Einsatz von Verträgen zur Abschwächung des Bullwhip-Effekts bei der Projektdurchführung

In den letzten Jahren wurde dem agilen Projektmanagement, Kanban, Scrum, Scrumban, Six Sigma und Total Quality Management viel Aufmerksamkeit geschenkt. Aber nur wenige Projektmanager achten darauf, wie sich die Vermeidung oder Abschwächung des Bullwhip-Effekts direkt auf den Erfolg der Projektumsetzung auswirken kann.
 
 
Der Bullwhip-Effekt (oder der "weißen Dämon", wie ich ihn in Anlehnung an das Filmdrama Der weiße Dämon von Kurt Gerron aus dem Jahr 1932 nenne) ist einer der Faktoren, die am wenigsten beachtet werden, obwohl er Projekte schnell zum Scheitern bringen kann. Es bleibt ein Rätsel, warum so wenig getan wurde, um die Bedeutung innovativer Vertragsoptionen zur Abschwächung von Bullwhip-Effekten für den Projekterfolg zu verstehen.

 
Ausschnitthaft sind ein Vertrag und die Hände zweier Personen abgebildet, die mit Kugelschreibern auf den Vertrag zeigen.

Der Bullwhip-Effekt

Das Chartered Institute of Procurement and Supply definiert den Bullwhip-Effekt wie folgt: "Der Bullwhip-Effekt (auch bekannt als Forrester-Effekt) ist definiert als die Verzerrung der Nachfrage, die sich in der Lieferkette vom Einzelhändler bis zum Großhändler und Hersteller aufgrund der Varianz der Bestellungen ausbreitet, die größer sein kann als die der Verkäufe."
 
Bullwhip-Effekte stehen im Zusammenhang mit Lieferketten. Angesichts der Auswirkungen von Lieferketten, welche die Grundlage für die Projektdurchführung bilden, und von Verträgen, die als Bindeglied fungieren, ist es mehr als offensichtlich, dass Störungen durch den Bullwhip-Effekt in Lieferketten unweigerlich zu Problemen bei der Projektdurchführung führen.
Am Ende eines jeden Projekts, ob einmalig oder wiederkehrend, steht in der Regel der Endnutzer, d. h. der begünstigte Stakeholder. Dieser hält den Griff einer imaginären Peitsche in der Hand. Jedes Mal, wenn der Endnutzer seinen Arm schwingt, entstehen Wellen entlang der Lieferkette zur Deckung der Nachfrage, welche schwerwiegende Folgen für den gesamten Projektlebenszyklus haben können.

Ursachen des Bullwhip-Effekts

Der Bullwhip-Effekt wird in der Regel durch eines der folgenden vier Probleme verursacht: ungenaue Nachfrageprognose, falsche Informationen bzgl. Auftragschargen, Preisfluktuation und Rationalisierung.
Ungenaue Nachfrageprognose:  

Dieser Ansatz wird hauptsächlich bei der Verwaltung von Lieferketten verwendet, wo ein Analyst oder Prognostiker Vorhersagen über die wahrscheinlichen Nachfragemuster der Endverbraucher macht. Dazu werden historische Daten, Markttrends, Veränderungen in der Produktauswahl der Bevölkerung und der Konkurrenzprodukte sowie die Fähigkeit, rechtzeitig auf Marktfaktoren zu reagieren, analysiert. Je größer der Kreis der Endverbraucher ist, desto ungenauer ist die Prognose, die das Nachfragemuster der Endverbraucher widerspiegelt. 


Falsche Informationen bzgl. Auftragschargen:

Dies ähnelt in gewisser Weise einer Kommissionierung mit einem On-Time-In-Full (OTIF)-Ansatz entlang einer Lieferkette. Am kritischsten ist dies, wenn jedes Mitglied der Lieferkette die von der nachgelagerten Nachfrage erhaltenen Mengen aufrundet und an die Bestellanforderungen anpasst. Die vielen aufgerundeten Auftragsmengen führen dazu, dass die angepassten Zahlen nicht den tatsächlichen Bedarf widerspiegeln.

 
Preisschwankungen:
Preisschwankungen werden durch eine Vielzahl von Faktoren verursacht. Wirtschaftliche Faktoren wie Inflation, Managementstrategien des Einzelhandels wie Mengenrabatte oder Panikkäufe, wie sie z. B. durch Covid-19 verursacht wurden, können schnell zu einem Aufschwung der Nachfrage führen, sodass Kunden größere Mengen kaufen als sie benötigen.  Das Angebot kann die Nachfrage nicht mehr decken. Als Resultat werden die Bestellmengen schwanken und die Prognosen unsicherer.
 
 
Rationierung:

Dies ist der Fall, wenn ein Lieferant versucht, die Bestellmengen zu begrenzen, indem er nur einen bestimmten Prozentsatz der vom Käufer aufgegebenen Bestellung ausliefert. Der Käufer, der weiß, dass der Verkäufer nur einen Bruchteil der bestellten Menge liefert, versucht, das System zu "manipulieren", indem er die Bestellmenge nach oben korrigiert. Rationierung und diese Spielereien führen zu Verzerrungen der Bestellinformationen, die in die Lieferkette einfließen.

Vertragsgestaltung zur Vermeidung des Bullwhip-Effekts

Ich bin der Meinung, dass der beste Vertrag, mit dem das Risiko des Bullwhip-Effekts bei der Projektdurchführung vermieden, gesteuert oder übertragen werden kann, eine Mischung aus Rahmenverträgen, Vendor Managed Inventory- und Konsignationslagerverträgen ist.
 
Eine Rahmenvereinbarung ist "eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern, die zum Ziel hat, die Bedingungen für die Aufträge, die im Laufe eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, festzulegen, insbesondere in Bezug auf den Preis und gegebenenfalls die in Aussicht genommene Menge".
 
Laut GSP gibt es vier Arten von Rahmenvereinbarungen: "Inanspruchnahme, regelmäßige Bestellung, gelegentliche Bestellung und Lizenz zur Jagd".
 
Das Chartered Institute of Procurement and Supply beschreibt Vendor Managed Inventory wie folgt: "Vendor Managed Inventory (VMI) ist eine Lieferkettenvereinbarung, bei der der Hersteller oder Lieferant die Kontrolle über die Entscheidungen des Verkäufers oder Einzelhändlers zur Bestandsverwaltung übernimmt." Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass VMI nicht nur eine Lösung für den Einzelhandel ist. VMI kann für jede vertragliche Anforderung verwendet werden, die als Grundlage für eine Vereinbarung dient, bei der Ressourcen für ein Projekt bereitgestellt werden müssen, unabhängig davon, ob es sich um ein ein- oder mehrphasiges Projekt handelt.
 
Das Potenzial eines Vendor Managed Inventory-Vertrags ist also so groß, dass seine Vorteile sowohl für den Lieferanten als auch für die Projektbeteiligten von Bedeutung sind. Ein gut ausgearbeiteter VMI-Vertrag muss die folgenden Merkmale aufweisen: einen rigiden Six-Sigma-Prozess mit präzisen Prognosen, einen definierten Wiederbeschaffungsprozess und ein Echtzeit-Leistungsüberwachungssystem.
 
Die dritte hybride Vertragsvariante ist der Konsignationslagervertrag. Dieser kommt zum Einsatz, wenn sich die Konsignation auf die Übertragung von Ressourcen (Lagerbeständen) bezieht. Sie können ein VMI haben, das kein Konsignationslager ist, Sie können ein Konsignationslager haben, das kein VMI ist, und Sie können ein Lager haben, das sowohl ein VMI als auch ein Konsignationslager ist.
 
Damit die einzelnen oder alle hybriden Vertragsoptionen perfekt funktionieren, müssen die Stakeholder bereit sein, das Kanban-Bestandskontrollsystem einzuführen oder anzupassen.  Dadurch wird sichergestellt, dass die Ressourcen unabhängig von den Schwankungen des Bullwhips immer Just-in-Time (JIT) verfügbar sind. Zur Umsetzung von Kanban in Projekten fasse ich die sechs Regeln wie folgt zusammen:
 
  • Keine fehlerhafte Ressource darf über eine einzelne Projektaktivität hinausgehen.
  • Fordern Sie nur die benötigten Ressourcen an.
  • Erzeugen Sie den genauen Bedarf für die benötigte Projektphase.
  • Arbeiten Sie stets daran, die im Projektlebenszyklus auftretenden Schwierigkeiten aufzulösen oder zu minimieren.
  • Konzentrieren Sie sich auf die Optimierung der Projektaktivitäten.
  • Visualisieren Sie den Projektablauf. 

Durch die Anwendung der sechs Kanban-Regeln bei der Umsetzung von hybriden Verträgen können die Auswirkungen des Bullwhip-Effekts auf die Projektdurchführung weitgehend vermieden, gesteuert oder übertragen werden.

Fazit

Die Ursachen für "Bullwhips" während der Projektdurchführung lassen sich größtenteils als externe Umweltfaktoren kategorisieren. Daher ist es nicht nur wichtig, die richtigen Vertragsoptionen und das richtige Fachwissen zu nutzen, sondern auch einen Schritt weiter zu gehen und einige Strategien zur Vermeidung von "Bullwhips" zu implementieren. Die folgenden zwei Optionen sind sehr wichtig und effektiv:
 
1. Optimierung des Lagerbestands:

Dies kann erreicht werden, indem sichergestellt wird, dass Informationen entlang der gesamten Lieferkette in Echtzeit ausgetauscht werden. Das bedeutet, dass in jeder Phase des Projektlebenszyklus der aktive Bedarf verfügbar ist, um die Nachfrage zu decken, und dass es keinen Überbestand gibt.

 
2. Aktive Stakeholder-Beziehungen schaffen:

Eine wichtige Strategie zur Vermeidung von "Bullwhips" während der Projektdurchführung besteht darin, dass das Projektdurchführungsteam eine sehr offene Beziehung zu allen Projektbeteiligten unterhält. Es ist immer viel einfacher und bequemer, den Bullwhip-Effekt zu vermeiden oder abzuschwächen, wenn die Informationen offen, wahrheitsgemäß und genau sind.
 
Zweifellos ist eine vollständige Vermeidung des Bullwhip-Effekts bei der Projektdurchführung möglich. Mit innovativen Vertragsgestaltungs- und Risikomanagementtechniken (Vermeiden, Akzeptieren, Abschwächen oder Übertragen) besteht eine größere Chance, dass in Projekten keine Bullwhip-Effekte auftreten.
Autor: Nana Sackey ist ein Vertragsportfolio-Spezialist mit mehrjähriger Erfahrung in der innovativen Auftragserteilung in den Bereichen Schifffahrt, Telekommunikation, Verwaltung finanzierter Projekte und im akademischen Bereich. Er ist Certified Project Management Professional (PMP®), Chartered Procurement Professional (MCIPS), Chartered Logistician (CMILT), Certified Agile Project Manager (IAPM), Certified Scrum Master (CSM™) und hat einen M.Sc. in Procurement. Er hat in der Vergangenheit mehrere Unternehmensschulungen zu den Themen Vertragsverwaltung, Kostenschätzung, Ausgabenanalyse und Risikomanagement im Projektportfolio geleitet.
Er ist glücklich verheiratet mit Debbie, mit der er drei Kinder – Iden, Ibby und Ilse – hat.

Schlagworte: Projektmanagement, Vertragsmanagement, Tipp, Wissen, Ratgeber
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