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Wie Sie das richtige PM-Toolkit für Ihr Unternehmen aufbauen

Kein Projektmanagementtool kann als Universallösung für alle Teams dienen, denn jedes Team hat seine eigenen Arbeitsweisen, Prozesse und Kommunikationsstile. Unternehmen sollten ihr eigenes Toolkit oder Projektmanagement-Stack aufbauen, das sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt.
Jedes Team ist individuell - und so individuell sollte auch das PM-Toolkit gestaltet sein. [1]
Jedes Team ist individuell - und so individuell sollte auch das PM-Toolkit gestaltet sein. [1]

Was ist ein Projektmanagement-Stack und wie arbeiten die Tools zusammen?

Ein Projektmanagement-Stack ist eine Zusammenstellung verschiedener Projektmanagementwerkzeuge, mit denen Teams Projekte effektiv verwalten. Eine Softwareintegration sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Tools, sodass Teams Projektinformationen schneller abrufen, austauschen und effizienter arbeiten können. Gut zusammengestellte Projektmanagementtoolsets verhindern die typischen Probleme, wie beispielsweise eine Kommunikationsverzögerungen, schlechte Planung oder Fehlschläge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements.
Wenn zum Beispiel Änderungen an der Zeitleiste für Aufgaben in einem Projekttrackingtool erfolgen, so können diese augenblicklich über die Teamkommunikationslösung an alle Teammitglieder gesendet werden.
Üblicherweise können die Tools im Projektmanagement-Stack über native Integrationsmöglichkeiten, Drittanbieterplattformen oder offene APIs miteinander integriert werden.
Beim Erstellen eines geeigneten Projektmanagement-Stacks sollten einige Punkte im Voraus analysiert werden, wie beispielsweise die Unternehmensgröße (Angestellte und Umsatz), Komplexität der Projekte und infrage kommende Projektmanagementwerkzeuge.
Identifizieren Sie Engpässe und Effizienz-Killer, wie beispielsweise ineffektive Kommunikationsabläufe oder manuelle Prozesse. Auf die Lösung dieser Herausforderungen sollten Sie sich bei der Auswahl der Projektmanagementtools konzentrieren.

Grundlagen für ein solides Projektmanagementtoolset

Für die Softwareauswahl ist es ratsam, sich auf die drei Kernbereiche der Planung, Überwachung und Zusammenarbeit zu konzentrieren. Lesen Sie hier, welche Softwaretypen es gibt und wann welche Software sinnvollerweise eingesetzt wird.

1. Planung

In der Startphase kalkuliert die Projektleitung Zeit, Budget und die menschlichen Ressourcen und Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür nutzen sie Projektplanungstools und Ressourcenmanagementsoftware zur Priorisierung wichtiger Aufgaben und Zuweisung der richtigen Teammitglieder.

Projektplanungssoftware umfasst Funktionen wie Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung, Kalender und Kommunikationstools, außerdem kann sie Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budget und Ausgabenverfolgung beinhalten. So können Projektteams die kritischen Projektpfade aufzeichnen und Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufteilen und die benötigte Zeit dafür zuweisen.

Was kann Projektplanungssoftware?
  • Aufgabenprioritäten und abhängige Aufgaben identifizieren
  • Die Zeitachse des Projekts auf einem Kalender visualisieren
  • Risiken und Engpässe erkennen
  • Mit Teammitgliedern über Projektzeitpläne kommunizieren

Wann ist Projektplanungssoftware sinnvoll?
  • Wenn das Team ein Tool zur Verwaltung von Aufgabenprioritäten sucht, damit Projekte rechtzeitig und im Rahmen des verfügbaren Budgets fertig werden.
Darstellung zentraler Projektabläufe und Meilenstein mit dem Gantt-Diagramm in factro. [2]
Darstellung zentraler Projektabläufe und Meilenstein mit dem Gantt-Diagramm in factro. [2]
Ressourcenmanagementsoftware dient der effektiven Verwaltung von Fähigkeiten und der Verfügbarkeit von Angestellten. So unterstützt die Software bei der Planung und Optimierung im Rahmen der Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt. Wichtige Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Stundenzettel-Management, Qualifikationsabgleich und Personalprognosen.

Was kann Ressourcenmanagementsoftware?
  • Personalzuweisung zu Projekten planen
  • Vorhandenes oder noch benötigtes qualifiziertes Personal überblicken
  • Von Angestellten zur Erledigung von Aufgaben benötigte Zeit verfolgen

Wann ist Ressourcenmanagementsoftware sinnvoll?
  • Wenn Teammitglieder an mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten und mit Arbeit überlastet sind. So kann die Projektleitung Engpässe und Konflikte bei der Arbeitszuweisung erkennen.
Ressourcenauslastung über alle Projekte, Vorhaben und Projekt-Ideen in PLANTA project. [3]
Ressourcenauslastung über alle Projekte, Vorhaben und Projekt-Ideen in PLANTA project. [3]

2. Überwachung

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Projektpläne ist die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen unverzichtbar. Dafür sind Projekttrackingsoftware und Software für die Zeit- und Spesenerfassung besonders wichtig.

Projekttrackingsoftware verfolgt die verschiedenen Bereiche eines Projektes, wie beispielsweise Budget & Zeitplan und bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen zur Datenvisualisierung und um Projekt-KPIs zu messen.

Was kann Projekttrackingsoftware?
  • Den Status von Projektzeitplänen und Meilensteinen im Blick behalten
  • Die Ressourcenauslastung visualisieren
  • Entscheidungen anhand von Erkenntnissen aus der früheren Projektperformance treffen

Wann ist Projekttrackingsoftware sinnvoll?
  • Wenn die Projektmanager Scope Creep feststellen: Das heißt Änderungen oder Zunahme des Projektumfangs oder -budgets. Die bisherige Performance kann analysiert werden, um zukünftige Projektpläne zu optimieren.
Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen. [4]
Projektberichte in einem Analyse-Dashboard in Clarizen. [4]
Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Wichtige Funktionen sind Zeiterfassung, Ausgabentracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren.

Was kann Software für die Zeit- und Spesenerfassung?
  • Arbeitszeiten der Angestellten im Blick behalten
  • Die Auslastung von Angestellten über Berichte analysieren
  • Material- und Reisekosten im Zusammenhang mit Projekten nachverfolgen

Wann ist Software für die Zeit- und Spesenerfassung sinnvoll?
  • Wenn das Team an Kundenprojekten beteiligt ist, die auf Stundenbasis abgerechnet werden.
Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff. [5]
Zeiterfassung und Spesenmanagement in Hubstaff. [5]

3. Zusammenarbeit

Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder kollaborieren. Spezielle Collaboration Tools können dabei einen großen Unterschied machen. Hier gibt es unzählige verschiedene Lösungen von Community-Software bis hin zu Social-Networking-Software. Wir gehen hier auf zwei grundlegende Tools für die Projektzusammenarbeit näher ein: Teamkommunikation und Dokumentenverwaltung.

Software für die Teamkommunikation unterstützt Teams, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Dazu gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videocalls, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen.

Was kann Software für die Teamkommunikation?
  • Bildschirme und Präsentationen übertragen
  • Nachrichten und Dateien an Einzelpersonen und Gruppen senden
  • Anrufe und Videoanrufe über Computer oder mobile Apps tätigen

Wann ist Software für die Teamkommunikation sinnvoll?
  • Wenn das Team remote arbeitet (beispielsweise im Homeoffice) oder an Projekten beteiligt ist, die eine ständige Kommunikation erfordern, um Rückfragen zu klären oder fürs Brainstorming.
Team-Chat in Slack. [6]
Team-Chat in Slack. [6]
Dokumentenmanagementsoftware bietet eine durchsuchbare und organisierte Ablage von projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen. Unternehmen können Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen mithilfe von Funktionen wie Berechtigungsverwaltung und Indexierung verwalten.

Was kann Dokumentenmanagementsoftware?
  • Eine digitale Ablage für Dokumente erstellen
  • Den Benutzerzugriff auf Projektinformationen kontrollieren
  • Sensible Informationen in einem sicheren Portal aufbewahren

Wann ist Dokumentenmanagementsoftware sinnvoll?
  • Wenn das Team mit sensiblen Informationen umgeht. Mithilfe der Software ist eine sichere und zentralisierte Onlinebibliothek für Dokumente gewährleistet.
Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet. [7]
Dokumentenmanagement-Dashboard in eFileCabinet. [7]

Zusammenfassung

Um alle Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzudecken, sollten weitere Projektmanagementtools in Betracht gezogen werden und auf spezifische Anforderungen eingegangen werden. Dieser Artikel soll als Starthilfe agieren und benennt daher nur die grundlegendsten Tools für ein Projektmanagementtoolkit.
Nutzererfahrungen sind dabei unersetzlich, um die Vor- und Nachteile einer Software herauszufinden. Sie verhelfen zu einer deutlich schnelleren Entscheidung und ersparen möglicherweise einen Fehlkauf. Empfehlenswert sind Drittanbieterplattformen mit verifizierten Softwarebewertungen. Wie beispielsweise die Software Vergleichsplattform Capterra: Hier können Nutzerbewertungen nach Kriterien wie der beruflichen Position oder der Unternehmensgröße des Rezensenten gefiltert werden.
 
 
Autorin: Ines Bahr ist Senior Content Analyst bei Capterra, der unabhängigen Such- und Vergleichsplattform für Unternehmenssoftware. Das Unternehmen bietet verifizierte Nutzerbewertungen und unabhängige Testberichte in über 800 Softwarekategorien und hilft jeden Monat mehr als drei Millionen Käufern, die passende Software zu finden.

Schlagworte:Projektstrukturierung, Workflow, PM Software
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