Besserwerden im Team: Bewährte Methoden für effektive Retrospektiven

Stellen wir uns vor, ein Entwicklungsteam hat gerade eine intensive Projektphase abgeschlossen. Einige neue Ideen haben hervorragend funktioniert, während andere zu Missverständnissen oder Verzögerungen führten. Damit das Team aus diesen Erfahrungen lernt und seine Zusammenarbeit verbessert, wird eine Retrospektive durchgeführt.

Eine Retrospektive bietet dem Projektteam einen strukturierten Rahmen, um auf bisherige Prozesse und die Zusammenarbeit zurückzublicken. Dabei werden Ereignisse bewertet, Erfolge gefeiert und Verbesserungen abgeleitet. An diesem Meeting sollte das gesamte Team teilnehmen. Da offen über mögliche interne Probleme gesprochen wird, muss ein geschützter Raum geschaffen werden, der ausreichend Sicherheit bietet, um ehrlich und konstruktiv zu kommunizieren.

Während der Retrospektive sollte sich das Team unter anderem folgende Fragen stellen:
 

• Was hat sich seit der letzten Retrospektive verändert?
• Wie kann das Team effektiver zusammenarbeiten?
• Welche Maßnahmen sollten ergriffen werden, um zukünftige Prozesse zu optimieren und die Qualität der Projektergebnisse zu steigern?

Für eine effektive Durchführung sollten Whiteboards, Flipcharts, Stifte und Karten bereitstehen. Findet die Retrospektive online statt, ist ein geeignetes digitales Tool erforderlich, das die notwendigen Funktionen bietet.

Ein neutraler Moderator sollte durch die Retrospektive führen. Diese Person sorgt dafür, dass alle Beteiligten zu Wort kommen und aus dem Besprochenen konkrete Handlungsschritte abgeleitet werden.

Im agilen Projektmanagement-Framework Scrum sind Sprint Retrospectives fest verankert und finden am Ende jedes Sprints statt. Doch auch in traditionell geführten Projekten ist eine Retrospektive sinnvoll. Denn auch dort geht es darum, zu reflektieren, was passiert ist, und Prozesse gezielt zu verbessern. Im Gegensatz zu Scrum ist sie hier jedoch kein Pflichtbestandteil und sollte daher vom Projektmanager aktiv eingeplant werden.

Damit diese Gespräche strukturiert und nachvollziehbar verlaufen, gibt es verschiedene Methoden, die den Prozess unterstützen.

1. Start-Stop-(Continue-)Retrospektive

Diese Methode ist einfach, aber wirkungsvoll. Mit zwei oder drei Leitfragen wird schnell Klarheit geschaffen:
 

• Start Doing This: Was sollten wir künftig beginnen oder verstärken, um besser zu arbeiten?
• Stop Doing This: Welche Dinge haben uns behindert oder waren kontraproduktiv?
• Continue: Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt und sollten unbedingt fortgeführt werden?

Besonders praktisch ist die Variante ohne „Continue“, wenn wenig Zeit zur Verfügung steht.

2. 4L-Retrospektive

Hier ordnet das Team seine Erfahrungen in vier Kategorien ein:
 

• Liked: Was war besonders erfolgreich?
• Learned: Welche neuen Erkenntnisse haben wir gewonnen?
• Lacked: Was hat gefehlt – Information, Zeit, Motivation oder Unterstützung?
• Longed for: Was hätten wir uns zusätzlich gewünscht?

Diese Methode ermöglicht einen umfassenden Blick auf das Projekt und fördert sowohl positive Erkenntnisse als auch kritische Reflexion.

3. FLAP-Retrospektive

Diese Variante legt besonderen Wert auf das Sichtbarmachen von Erfolgen. Sie arbeitet mit vier Kategorien:
 

• Future Considerations: Worauf müssen wir in Zukunft achten?
• Lessons Learned: Welche Lektionen haben wir mitgenommen?
• Accomplishments: Welche Erfolge dürfen wir feiern?
• Problem Areas: Wo lagen die Schwierigkeiten?

Der Fokus auf die „Accomplishments“ sorgt dafür, dass neben Problemen auch das Erreichte gewürdigt wird.

4. Anchors and Engine-Retrospektive

Diese Methode arbeitet mit einer anschaulichen Metapher: „Anker“ stehen für Dinge, die das Team bremsen oder zurückhalten, während „Motoren“ jene Faktoren darstellen, die Energie und Fortschritt ermöglichen. Durch dieses Bild fällt es Teams oft leichter, Blockaden und Treiber klar zu benennen.

5. Timeline-Retrospektive

Hier steht der zeitliche Verlauf des Projekts im Mittelpunkt. Wichtige Ereignisse werden chronologisch betrachtet – sowohl positive als auch negative. Zusätzlich kann die Stimmung des Teams mit den Ereignissen verknüpft werden. So wird sichtbar, wie bestimmte Entscheidungen oder Situationen die Dynamik beeinflusst haben.

6. DAKI-Retrospektive

Die DAKI-Methode ist klar strukturiert und zukunftsorientiert:
 

• Drop: Was lassen wir in Zukunft bewusst weg?
• Add: Welche neuen Ansätze oder Ideen wollen wir ausprobieren?
• Keep: Was hat sich bewährt und bleibt bestehen?
• Improve: Was sollte verbessert oder angepasst werden?

Sie hilft, konkrete nächste Schritte abzuleiten, die sowohl konstruktiv als auch praxisnah sind.

7. KALM-Retrospektive

Ähnlich wie DAKI, aber mit einem etwas anderen Fokus, gliedert sich diese Methode in:
 

• Keep: Was behalten wir bei?
• Add: Welche neuen Maßnahmen wollen wir umsetzen?
• Less: Wovon sollten wir weniger tun, weil es keinen ausreichenden Nutzen bringt?
• More: Wovon wollen wir mehr tun, um den Erfolg auszubauen?

Diese Methode eignet sich besonders, wenn das Team bewusst Prioritäten setzen möchte.

Retrospektiven sind ein wirkungsvolles Werkzeug, um als Team kontinuierlich zu wachsen. Ob mit einfachen Fragen wie „Start-Stop-Continue“, bildhaften Metaphern wie „Anchors and Engines“ oder umfassenden Kategorien wie bei der 4L- oder FLAP-Retrospektive – jede Methode hat ihre eigenen Stärken. Entscheidend ist, dass das Team offen reflektiert und die gewonnenen Erkenntnisse in konkrete Maßnahmen überführt. Nur so wird aus dem Rückblick eine echte Verbesserung für die Zukunft.