Project Management Office - Das Ende des Solo-Projektmanagers
Ist die Zeit der Solo-Projektmanager allmählich zu Ende? Provokante These, aber durchaus ein Thema, das einer näheren Betrachtung bedarf. So vieles änderte sich in den vergangenen Jahren im Projektmanagement, teilweise sehr schnell, teilweise schleichend. Fest steht wohl, dass die Rolle eines Projektmanagers sich wie kaum ein anderes Berufsbild in den vergangenen 20 Jahren gewandelt hat. Strukturen und Projekte werden komplexer, und strategisches Management ist daher nie so wichtig gewesen wie heute. Daher warnt die Autorin Christina Theodorou in einem Artikel auf Financemagnates.com: Wenn Ihr Unternehmen noch kein PMO, also Project Management Office entwickelt hat, dann wird es höchste Zeit. Im Folgenden fassen wir ihren Artikel für Sie zusammen.
PMO ist wie ein Orchester
Im Gegensatz zum Solo-Projektmanager bietet ein PMO einen vollkommen neuen Ansatz im Management. Es ermöglicht die zielgerichtete Verteilung von Projekten, Aufgaben und Ressourcen, sodass alles bearbeitet und zeitgerecht abgeschlossen werden kann. Christina Theodorou stellt sich Projektmanagement gerne ähnlich der Arbeit in einem Orchester vor. Ein Solo-PM hingegen wäre beispielsweise wie ein einzelner Violinenspieler. Von einem Orchester kann aber natürlich viel mehr erwartet werden als von einem einzelnen Musiker. Ein Orchester besteht aus verschiedensten Profi-Musikern mit verschiedenen Instrumenten und ein Dirigent sorgt dafür, dass sie alle zusammenfinden und keiner seinen Einsatz verpasst. Nur in einem Orchester können alle Facetten der einzelnen Instrumente als harmonisches Ganzes zusammenfinden. Für ein Unternehmen bedeutet das, dass die Ergebnisse, die durch die gemeinsame Arbeit einer PMO erzielt werden, deutlich vielschichtiger, kompletter, umfassender und damit natürlich besser und stärker sind als bei einem einzelnen Projektmanager, der sich um alles kümmert und alles nur aus seiner persönlichen Perspektive betrachten kann. Eine PMO Abteilung übernimmt alle strukturierenden, organisatorischen und prozessbildenden Aufgaben, was als Schlüssel zum Erfolg gilt.
Praktisch betrachtet
Eine PMO-Abteilung wird in Ihrer Firma die Produktivität steigern. Davon ist Christina Theodorou überzeugt. Ein einzelner PM kann eine Firma entweder voranbringen oder beim Versuch scheitern. Dass ein gesamtes Department scheitert, ist fast unmöglich. Das Team hat das Geschehen auf dem Markt und die Entwicklungen der Branche im Auge, kann jederzeit neue Tools und Plattformen einführen sowie Updates vornehmen und gleichzeitig neue Produkte entwickeln. Komplexere Abläufe und Betrachtungen sind möglich. Prozesse können optimiert und automatisiert werden und das neben der täglichen Arbeit. Eine PMO-Abteilung arbeitet idealerweise mit allen Abteilungen zusammen und überprüft in regelmäßigen Abständen die Prozesse. Gegebenenfalls werden Optimierungsvorschläge gemeinsam erarbeitet. Der kontinuierliche Kreislauf aus Entwicklung und Verbesserung ist nicht nur Teil der Kundenbeziehung, sondern ist auch intern wichtig. Das Gewinnen und Weitergeben von Information ist immer eines der Schlüsselelemente. Während des gesamten Entwicklungsprozesses muss der Erfolg gemessen werden und Ziel ist es immer, alle Beteiligten auf dem gleichen möglichst hohen Informationsniveau zu halten. Christina Theodorou hat besonders gute Erfahrungen mit Q&A Supportmaterial für die internen Teams gemacht.
PMO versus PM
PMO kann Ihr Projektmanagement revolutionieren. Dazu ist ein inklusiver und verständiger Ansatz nötig. Dabei ist das PMO-Team nie im Namen einer bestimmten Agenda unterwegs, sondern immer in der Funktion als Vermittler zwischen allen Abteilungen. Wenn das PMO Erfolg hat, hat das gesamte Unternehmen Erfolg. Dazu kommt noch, dass es für Unternehmen ohne PMO immer schwieriger wird, mehrere Projekte gleichzeitig abzuwickeln. Oft wird in diesem Fall nämlich einfach jemand benannt, der sich mit gewissen Dingen auskennt, der aber kein Experte im Projektmanagement ist. Eine PMO Abteilung kann sich hingegen mit den verschiedenen Meinungen und Bedürfnissen aller Beteiligten befassen und damit auch die Konflikte im schnelllebigen und oft turbulenten Arbeitsalltag bewältigen. Selbst der beste Projektmanager kann sich allein nicht um all diese Dinge kümmern. Im besten Fall priorisiert er gekonnt, aber das bedeutet immer noch, dass vieles zu kurz kommt.
Das Orchester koordinieren
Christina Theodorou ist selbst Chief Projects Officer in einer Schweizer Firma. Sie ist davon überzeugt, dass PMO für den Erfolg verantwortlich ist, vor allem in Unternehmen, die expandieren. Sie sieht PMO in der Verantwortung für das Zusammenführen aller Informationen und Aktionen und das Verbinden von Punkten. Es geht darum, den Überblick zu behalten. Schließlich sind meistens mehrere Projekte im Gange, die sich in verschiedenen Stadien befinden, die allesamt wichtige Deadlines haben und die mal mehr, mal weniger Aufmerksamkeit brauchen. Hier muss die PMO-Abteilung genau wissen, wie die einzelnen anderen Abteilungen arbeiten, damit alles aufeinander abgestimmt werden kann und jeder seine Arbeit optimal und vor allem zum richtigen Zeitpunkt einbringen kann. Das PMO Team sorgt also dafür, dass alle anderen genau dann ins Spiel kommen, wenn es wichtig ist und dass jeder immer weiß, was die anderen machen und – noch wichtiger – was die eigene Abteilung leisten muss. Die PMO-Abteilung ist der Dirigent im oben erwähnten metaphorischen Orchester.
Fazit
Christina Theodorou rät dringend dazu, in einem Unternehmen ab einer gewissen Größe, eine PMO-Abteilung einzurichten. Ihrer Meinung nach sollten neben verschiedenen internen Experten auch Fachleute von außen hinzugezogen werden, die den Aufbau der Abteilung begleiten und das PMO ins Rollen bringen. Oft sind diese Experten dann Projektmanager, die solche Aufgaben schon in anderen Unternehmen übernommen haben. Ihnen fällt es oft auch leichter, die bestehenden Strukturen in einer Firma neutraler zu betrachten und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Autor: IAPM intern
Schlagworte: Projektmanagement, PMO, Tipp, Mitarbeiterführung