Automationsmythen entschlüsselt

Automation ist eines der Schlagworte unserer Zeit. Wie bei vielen neuen oder auch nicht mehr ganz so neuen Phänomenen ranken sich einige Geschichten und Mythen auch um das Thema Automation. In einem Artikel im Blog der Webseite Wrike.com beschäftigt sich Brianna Hansen mit drei dieser Mythen, die sich rund um die Automation im Projektmanagement gebildet haben. Im Folgenden fassen wir Ihre Schlüsse für Sie zusammen.

Zunächst weist sie darauf hin, wie sehr die Automation unser Leben im Beruf wie im Privatleben verändert hat. Als Beispiele nennt sie, dass per Klick am Smartphone wöchentliche Meetings angesetzt werden können und Rechnungen monatlich automatisch abgebucht werden, ohne dass man sich selbst daran erinnern muss. Mittlerweile gibt es sogar Automaten, die dreimal täglich den Hund füttern. Schöne neue Welt. Vor allem Aufgaben, die sich ständig wiederholen, können also automatisiert werden. Auf diese Weise können wir uns mit wichtigeren oder einfach schöneren Dingen beschäftigen. In vielen Fällen sind automatisierte Prozesse sogar viel zuverlässiger als solche, die von Menschen ausgeführt werden. Würden Sie es nicht vielleicht ein oder zweimal im Jahr vergessen, Ihre monatliche Telefonrechnung rechtzeitig anzuweisen? Das macht die automatische Dauerüberweisung doch viel zuverlässiger als Sie, wenn Sie ehrlich sind.
Ein Roboterarm und Menschenarm halten Zahnräder aneinander.

Automatisierung im Projektmanagement

Die Automatisierung hat auch im Projektmanagement Einzug gehalten. Während Projektmanager stets damit beschäftigt sind, gleich mehrere Projekte am Laufen zu halten, hochkomplexe Prozesse zu steuern und das auch noch in einem Umfeld von ständig steigender Produktivität, wird der Einsatz von automatisierten Aufgaben immer wichtiger. Einfache Aufgaben müssen automatisiert werden, um weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben. Man kann davon ausgehen, dass etwa 40% der Aufgaben im Arbeitsalltag eines Projektmanagers darin bestehen, Routineaufgaben zu erfüllen, die sich täglich oder wöchentlich wiederholen. Viele dieser Aufgaben könnten automatisiert werden. Die dafür nötigen Technologien existieren bereits. Forscher von McKinsey & Company gehen davon aus, dass generell etwa 45% der Aufgaben im Berufsalltag automatisiert werden könnten. Was hält uns also davon ab? Sind es die folgenden Mythen?

1. Automatisierung nimmt uns Arbeitsplätze weg

Viele Menschen verbinden auch heute noch Automatisierung mit Robotern, welche die Welt übernehmen. Das klingt zwar etwas albern, aber es enthält einen Kern Wahrheit. Brianna Hansen bringt das Beispiel des ersten kassenlosen Amazon Go Ladens, der im Sommer 2018 seine Tore geöffnet hat. Das Geschäft startete in Seattle und warb mit dem Slogan „Keine Warteschlangen, keine Kassen“. Kein Wunder, dass das dazu führt, dass Menschen um ihre Arbeitsplätze fürchten. Hansen verweist aber darauf, dass es gerade im Projektmanagement eher umgekehrt ist: Die zunehmende Automatisierung haucht dem eigentlichen Job wieder mehr Leben ein. Statt stupider Routineaufgaben können sich die Projektmanager endlich auf das Wesentliche konzentrieren. Hansen vergleicht die Automatisierung im Projektmanagement mit einem Mixer, der die Zutaten eines Kuchens schneller vermischt, als es von Hand geschehen würde und der dem Bäcker Zeit verschafft, sich anderen Aufgaben zuzuwenden.  Der Mixer ersetzt den Bäcker nicht. Er hilft ihm nur. Ebenso ist es im Projektmanagement. Automatisierung nimmt dem Manager verschiedene Aufgaben ab, damit er sich auf Probleme und Entscheidungen konzentrieren kann. Dies wird ihm niemals eine Maschine abnehmen.

2. Automatisierung blockiert Kreativität

Auch diesen Mythos will Brianna Hansen so nicht stehen lassen. Sie nennt das Beispiel Henry Fords, der 1913 die Industrieproduktion revolutionierte, indem er Fließbänder zum Einsatz brachte. Selbstverständlich wird am Fließband nichts Kreatives geleistet. Hansen besteht jedoch darauf, dass das Fließband, ebenso wie verschiedene Automatisierungsprogramme im Projektmanagement, Raum für Kreativität schafft, indem die Nutzer durch die Automatisierung einfacher Aufgaben einfach mehr Zeit haben, um wirklich kreativ tätig zu sein. Selbst die kreativsten Projekte bestehen zu einem gewissen Prozentsatz aus Standardaufgaben, die von einer Software erledigt werden können.

3. Automatisierung macht Zusammenarbeit weniger notwendig

Dinge, die in einer automatisierten Produktion gefertigt werden, verlieren ihren einzigartigen Charakter und sind weniger authentisch. Diesen gewissen Hauch von Authentizität verleiht nur die menschliche Hand. Ein gutes Beispiel dafür, wie dieser Mythos entstanden ist, kommt aus der Kunst oder Musik. Ein Synthesizer ermöglicht es zum Beispiel jedem, dem Instrument einen bestimmten Klang zu entlocken – auch jemanden ohne jedes Talent. Synthesizer waren in vielen Musikrichtungen verpönt, weil sie als „unehrlich“ und nicht authentisch galten. Im Projektmanagement ist dies jedoch nicht der Fall. Automatisierung fördert nach Hansens Meinung sogar die Aufmerksamkeit und die Zusammenarbeit mit anderen. Die Automatisierung bedeutet oft die Bereitstellung gleicher Informationen für alle, die am Projekt arbeiten. Sie kann also auch die Zusammenarbeit fördern. Vor allem interaktive Projektplattformen, auf denen alle Teammitglieder und Projektbeteiligten in Echtzeit auf Informationen zugreifen können, machen die Arbeit leichter, fördern die Kommunikation im Projekt und verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit. Ganz zu schweigen davon, dass solche Plattformen die Zusammenarbeit in internationalen Teams deutlich erleichtern beziehungsweise erst ermöglichen.

Ein Schlusswort

Brianna Hansen hat in ihrem Artikel starke Worte gefunden, die für die Automatisierung sprechen und möchte alle Projektmanager dazu ermuntern, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen und Automatisierung aktiv zu nutzen, um Projekte besser und schneller abzuschließen. Gleichzeitig weist sie am Ende darauf hin, dass Automatisierung – selbst die Beste – niemals die menschliche Komponente und die direkte Zusammenarbeit im Team ersetzen kann. Automatisierung hat ihre Vorteile, aber natürlich auch ihre Grenzen.
Autorin: IAPM intern

Schlagworte: Projektmanagement, Arbeiten, Automation, Tipps, Ratgeber

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