die wirklich etwas beitragen können, sollten eingeladen werden. Fehlt jedoch eine Schlüsselperson, sollte das Meeting verschoben werden, um keine halben Ergebnisse zu produzieren. Die Agenda samt relevanter Unterlagen sollte idealerweise mindestens einen Arbeitstag vor dem Termin verschickt werden, damit alle vorbereitet in die Diskussion gehen können. Zusätzlich empfiehlt es sich, die Tagesordnung mit Zeitblöcken zu versehen. Wer vorab einschätzt, wie viel Zeit einzelne Themen in Anspruch nehmen dürfen, sorgt für eine fokussierte Diskussion, verhindert Verzögerungen und sichert die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden.

Ein produktives Meeting lebt von klarer Moderation. Eine verantwortliche Person sollte das Meeting lenken, Diskussionen strukturieren, Monologe bremsen, zurückhaltende Teilnehmende einbinden und Vielredner in Grenzen halten. Zeitlimits, auch „Timeboxing“ genannt, können diese endlosen Diskussionen unterbinden. Mithilfe der Parking-Lot-Methode lassen sich Themen, die zwar wichtig sind, aber nicht zum aktuellen Fokus passen, sammeln und später in einem passenden Rahmen bearbeiten. Um die Konzentration zu sichern, sollte das Ablenkungspotenzial minimiert werden. Laptops oder Handys bleiben aus, sofern sie nicht benötigt werden. Bei Online-Meetings kann die Funktion „Nicht stören“ Abhilfe schaffen. Methoden wie Whiteboards, digitale Tools oder Kreativitätstechniken helfen dabei, Ergebnisse sichtbar und greifbar zu machen.

Auch die Einhaltung der Zeitvorgaben ist wichtig: Meetings sollten pünktlich starten und enden. Ein klarer Rahmen motiviert dazu, effizienter vorzugehen. Bei längeren Meetings sind kurze Pausen sinnvoll, beispielsweise nach 45 Minuten, um die Aufmerksamkeit hochzuhalten. Besonders effektiv ist es, wenn Aufgaben direkt während des Meetings mit Verantwortlichen, Fristen und Tools verknüpft werden. Dies kann der Protokollant übernehmen, welcher die Ergebnisse festhält, sodass sich der Rest der Teammitglieder auf das Meeting konzentrieren kann.

Ein Meeting endet nicht, wenn der Raum geschlossen wird oder der Call endet. Entscheidend ist die konsequente Nachbereitung. Anstelle langer Protokolle genügt ein präziser Maßnahmenkatalog oder eine Statusliste. In diesem werden die Ergebnisse, konkrete Verantwortlichkeiten, Fristen sowie offene Punkte – inklusive der Themen aus dem „Parking Lot” – dokumentiert. Alle Teilnehmenden sollten diese kurze Zusammenfassung zeitnah nach dem Termin erhalten, um Klarheit über die nächsten Schritte zu haben.

Nicht jedes Thema rechtfertigt eine Besprechung. Oft reichen kürzere oder asynchrone Alternativen aus. Daily Stand-ups beispielsweise dauern nur 15 Minuten und dienen dem schnellen Austausch von Informationen über erledigte, aktuelle und anstehende Aufgaben. Noch effizienter sind asynchrone Updates in Tools oder Team-Chats. Sie ermöglichen einen Informationstransfer ohne Zeiteinsatz für alle. Viele Routineinformationen lassen sich besser schriftlich verteilen, anstatt dafür jedes Mal einen Termin im Kalender einzuplanen. Zudem ist es sinnvoll, „meetingfreie Tage” einzurichten. An diesen Tagen können Teammitglieder konzentriert und ohne Unterbrechungen an ihren Aufgaben arbeiten. Wer merkt, dass er zu einem angesetzten Meeting nichts beitragen kann, sollte den Mut haben, abzusagen – oder von Anfang an Informationen in geeigneter Form zu teilen, statt sich in überflüssigen Besprechungen zu verlieren.

Meetings können effektive Werkzeuge sein, sie sollten jedoch kein Selbstzweck werden. Nur wenn sie klar geplant, effizient moderiert und konsequent nachbereitet werden, entfalten sie ihr volles Potenzial. So sparen Teams nicht nur jede Woche Arbeitszeit, sondern steigern auch ihre Motivation und Produktivität.