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5 Möglichkeiten, um Ihr Projekt schneller abzuschließen

5 Möglichkeiten, um Ihr Projekt schneller abzuschließen 16.05.2014 - „Wir müssen den Liefertermin Ihres Projekts vorverlegen“, sagte mir mein Auftraggeber. „Und zwar um ca. zwei Monate.“
Zwei Monate! Wir haben es gerade erst mit Müh und Not geschafft, den ursprünglichen Terminplan einzuhalten. Wie sollte ich weitere 8 Wochen aus dem Plan streichen und trotzdem alles rechtzeitig liefern? Ich musste Möglichkeiten finden, um das Projekt schneller abzuschließen. Im Folgenden stelle ich Ihnen 5 von mir entwickelte Techniken vor, die alle dazu dienen, in irgendeiner Weise Zeit aus dem Terminplan zu streichen.


1. Führen Sie Aufgaben parallel durch

Nehmen Sie Ihren Terminplan unter die Lupe. Welche Aufgaben könnten parallel durchgeführt werden? Sie werden wahrscheinlich etwas finden. Wir stellten zum Beispiel fest, dass wir die Schulungsunterlagen für die Software schreiben könnten, während wir die Software testen. Uns war klar, dass wir möglicherweise danach noch einiges überarbeiten werden müssen, da sich Änderungen ergeben, wenn wir Fehler finden. Der Großteil der Unterlagen und die prozessbezogenen Themen würden jedoch gleich bleiben. Insgesamt konnten wir dadurch 2 Wochen einsparen.
Prüfen Sie die Abhängigkeiten, die bei Ihren Aufgaben bestehen. Einige von ihnen bestehen unter Umständen nur, weil sie zum damaligen Zeitpunkt völlig logisch erschienen. Finden Sie heraus, ob sie wirklich in dieser Reihenfolge stattfinden müssen oder ob es kreative Lösungen gibt, die Sie anwenden könnten, um die Arbeit schneller zu erledigen.

2. Setzen Sie zusätzliche Ressourcen ein

Der Einsatz von zusätzlichen Ressourcen war für uns keine Option, er hat jedoch bei anderen Projekten funktioniert. Wenn Sie mehr Ressourcen für die Durchführung der Tests benötigen, könnten Sie zusätzliche Mitarbeiter einsetzen, um die Aufgabe zu beschleunigen. Wenn die Aufgabe, an der sie arbeiten, jedoch nur von einer Person gleichzeitig erledigt werden kann, wird der Einsatz von zusätzlichen Mitarbeitern jedoch nicht für eine Beschleunigung sorgen.
Es gibt außerdem einen Punkt, an dem es sich nicht lohnt, mehr Mitarbeiter einzusetzen. Sie werden so viel Zeit damit verbringen, ihnen das Projekt und die zu erledigenden Aufgaben zu erklären, dass es genauso schnell, wenn nicht schneller gewesen wäre, sie von ihren bestehenden Mitarbeitern erledigen zu lassen. Überlegen Sie, mit wie viel Aufwand die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern oder die Übertragung einer Aufgabe an sie verbunden ist und vergleichen Sie diesen mit der Zeit, die einer Ihrer bestehenden Mitarbeiter für die Erledigung der Aufgabe benötigen würde. Sie werden vermutlich feststellen, dass Sie für einige Aufgaben problemlos zusätzliche Mitarbeiter einsetzen können und es bei anderen besser wäre, mit dem bestehenden Team weiterzuarbeiten.

3. Reduzieren Sie den Leistungsumfang

Was können Sie streichen? Wenn Sie nicht mehr genug Zeit haben, um alles zu liefern, sprechen Sie mit Ihrem Auftraggeber darüber, welche Bestandteile weggelassen werden könnten. Es gibt wahrscheinlich einige Features, die zwar ganz nett sind, die aber bis zu einer späteren Phase (siehe unten) warten können oder einfach komplett weggelassen werden können.
Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Stakeholder und den Auftraggeber auf Ihrer Seite haben, wenn Sie beschließen, dass Ihnen nichts anderes übrig bleibt als den Leistungsumfang zu reduzieren. Im Idealfall sollten sie Ihnen sagen, auf welche Teile sie verzichten können. Denken Sie daran, dass dafür ein Änderungsantrag gestellt werden muss und unter Umständen erhebliche Neuplanungen erforderlich sind. Vergessen Sie also nicht, dies zu berücksichtigen.

4. Verringern Sie die Qualität

Kein Projektmanager möchte Abstriche machen, aber die Verringerung der Qualität ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie alles erledigen können. Wir hatten zum Beispiel zwei Testphasen im Projektplan. Indem wir eine Testphase gestrichen haben, konnten wir weitere 3 Wochen einsparen. Wir mussten jedoch in Kauf nehmen, dass es in der fertigen Software einige Fehler geben würde, die nicht da gewesen wären, wenn wir die zusätzliche Testphase durchgeführt hätten.
Die Verringerung der Qualität ist immer ein Kompromiss, da sie bedeutet, dass Ihr Endprodukt nicht den Standard haben wird, den Sie ursprünglich liefern wollten. Stellen Sie auch hier sicher, dass Ihr Auftraggeber diese Entscheidung mitträgt, bevor Sie anfangen, Testphasen zu streichen oder die Qualität Ihrer Projektergebnisse in irgendeiner Weise zu verringern.

5. Fügen Sie eine neue Phase hinzu

Manchmal können Sie zusätzliche Funktionen und Qualitätsverbesserungen in einer weiteren Phase bündeln. Betrachten Sie Ihr Projekt als Phase 1 und verschieben Sie alles, was Sie nicht erreichen können, auf Phase 2. Diese wird als eigenständiges Projekt mit einem eigenen Team und Budget geführt (obwohl Sie wahrscheinlich aufgrund Ihrer Erfahrung mit diesem Projekt die Projektleitung übernehmen werden).
Sie benötigen die Genehmigung Ihres Auftraggebers, um das Projekt auf diese Weise zu unterteilen. Es kann jedoch eine richtig schnelle Methode sein, um Änderungen vorzunehmen, die einen vorzeitigen Abschluss Ihres Projekts ermöglichen. Natürlich könnten Sie entgegnen, dass es nicht wirklich abgeschlossen ist, weil Sie lediglich Projektergebnisse, die nicht 100% fertig sind, in Betrieb genommen haben. Im nächsten Projekt, in Phase 2, werden die Projektergebnisse noch einmal durchgegangen. Dabei werden weitere Funktionen hinzugefügt, die Qualität verbessert oder andere Änderungen vorgenommen, die erforderlich sind, um die endgültigen Ziele zu erreichen. Wenn Ihr Auftraggeber jedoch zufrieden ist und Sie aufgrund der ungeschriebenen Regeln im Betrieb zeigen müssen, dass Sie Ihr Projekt vor dem Termin abschließen, könnte dies eine Möglichkeit dazu sein.
Bei meinem Projekt haben wir eine Testphase gestrichen (wobei wir die Risiken, die damit verbunden sind, in Kauf genommen haben) und einige Aufgaben parallel durchgeführt, um schneller voranzukommen. Letztendlich haben wir es nicht geschafft, volle 8 Wochen einzusparen, aber wir haben das Projekt 6 Wochen vor dem Termin abgeschlossen. Zum Glück gab es keine wesentlichen Fehler, so dass der Verzicht auf die zweite Testphase keine nachteiligen Auswirkungen hatte. Dadurch, dass wir Aufgaben parallel durchführten, gab sich das Team noch mehr Mühe, jede Aufgabe so gut wie möglich abzuschließen, da so viel anderes davon abhing. Insgesamt war mein Auftraggeber zufrieden mit der Zeit, die wir eingespart hatten, und ich habe einige wertvolle Dinge darüber gelernt, wie man Zeit aus dem Terminplan streicht, um Projekte schneller abzuwickeln!

Über den Autor

Jason Westland ist CEO von ProjectManager.com, ein Online-Projektmanagement-Softwareunternehmen. Er ist auch der Autor von The Project Management Life Cycle.


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