Hybrides Projektmanagement – für mich ohne Alternative!

Ich habe es bei unseren Kunden immer wieder beobachten können: Die Frage, ob Projekte nach agilen Methoden oder nach klassischem Ansatz abgewickelt werden sollen. Diese kann gar nicht einheitlich auf Unternehmensebene festgelegt werden – zu unterschiedlich sind die Erwartungen der Projektbeteiligten. Während nämlich einerseits Projektleiter meist die geordnete Struktur und Planbarkeit von klassischen Projektmanagementmethoden schätzen, sind es andererseits gerade die schlagkräftigen und dynamischen Teams, die erst im scheinbaren Chaos zur Höchstform auflaufen. Das gilt insbesondere für Projektteams in der Softwareentwicklung, bei denen sich agiles Projektmanagement bereits als Standardvorgehensweise etabliert hat. Und so kann es meiner Meinung nach kaum zum gewünschten Erfolg führen, wenn man versucht, sich starr auf klassisches oder agiles Projektmanagement festzulegen. Das Beste aus beiden Welten in einem hybriden System – das ist für mich die dauerhaft beste Projektmanagementmethode. Und natürlich wenden wir sie in unserem Unternehmen selbst an.

Wir bei Can Do sind in einer besonderen Situation: Wir entwickeln eine Software, die als Projektplanungstool wiederum (auch) von Softwareentwicklern eingesetzt wird – und die wir selbst natürlich auch in unseren eigenen Projekten verwenden. Näher dran an der Praxis geht’s kaum! Wir setzen Can Do im Projektmanagement als Planungstool mit klassischen Strukturen ein und managen damit die Projekt- und Ressourcenplanung inklusive dem Skill-Management der Projektbeteiligten.
Gleichzeitig arbeiten die Mitglieder unserer einzelnen Teams mit einem Tool, das auch bei anderen Entwicklerteams gerne genutzt wird: Jira von Atlassian. Im operativen Projektmanagement erfassen die Mitarbeiter in Jira alle Aufgaben, Epics und Stories sowie den Status der Stories. Außerdem werden die Komplexität der Stories mit Story-Points geschätzt, dieser Wert wird dann in Can Do zur Berechnung der notwendigen Kapazität verwendet. Bei uns arbeiten die Entwicklerteams, wie in der Softwareerstellung meist üblich, nach der Scrum-Methode und mit extrem flacher Hierarchie.
Das Besondere am hybriden Projektmanagement mit Can Do ist, dass Can Do über eine eigene Schnittstelle alle Daten von Jira übernimmt – die Synchronisierung erfolgt in Echtzeit und ohne weiteres Zutun durch die Anwender. Projektfortschritt und Stories sind also sofort in der klassischen Planungsumgebung einsehbar. Damit kann der Projektleiter jederzeit aktuelle Daten und Ergebnisse an die Stakeholder der einzelnen Projekte weitergeben – etwa in Form von Gantt-Diagrammen. Herausragend ist die Kapazitätsplanung in Can Do, die aufgrund der Stories von Jira automatisch erfolgt. So können wir mögliche Überlastungen in Sprints frühzeitig erkennen und schnell reagieren. Auch die strategische Planung auf Portfolio-Ebene arbeitet hier nahtlos zusammen.
Die Entwickler unserer Projektteams haben es nur mit dem vertrauten Jira zu tun, das ganz auf ihre agile Arbeitsweise abgestimmt ist – und unser Projektmanagement arbeitet ausschließlich mit Can Do, das die Projekt- und Ressourcenplanung zielgerichtet und KI-unterstützt auf geradem Kurs hält. Im Hintergrund sorgt währenddessen die Schnittstelle zwischen beiden für einen reibungslosen Austausch untereinander.
Can Do lässt sich über diverse Schnittstellen auch mit anderer Software (u.a. SAP) verknüpfen; das Zusammenspiel mit Jira gehört aber zu meinen Lieblings-Features und ist ein tolles Beispiel für hybrides Projektmanagement, das einfach funktioniert.

Für uns und unsere Kunden hat sich das hybride Projektmanagement bewährt: Es ermöglicht agiles Handeln dort, wo es sinnvoll ist sowie klassische operative und strategische Planung, Ordnung und Transparenz dort, wo sie nötig sind. Die einzelnen Teammitglieder erhalten, genauso wie das Projektmanagement, vertraute Tools an die Hand. Und die Auftraggeber sind immer über den aktuellen Projektfortschritt informiert.
Agilität ohne Unordnung und Stringenz ohne Dogma: Diese Kombination im hybriden Projektmanagement schafft dynamische Projekte, die von der Aufgabenstellung bis zum Abschluss in Balance sind.