Projektmanagement im Mittelstand

In einem Onlineartikel des PC Magazin schreibt Mario Neumann über Projektmanagement im deutschen Mittelstand. Er ist Buchautor, Experte für Projektmanagement und Management-Trainer. In seinem Berufsalltag hat er häufig mit Managern aus dem Mittelstand zu tun und die Erfahrung gemacht, dass gerade mittelständische Unternehmen in Deutschland ideale Bedingungen mitbringen, um erfolgreich Projekte zu absolvieren.

Nach Mario Neumanns Erfahrung sind Führungskräfte in mittelständischen Unternehmen besonders pragmatisch veranlagt und können Entscheidungen verhältnismäßig schnell treffen. Zudem sind die Mitarbeiter oft außergewöhnlich motiviert, weil sie Mitverantwortung tragen. Für Mario Neumann steht aber auch fest, dass die Mitarbeiter in kleinen und mittelständischen Unternehmen neben ihren oft herausragenden Fachkenntnissen über Kenntnisse im Projektmanagement, insbesondere in der Methodik des Managements, verfügen müssen, damit Projekte von Erfolg gekrönt werden.

Während die Mitarbeiter stets gute Fachkenntnisse mitbringen und sich auf technische Aspekte konzentrieren, mangelt es vielen jedoch an Managementfähigkeiten. Oft werden Managementmethoden und -techniken als Last empfunden. Teils sind sie auch nicht bekannt. Dies geschieht im Mittelstand oft, wo komplizierte Verfahren eher verpönt sind. Der Glaube daran, dass der Mittelstand sein Geld durch Produkte, nicht durch Projekte, verdient, ist weit verbreitet. Mario Neumann hat oft Mühe, den Managern zu erklären, dass gutes Projektmanagement der Schlüssel zu mehr Erfolg und Weiterentwicklung sein kann.

Projektmanagement und Mittelstand sollten keinen Widerspruch darstellen, so Mario Neumann. In Familienunternehmen, in denen der Boss stets präsent ist und die Strukturen weniger schwerfällig sind als in Großkonzernen, sind flexible Projekte und schnelle Entscheidungen möglich. Projektmanagement kann hier so viel einfacher ablaufen als in Unternehmen, in denen dutzende Gremien befragt werden müssen. Im Mittelstand vertrauen die Chefs ihren Mitarbeitern und je nach Persönlichkeit an der Spitze sind neue Ideen oft viel leichter umsetzbar. Trotzdem sind oft nicht alle Mitarbeiter von der Einführung von Projektmanagement überzeugt.

Hier verweist Neumann auf die Wahl der richtigen Methodik. Gute Ansätze für Einsteiger müssen auf den Mittelstand abgestimmt und zugeschnitten sein. Die Projektmanagement-Methodik muss zur Unternehmensstruktur passen oder angepasst werden. Im Mittelstand können Bedürfnisse auch oft viel genauer definiert werden als in Riesenkonzernen, was dazu führt, dass das Projektmanagement gezielt auf ganz konkrete Ziele zusteuern kann, ohne zu viele Ressourcen zu vergeuden. Egal wie personalstark ein Projekt im Mittelstand begangen wird: Man profitiert in der Regel davon, dass es gerade in mittelständischen Unternehmen weniger Fachexperten und mehr Allrounder, also vielseitig ausgebildete Mitarbeiter, gibt. Generalisten werden ohnehin im Projektmanagement gesucht. Im Mittelstand werden viele Mitarbeiter nach einer Weile zu einem Generalisten, auch wenn natürlich jeder seinen fachlichen Hintergrund beibehält.

Im Mittelstand ist der Umfang der meisten Projekten vergleichsweise eher klein. Sie haben einen Umfang von 1.000 Arbeitsstunden oder weniger. Hierfür benötigt man natürlich auch keine Ausrüstung wie für ein Raumfahrt-Projekt. Einige wenige Basisinstrumente reichen laut Mario Neumann vollkommen aus. Selbst Projekte zwischen 1.000 und 10.000 Arbeitsstunden können noch mit dem Basisequipment bewältigt werden, ohne Qualitätseinbußen zu haben. Mario Neumanns „Basisausrüstung“ besteht aus einem Projektplan, der Zeitplan, Strukturplan, Netzplan und Risikoplan enthält. Im Mittelstand kommt es so gut wie nie vor, dass ein Projektmanager eingestellt wird, der einzig und allein Projektmanager ist. Meist fällt diese Aufgabe einem der Mitarbeiter zu, der zusätzlich zu seinen Fachkenntnissen eine Zertifizierung im Projektmanagement gemacht hat. Auf diese Weise ist er oder sie auch fachlich im Projekt involviert. Im Mittelstand ist das Fachwissen nach wie vor ausschlaggebend und die meisten Unternehmen übertragen die Projektleitung ihren besten Fachkräften. Ist diese Fachkraft ein wenig in professionellem Projektmanagement ausgebildet und kennt sich mit den Methoden aus, dann stehen die Chancen dafür, dass das Projekt zum Erfolg wird, sehr gut.

Mario Neumann fasst einige einfache Regeln zusammen. Die erste lautet, “Keep it simple“. Alles so einfach wie möglich zu halten. Einfache Methoden sind oft die besten. Zu Beginn müssen die Methoden definiert werden und zwar verbindlich. Für diesen Schritt suchen sich manche Unternehmen einen Coach, der ihnen Starthilfe leistet. Definiert werden die Begriffe, die Projektrollen, Aufgaben und Befugnisse der Einzelnen, ein Phasenmodell und die Methoden. Ein Handbuch eignet sich zur Festlegung dieser Grundsätze. Regel zwei lautet: „Step by Step“. Das gilt auch und vor allem für die Ausbildung der Projektleiter. Diese muss nicht in Form einer wöchentlichen oder mehrwöchigen Seminarausbildung erfolgen. Auch kleine Schritte führen zum Ziel, vor allem wenn der Projektleiter im Tagesgeschäft eines Unternehmens unersetzbar ist. Es gibt zahlreiche Modelle für Projektleiter, sich nebenbei, zwischendurch, Step by Step fortzubilden, wie zum Beispiel mit den kostenlosen Weblearning-Plattformen der IAPM. Die dritte Regel lautet: „Go for it!“. Etwas Mut zur Änderung ist wichtig. Alle sollten hinter dem neuen Ansatz stehen. Wer diese Ratschläge befolgt, ist dem Erfolg schon einen Schritt näher. Projektmanagement und Mittelstand können ein prima Team sein.