Wie Sie das richtige PM-Toolkit für Ihr Unternehmen aufbauen

Kein Projektmanagementtool kann als Universallösung für alle Teams dienen, denn jedes Team hat seine eigenen Arbeitsweisen, Prozesse und Kommunikationsstile. Unternehmen sollten ihr eigenes Toolkit oder Projektmanagement-Stack aufbauen, das sich nahtlos in die Prozesse und Arten der Zusammenarbeit der verschiedenen Teams einfügt.

Ein Projektmanagement-Stack ist eine Zusammenstellung verschiedener Projektmanagementwerkzeuge, mit denen Teams Projekte effektiv verwalten. Eine Softwareintegration sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Tools, sodass Teams Projektinformationen schneller abrufen, austauschen und effizienter arbeiten können. Gut zusammengestellte Projektmanagementtoolsets verhindern die typischen Probleme, wie beispielsweise eine Kommunikationsverzögerungen, schlechte Planung oder Fehlschläge aufgrund eines unzureichenden Risikomanagements.
Wenn zum Beispiel Änderungen an der Zeitleiste für Aufgaben in einem Projekttrackingtool erfolgen, so können diese augenblicklich über die Teamkommunikationslösung an alle Teammitglieder gesendet werden.
Üblicherweise können die Tools im Projektmanagement-Stack über native Integrationsmöglichkeiten, Drittanbieterplattformen oder offene APIs miteinander integriert werden.
Beim Erstellen eines geeigneten Projektmanagement-Stacks sollten einige Punkte im Voraus analysiert werden, wie beispielsweise die Unternehmensgröße (Angestellte und Umsatz), Komplexität der Projekte und infrage kommende Projektmanagementwerkzeuge.
Identifizieren Sie Engpässe und Effizienz-Killer, wie beispielsweise ineffektive Kommunikationsabläufe oder manuelle Prozesse. Auf die Lösung dieser Herausforderungen sollten Sie sich bei der Auswahl der Projektmanagementtools konzentrieren.

Für die Softwareauswahl ist es ratsam, sich auf die drei Kernbereiche der Planung, Überwachung und Zusammenarbeit zu konzentrieren. Lesen Sie hier, welche Softwaretypen es gibt und wann welche Software sinnvollerweise eingesetzt wird.

In der Startphase kalkuliert die Projektleitung Zeit, Budget und die menschlichen Ressourcen und Fähigkeiten, die zur Projektdurchführung benötigt werden. Hierfür nutzen sie Projektplanungstools und Ressourcenmanagementsoftware zur Priorisierung wichtiger Aufgaben und Zuweisung der richtigen Teammitglieder.

Projektplanungssoftware umfasst Funktionen wie Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung, Kalender und Kommunikationstools, außerdem kann sie Funktionen für Aufgabenverwaltung, Budget und Ausgabenverfolgung beinhalten. So können Projektteams die kritischen Projektpfade aufzeichnen und Projekte in eine Abfolge von Aufgaben aufteilen und die benötigte Zeit dafür zuweisen.

Was kann Projektplanungssoftware?
 

Wann ist Projektplanungssoftware sinnvoll?
 

Ressourcenmanagementsoftware dient der effektiven Verwaltung von Fähigkeiten und der Verfügbarkeit von Angestellten. So unterstützt die Software bei der Planung und Optimierung im Rahmen der Zuteilung von Personen (Ressourcen) zu einem Projekt. Wichtige Funktionen sind Mitarbeiterplanung, Stundenzettel-Management, Qualifikationsabgleich und Personalprognosen.

Was kann Ressourcenmanagementsoftware?
 

Wann ist Ressourcenmanagementsoftware sinnvoll?
 

Für eine erfolgreiche Umsetzung der Projektpläne ist die kontinuierliche Überwachung von Projektmeilensteinen und -zielen unverzichtbar. Dafür sind Projekttrackingsoftware und Software für die Zeit- und Spesenerfassung besonders wichtig.

Projekttrackingsoftware verfolgt die verschiedenen Bereiche eines Projektes, wie beispielsweise Budget & Zeitplan und bietet fortgeschrittene Berichtsfunktionen zur Datenvisualisierung und um Projekt-KPIs zu messen.

Was kann Projekttrackingsoftware?
 

Wann ist Projekttrackingsoftware sinnvoll?
 

Software für die Zeit- und Spesenerfassung wird genutzt, um die für Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit und die projektbezogenen Kosten zu verfolgen. Wichtige Funktionen sind Zeiterfassung, Ausgabentracking und projektbasierte Buchhaltung, um Rechnungen für Kunden zu erstellen und unnötige Projektkosten zu identifizieren.

Was kann Software für die Zeit- und Spesenerfassung?
 

Wann ist Software für die Zeit- und Spesenerfassung sinnvoll?
 

Der Erfolg eines Projekts hängt stark davon ab, wie effektiv die Teammitglieder kollaborieren. Spezielle Collaboration Tools können dabei einen großen Unterschied machen. Hier gibt es unzählige verschiedene Lösungen von Community-Software bis hin zu Social-Networking-Software. Wir gehen hier auf zwei grundlegende Tools für die Projektzusammenarbeit näher ein: Teamkommunikation und Dokumentenverwaltung.

Software für die Teamkommunikation unterstützt Teams, Verzögerungen in der Kommunikation zu vermeiden, die zu verpassten Deadlines führen könnten. Dazu gehören Privat- und Gruppenchats, Anrufe und Videocalls, Bildschirmfreigaben und Dateiübertragungen.

Was kann Software für die Teamkommunikation?
 

Wann ist Software für die Teamkommunikation sinnvoll?
 

Dokumentenmanagementsoftware bietet eine durchsuchbare und organisierte Ablage von projektbezogenen Dokumenten und Aufzeichnungen. Unternehmen können Dokumente erstellen, bearbeiten und verschiedene Versionen mithilfe von Funktionen wie Berechtigungsverwaltung und Indexierung verwalten.

Was kann Dokumentenmanagementsoftware?
 

Wann ist Dokumentenmanagementsoftware sinnvoll?
 

Um alle Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzudecken, sollten weitere Projektmanagementtools in Betracht gezogen werden und auf spezifische Anforderungen eingegangen werden. Dieser Artikel soll als Starthilfe agieren und benennt daher nur die grundlegendsten Tools für ein Projektmanagementtoolkit.
Nutzererfahrungen sind dabei unersetzlich, um die Vor- und Nachteile einer Software herauszufinden. Sie verhelfen zu einer deutlich schnelleren Entscheidung und ersparen möglicherweise einen Fehlkauf. Empfehlenswert sind Drittanbieterplattformen mit verifizierten Softwarebewertungen. Wie beispielsweise die Software Vergleichsplattform Capterra: Hier können Nutzerbewertungen nach Kriterien wie der beruflichen Position oder der Unternehmensgröße des Rezensenten gefiltert werden.