2x1 – Die Unterschiede zwischen Vertragsmanagement und Projektmanagement verstehen

Die Akzeptanz und das Vorhandensein eines passenden Vertragsmanagements – sei es durch Menschen oder durch smarte Verträge, löst sicherlich viele Ihrer Herausforderungen im Projektmanagementalltag.
Person schreibt etwas auf ein Blatt Papier.

Projektarten

Die wichtigste Frage, die es für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts zu klären gilt, ist, welche Art von Vertrag für das jeweilige Projekt am besten geeignet ist. Der Nutzen eines Projekts kann materiell (d. h. das Ergebnis ist sichtbar, messbar usw.) oder immateriell (das Ergebnis ist nicht sichtbar, nicht quantifizierbar usw.) sein.
 
Ein sehr einfaches und fantasievolles Beispiel für ein materielles Projekt ist der Zusammenbau eines Fahrzeugs. Am Ende des Projekts steht ein fertiges Auto. Man kann es sehen, anfassen und hoffentlich auch fahren. Ein Beispiel für ein immaterielles Projekt kann ein Team Building Event sein, um die Motivation und den Zusammenhalt zu steigern. Das Ergebnis kann zwar durch eine subjektive Bewertung gemessen werden, aber man kann es nicht sehen oder anfassen. Projektbeschaffungen werden daher hauptsächlich in Waren, Bauleistungen und Dienstleistungen unterteilt, um sicherzustellen, dass bei der Durchführung des Projekts der richtige Auftragnehmer eingesetzt wird.

Vertragskommunikationsmodelle

Die Entscheidung für menschlich erstellte oder smarte Verträge, stellt nicht in Frage, warum Verträge so wichtig sind. Verträge können, wenn sie richtig strukturiert sind, erheblich dazu beitragen, bekannte und unbekannte Risiken zu verringern. Verträge bieten einfach einen verbindlichen rechtlichen Rahmen, der die Parameter festlegt, mit denen das zugehörige Projekt vorangetrieben wird. Er enthält die Klauseln warum das Projekt durchgeführt werden muss, wann es durchgeführt wird, wie es durchgeführt werden soll, was genau zu tun ist und welche Parteien für die Durchführung verantwortlich sind. Außerdem kann darin festgelegt werden, wer befugt ist, welche Aspekte der Vereinbarung in welchem Umfang zu ändern.

Vertragsstruktur

Laut der australischen Regierung muss ein Vertrag vier wesentliche Elemente enthalten, um rechtsverbindlich zu sein: „Angebot, Annahme, Absicht und Gegenleistung“.
 
Angebot:
Ein Angebot ist ein bedingter Vorschlag eines Käufers oder Verkäufers, einen Vermögenswert zu kaufen oder zu verkaufen, der rechtsbindend ist, sobald er akzeptiert wird. Ein Angebot wird auch definiert als das Anbieten eines Gegenstandes zum Verkauf oder die Abgabe eines Kaufangebots für einen Gegenstand.
 
Annahme:
Eine ausdrückliche Handlung oder ein implizites Verhalten, das die Zustimmung zu den Bedingungen eines Angebots Ausdruck bringt. Ist das der Fall, kommt ein verbindlicher Vertrag zustande.
 
Absicht:
Damit ein Vertrag zustande kommt, müssen die Vertragsparteien die Absicht haben, ein Rechtsverhältnis zu schaffen. In der Regel wird dies durch das Vorhandensein einer Gegenleistung deutlich, also wenn der Anbietende etwas als Preis für das Angebot festgelegt hat. Das Angebot ist für die Parteien bindend. Der Wille bleibt jedoch eine eigenständige Voraussetzung und muss gesondert nachgewiesen werden. Es gibt Fälle, in denen zwar eine Gegenleistung erbracht wurde, aber kein Vertrag zustande kam, weil diese Voraussetzung nicht erfüllt war. Bei der Feststellung, ob eine vertragliche Absicht vorliegt, wird ein objektiver Ansatz verfolgt.
 
Gegenleistung:
Etwas von Wert, auf das eine Partei nicht bereits Anspruch hat und dass ihr im Gegenzug für vertragliche Zusagen gegeben wird. Die Gegenleistung kann verschiedene Formen annehmen:
 
  • eine Geldzahlung,
  • ein Versprechen, etwas zu tun, oder
  • ein Versprechen, etwas zu unterlassen. 

Die Gegenleistung ist ein entscheidendes Element für das Zustandekommen eines Vertrags und muss rechtlich ausreichend sein, damit der Vertrag durchsetzbar ist.

Wichtigste Vertragstypen

Es gibt verschiedene Arten von Verträgen. In diesem Artikel konzentrieren wir uns, gemäß der australischen Regierung, auf die fünf wichtigsten:
 
  • Schriftliche Verträge,
  • mündliche Verträge,
  • teilweise mündliche, teilweise schriftliche Verträge (Hybridverträge),
  • Standardverträge (Rahmenvereinbarungen) und
  • Laufzeitverträge (zeitlich gestaffelt). 

Ich ziehe die obige Auflistung vor, da man diese beispielsweise in:
 
  • Ausdrückliche und stillschweigende Verträge,
  • unilaterale und bilaterale Verträge,
  • unwidersprochene Verträge,
  • Adhäsionsverträge,
  • aleatorische Verträge,
  • Option-Verträge oder
  • Festpreis-Verträge 

weiter herunterbrechen kann.

Warum für den Projekterfolg Vertragsmanagement so wichtig ist

ARES Project Management LLC, eines der weltweit führenden Beratungsunternehmen für Projektmanagement, definiert Vertragsmanagement wie folgt: „[Es] ist die Überwachung der Verträge eines Projekts von der ersten Phase vor der Vergabe bis zum Abschluss. Ein ordnungsgemäßes Vertragsmanagement stellt sicher, dass das Budget und die Ressourcen des Projekts mit den Gesamtzielen übereinstimmen. Ein wichtiger Projektmanagementprozess ist die Verfolgung des Vertragsfortschritts und die Identifizierung und Bewältigung von Problemen, sobald diese auftreten.“
 
Die obige Definition fasst am besten zusammen, wie wichtig das Vertragsmanagement im Rahmen des Projektmanagements ist. In einem Konferenzbeitrag von Haapio, H. (2007) wird hervorgehoben, warum das Vertragsmanagement für den Projekterfolg so wichtig ist: „Es gibt nur wenige Aspekte des Projektgeschäfts, die nichts mit Verträgen zu tun haben. Verkauf, Beschaffung, Finanzen, Rechnungsstellung, Änderungskontrolle, Reklamationen und viele andere Bereiche arbeiten im Rahmen von Verträgen.“ Der wichtigste Grund, warum es Verträge gibt, ist dessen Fähigkeit die Erwartungen der Beteiligten klar zu erfassen, die potenziellen Ergebnisse, die diese Beziehung hervorbringen kann, genau zu projizieren und die Verantwortlichkeiten aller Vertragsparteien zu dokumentieren. Damit ist ein Fahrplan definiert, der bei genauer Befolgung zu den gewünschten Ergebnissen führen sollte. Dies gilt nur, wenn keine höhere Gewalt vorliegt.

Fazit

Zunächst einmal müssen wir einen Schritt zurück machen und die Durchführung eines Projekts in seiner Gesamtheit betrachten. Bei jedem Projekt gilt, was Aristoteles (384 - 322 v. Chr.) sagte: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile“, und Thomas Reid (1710 - 1796) sagte: „Eine Kette ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied“ – dies sind die besten Zitate, um die Beziehung zwischen Vertragsmanagement und Projekterfolg zu beschreiben.
 
Damit ein Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann, muss es aus einer Reihe von ineinandergreifen Teilen bestehen. Einer der wichtigsten Punkte ist die klare Definition der Rollen und Zuständigkeiten des Teams und das sich jeder seiner Kompetenzen bewusst ist und diese nicht überschreitet. Im weiteren Verlauf des Projektlebenszyklus muss das Projektangebot sehr gut ausgearbeitet sein. Alle projektbezogenen Verträge zur Einbindung von Teams, Ressourcen, Lieferanten, Auftragnehmern usw. müssen innovativ gestaltet sein.
 
Meiner Meinung nach wird die Beziehung zwischen Vertragsmanagement und Projektmanagement am besten deutlich, wenn man sich ein Formel-1-Rennen der FIA ansieht. Neben dem Teamchef, den Ingenieuren, den Analysten, den Mechanikern, den Fahrern und dem Konstruktions- und Fertigungsteam der Fabrik können bis zu 1.000 Personen beteiligt sein. Jedes Teammitglied spielt eine sehr wichtige Rolle für den Erfolg des Rennens.
 
Der beste Vertrag oder Vertragsmanager kann kein erfolgreiches Projekt im Alleingang durchführen. Genauso wenig kann der beste Projektmanager oder das beste Projektteam dies tun. Das Wichtigste ist, dass der Vertrag und das Vertragsmanagement die Parameter festlegen und sicherstellen, dass das Projekt innerhalb der vertraglich vereinbarten Grenzen durchgeführt wird. Eine Sache, die es auf jeden Fall sicherstellt, ist die Vermeidung von Gold-Plating.
 
Autor: Nana Sackey ist ein Vertragsportfolio-Spezialist mit mehrjähriger Erfahrung in der innovativen Auftragserteilung in den Bereichen Schifffahrt, Telekommunikation, Verwaltung finanzierter Projekte und im akademischen Bereich. Er ist Certified Project Management Professional (PMP®), Chartered Procurement Professional (MCIPS), Chartered Logistician (CMILT), Certified Agile Project Manager (IAPM), Certified Scrum Master (CSM™) und hat einen M.Sc. in Procurement. Er hat in der Vergangenheit mehrere Unternehmensschulungen zu den Themen Vertragsverwaltung, Kostenschätzung, Ausgabenanalyse und Risikomanagement im Projektportfolio geleitet.
Er ist glücklich verheiratet mit Debbie, mit der er drei Kinder – Iden, Ibby und Ilse – hat.

Schlagworte: Projektmanagement, Vertragsmanagement, Tipp, Wissen, Ratgeber
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