Verspätungen vermeiden mit der Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse ist eines der PM-Tools, die heute immer noch viel eingesetzt werden. Sie ist eine Methode, mit deren Hilfe Verzögerungen im Projekt aufgehalten und vermieden werden sollen. Da sich niemand Verspätungen leisten kann, sind viele Projektmanager und Projektmanagerinnen stetig auf der Suche nach Mitteln und Wegen, die es ihm bzw. ihr ermöglichen, den Terminplan einzuhalten. Warum also nicht auch die Meilensteintrendanalyse mit ins eigene Projektmanagement einbeziehen.

Meilensteine gibt es in jeder Projektplanung. Es handelt sich um wichtige Etappenziele oder Knackpunkte im Projektzeitplan. Meilensteine markieren den Beginn oder Abschluss von bestimmten Teilprojekten, wichtige Entscheidungen oder Interaktionspunkte mit anderen Akteuren. Meilensteine sind keine Aufgaben, sondern punktuelle Ereignisse. Anhand von Meilensteinen lassen sich Projekte so unterteilen, dass sie leichter zu handhaben und zu überblicken sind. Meilensteine sind Indikatoren für Verspätungen und sollen auch als solche wahrgenommen werden. Ein Meilenstein ist bestens geeignet, um Verzögerungen zu erkennen und zu messen, da er entweder eingehalten wird oder eben nicht. Je nach Art des Projekts kann jeder Meilenstein mit einer Entscheidung verbunden sein, wie und in welche Richtung es im Projekt weitergehen soll. Vor allem bei agilen Projekten spielen die Meilensteine als Weichensteller und als Entscheidungspunkte eine besonders wichtige Rolle.

Meilensteine sind im Projektzeitenplan daher so wichtig, weil sie helfen, das Projekt zu strukturieren. Sie geben an, wann welche Entscheidungen getroffen werden müssen und sind prima Indikatoren für Verspätungen. Anhand der Meilensteine manövrieren Sie sich durch Ihr Projekt und gelangen am Ende zum Ziel. An den Meilensteinen können Sie die Qualitätssicherung orientieren und außerdem die Motivation im Team hochhalten. Nun ist es ein Leichtes, anhand eines Meilensteines zu erkennen, ob das Projekt eine Verspätung aufweist. Das Kunststück, das jeder Projektmanager vollbringen muss, ist es jedoch, diese Verspätungen von vorne herein zu vermeiden. Antizipation heißt das Zauberwort. Schauen Sie voraus und lassen Sie Verspätungen gar nicht erst aufkommen. Wie also können Sie die Meilensteine hierzu nutzen?

Um die Meilensteine zur Vermeidung von Verzögerungen einzusetzen, ist also die Meilensteintrendanalyse ein bewährtes aber dennoch modernes Mittel. Diese Art der Analyse erlaubt es Ihnen, alle wichtigen Projektetappen immer im Blick zu haben. Sie ermöglicht es gleichzeitig, wichtige Termine zu planen und jederzeit eine Prognose des weiteren Projektverlaufs zu erstellen. Wenn irgendetwas nicht nach Plan verläuft, können Sie frühzeitig reagieren. Der Ablauf der Meilensteintrendanalyse ist immer gleich, egal in welcher Branche sich Ihr Projekt befindet. Zunächst erstellen Sie ein Diagramm. Es besteht aus zwei Achsen und zeigt die Berichtstermine auf einer und die Meilensteine auf der anderen Achse. Im zweiten Schritt legen Sie gemeinsam mit Ihrem Team die Meilensteine fest.

Die Meilensteintrendanalyse wird also am besten ganz zu Anfang eines Projektes erstellt, und zwar gemeinsam mit dem gesamten Projektzeitplan. Sie ist immer dann am wirkungsvollsten und am besten auf das Projekt abgestimmt, wenn sie zeitgleich mit den einzelnen Projektphasen und Zielen erstellt wird. Wählen Sie Meilensteine für Ihre Projektphasen, für Teilprojekte und für wichtige Entscheidungen. Dann tragen Sie diese auf der Achse ein. Im dritten Schritt definieren Sie die Berichtstermine. Diese sollten regelmäßige Abstände zueinander haben, also zum Beispiel bei kurzen Projekten wöchentlich, einmal oder zweimal im Monat oder bei wirklich gigantischen Projekten trimestriell. Die Berichtstermine erscheinen auf der zweiten Achse, so dass sie den Meilensteinen gegenübergestellt werden können. Im vierten Schritt der Meilensteintrendanalyse überprüfen Sie an jedem Berichtstermin, wie weit Sie beim Erreichen jedes einzelnen Meilensteines gelangt sind. Prüfen Sie, ob Sie den Meilenstein nach aktuellem Stand des Projektes einhalten können, zu wieviel Prozent die zum Meilenstein führenden Aufgaben fortgeschritten sind und ob sich Verspätungen abzeichnen. Sie werden feststellen, dass verschiedene Ereignisse, Erkenntnisse und Maßnahmen erheblichen Einfluss auf das Erreichen oder Nichterreichen der Meilensteine haben und können frühzeitig reagieren. Bei jedem Berichtstermin muss realistisch betrachtet werden, welche Meilensteine noch eingehalten werden können und welche in Gefahr sind. Daraus leiten Sie dann Maßnahmen ab. Tragen Sie immer die Prognosen Ihrer Meilensteine in das Diagramm ein: Welcher Meilenstein kann zum Zeitpunkt eines bestimmten Berichtstermin eingehalten werden und welcher verschiebt sich nach aktuellem Kenntnisstand in welche Richtung? Schritt fünf der Meilensteintrendanalyse besteht darin, aus den Beobachtungen und dem Diagramm die sogenannten Meilensteintrends abzuleiten. Verbinden Sie dazu Ihre prognostizierten Meilensteine an den verschiedenen Berichtsterminen, um die Linie mit der Linie der ursprünglichen Meilensteine zu vergleichen. Die Linien lassen Trends und Verspätungen erkennen, aus denen Sie nicht nur Maßnahmen für das aktuelle Projekt, sondern auch Trends und Erkenntnisse für zukünftige Projekte ableiten können.

Der Nutzen einer Meilensteintrendanalyse liegt einerseits darin, schon frühzeitig zu erkennen, wenn sich Verspätungen im Projekt einschleichen. So können passende Maßnahmen ergriffen werden. Die Analyse dient aber auch dazu, den Gesamtverlauf eines Projektes im Überblick zu behalten und nach Ursachen für Verzögerungen zu suchen. So kann in regelmäßigen Abständen eine Kontrolle erfolgen und Probleme können antizipiert werden.