Gedanken eines Projektmanagers zum Thema „Häufige Projektmanagementfehler und wie man diese vermeidet"

Dieser Artikel spiegelt allein meine eigenen Ansichten wider.

Wir alle haben schon Projekte erlebt, die nahtlos abgeschlossen wurden; aber es kann viele Probleme geben, die im Verlauf eines Projekts von der Idee bis zur Unterzeichnung auftreten können. Mit all diesen Problemen ruhig, geduldig und effizient umzugehen, ist der entscheidende Aspekt eines Projektleiters. Einige dieser Herausforderungen, die ein Projektleiter bewältigen muss, lassen sich relativ leicht im Handumdrehen meistern. Andere werden jedoch einen größeren Einfluss auf den Erfolg des Projekts haben. Es gibt unvermeidliche Fehler, die für den Erfolg eines jeden Projekts eine entscheidende Rolle spielen. Wir müssen also jeden einzelnen von ihnen verstehen, und wir müssen Strategien zur Bewältigung des entsprechenden Risikos und Empfehlungen für ihre Vermeidung erarbeiten, bevor sie das Projekt gefährden können.

Alle Projekte, die eine Organisation auf den Weg bringt, müssen sich an organisationsweiten Zielen und Vorgaben orientieren. Wenn wir wertvolle Ressourcen und Zeit haben, um ein Projekt durchzuführen, das nicht mit der Unternehmensvision übereinstimmt, dann stellt dies ein höheres Risiko für das Projekt und den langfristigen Erfolg des Unternehmens dar. Jedes Projekt sollte einen überzeugenden und genehmigten Business Case haben, aus dem hervorgeht, wie es mit den von den Führungskräften gesetzten Zielen übereinstimmt, um eine Fehlausrichtung der strategischen Ziele zu gewährleisten. Jedes der Projektziele muss dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass das Projekt spezifisch, messbar, erreichbar und für die unternehmensweiten Ziele und Vorgaben relevant ist. Die beste Möglichkeit besteht darin, alle Ziele zu identifizieren und in der Projektakte zu dokumentieren, so dass mehr Klarheit über den Zweck des Projekts geschaffen wird Indem die Projektakte überprüft und die Teamarbeit darauf ausgerichtet wird kann an diesen Zielen festgehalten werden.

So wie sich das Projektteam und die Stakeholder auf die Unterstützung und Anleitung des Projektmanagers verlassen, so verlassen sich die Projektmanager auf die Projektförderer. Ein Projektförderer ist idealerweise ein Mitglied der Führungsebene, und die Person wird als Projektbefürworter behandelt, da sie Einblicke in das Projekt gewähren und den Projektmanagern helfen kann, die Konflikte zu lösen, wenn eine Eskalation erforderlich ist. Förderer spielen auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, den richtigen Ton zu treffen, damit das Projekt auf die Zustimmung der gesamten Organisation zählen kann. Veränderungen werden in der Regel von den meisten Stakeholdern nicht akzeptiert. Ohne einen Förderer können die Projektmanager mit Führungskräften, funktionsübergreifenden Teams, Kunden und Endbenutzern ins Straucheln geraten. Ein Förderer kann also dazu beitragen, den Weg für die Projektmanager zu ebnen.  Jedes Projekt sollte einen Förderer haben, der die Gespräche mit Führungskräften und anderen Leitern darüber einleitet, warum ein Projekt durchgeführt werden sollte. Sie beginnen nicht nur das Gespräch, sondern vermitteln auch die Vorteile, wer mit der Leitung der Projekte beauftragt wird, und fordern die funktionsübergreifenden Führungskräfte auf, die Informationen an ihre Abteilung weiterzugeben.

Bevor die Organisation Projektressourcen zuweisen und verwalten kann, muss sie die Ressourcenkapazität planen. Während der Planungsphase muss der richtige Umfang der für das Projekt erforderlichen Ressourcen bestimmt und der Pool der verfügbaren Ressourcen ermittelt werden. Wird dieser Prozess durchlaufen, könnte das Projekt also gefährdet werden. In der Regel verwenden viele Organisationen während der Planungs- und Ressourcenmanagementphase verschiedene Tools zur Durchführung der Was-wäre-wenn-Szenarienplanung. Sie nutzen die Was-wäre-wenn-Szenarioplanung als Instrument des Risikomanagements, um die Auswirkungen der Zuweisung, Verwaltung und Verschiebung von Projektzeitplänen und Ressourcen zu testen. Die Was-wäre-wenn-Szenarioplanung bietet also viele Vorteile, z.B. hilft sie einer Organisation, Ressourcenoptionen in Echtzeit zu identifizieren, die Arbeitsbelastungen auszugleichen und die Nutzbarkeit aller Ressourcen zu optimieren, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder und Interessenvertreter nicht überbelegt eingesetzt werden. Daneben stellt das Was-wäre-wenn-Szenario auch sicher, dass das Aufgaben- oder Projektstartdatum nicht negativ beeinflusst wird.

Projektmanagementmethoden bieten eine Reihe von Standards, an die sich das gesamte Projektteam halten muss. Die Wahl der richtigen Methodik zur Durchführung des Projekts ist ein entscheidender Aspekt für die schnelle und korrekte Durchführung des Projekts. Daher kann die Ausführung eines Projekts ohne eine effektive Methodik oder die Ausrichtung von Projekt- und Teamfachwissen auf eine falsche Methodik den Risikofaktor für das Projekt erhöhen. Es gibt verschiedene Methoden zur Auswahl, jede dieser Methoden dient einem anderen Zweck, aber manchmal dienen sie auch einem sich überschneidenden Zweck. Projektmanagementmethoden leiten das Projektteam in der Regel dazu an, die Projektziele und -vorgaben zu erreichen. Einige gut angepasste Methoden sollen Produktmängel reduzieren; einige stellen sicher, dass die Projektprozesse effektiv sind, und andere sorgen für eine schnellere Lieferung von Produkten oder Dienstleistungen. Daher ist es wichtig, die richtigen Projektmanagementmethoden zu wählen, die den Fähigkeiten des Projektteams entsprechen.

Laut einer Untersuchung des PMI scheiterten 20 % bis 30 % aller Projekte aufgrund von ineffektiver Kommunikation.  Viele Faktoren tragen zu einer schlechten Kommunikation und zum Zusammenbruch der Kommunikation im Tagesgeschäft und in der Projektarbeit bei. Kommunikationsstile oder -methoden, bestehende Spannungen, widersprüchliche Ziele und Zielvorstellungen, verfrühte Kommunikation und Missverständnisse gehören zu den Faktoren, die einem Projekt schweren Schaden zufügen können. Da die Kommunikation als ein wesentlicher Aspekt eines effektiven Projektmanagements betrachtet wird, ist die Entwicklung einer effektiven Kommunikationsstrategie für die Erreichung der Projektziele von entscheidender Bedeutung. Um eine wirksame Kommunikationsstrategie zu entwickeln, ist es erforderlich, dass ein Projektmanager seine Gesprächspartner und den Wert jedes einzelnen Partners kennt und versteht. Die Kommunikation sollte zeitnah, häufig, klar und transparent sein. Ebenso notwendig ist es, dass ein Projektleiter während des gesamten Projekts integrativ, respektvoll und konsistent klingt, da dies dazu beitragen kann, dass die Projekte reibungslos verlaufen.

Ohne Projektmanagementsoftware und -werkzeuge ist es überhaupt nicht möglich, ein Projekt erfolgreich durchzuführen oder die Projektziele und -vorgaben zu erreichen. Ohne geeignete Werkzeuge und Software ist es für den Projektmanager riskanter, die Projekte zu planen, durchzuführen und zu überwachen, und es ist unwahrscheinlich, dass er erfolgreich sein wird. Ohne die richtigen Werkzeuge und Software wird auch das kleinste Unternehmen und das kleinste Projekt Schwierigkeiten haben. Die Verwaltung größerer Projekte, die mehrere Ziele, Aufgaben und Ressourcen haben, kann ohne die Unterstützung der richtigen Software und Werkzeuge eine gewaltige Aufgabe sein. Bevor man darüber nachdenkt, welches Projekt in Angriff genommen werden soll, ist es notwendig, die richtige Projektmanagementlösung zu identifizieren und zu evaluieren, die dem Team helfen kann, Aufgaben, Ressourcen und den Zeitplan für die Arbeit und Zusammenarbeit zu verwalten.

Die Auseinandersetzung mit diesen Standardprojektmanagementproblemen kann dazu beitragen, die enormen Risiken zu überwinden und das Projekt immer auf dem richtigen Weg zur Nutzenrealisierung zu halten. Es ist von entscheidender Bedeutung, sich ernsthaft mit den oben genannten Themen auseinanderzusetzen und die notwendigen Schritte zu unternehmen, um sie anzugehen, bevor es zu spät ist, so dass Projektförderer, Projektleiter und Projektteams die Projekte erfolgreich durchführen können und in der Lage sind, die Nutzenrealisierung zu erreichen. Projekte verlaufen selten wie geplant, aber durch das Beachten dieser Tipps wird sichergestellt, dass Projektmanager nur eine kleine Anzahl von Flammen löschen müssen, so dass diese kleinen Flammen nicht überhandnehmen und zum Show-Stopper werden.