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Wie Gemba Walks das Projektmanagement unterstützt

Wie Gemba Walks das Projektmanagement unterstützt 01.10.2019 - Wer sich mit Projektleitung, modernen Führungsmethoden und Mitarbeiter- oder Teamführung im Allgemeinen beschäftigt, wird früher oder später auf den Begriff Gemba oder Gemba Walks stoßen. Tim MacMahon hat auf der Onlineplattform Aleanjourney.com einen Artikel zu dem Thema veröffentlicht, der einige Aspekte beleuchtet und hinterfragt. In seiner Überschrift nennt Tim MacMahon die Gemba Walks ein Tool, also ein Werkzeug für Führungskräfte und Teamleiter. Er rät allen Lesern, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Was also hat es damit auf sich? Im Folgenden fassen wir für Sie seinen Artikel zusammen.
 

Gemba Walks – ein Tool für Führungskräfte

Tim MacMahon zitiert einen Satz, den man vielfach im Management hört: Je weiter sich eine Führungskraft von dem Ort entfernt, an dem die eigentliche Arbeit gemacht wird, desto weniger effektiv kann er oder sie sein Team unterstützen. Das mag für viele Manager und Branchen zutreffen. Denkt man genauer darüber nach, ist es nur logisch, dass eine Führungskraft, die keine Ahnung davon hat, was ihre Untergebenen tatsächlich tun, keine gute Führungskraft sein kann. Die Realität zeigt jedoch, dass sich die meisten Führungskräfte im operativen Geschäft (bspw. Abteilungsleiter höhere Positionen) jeden Tag einer Fülle von verschiedenen Aufgaben stellen müssen, die nicht unbedingt mit dem Tagesgeschäft ihrer Mitarbeiter zu tun haben. Die wenigsten unter ihnen haben tatsächlich Zeit, um sich täglich oder auch nur wöchentlich anzusehen, was auf den unteren Ebenen im Detail geschieht. Auf der Ebene, auf der die Produkte tatsächlich entstehen, sind also Führungskräfte kaum zu finden. Dazu kommt, dass viele Führungskräfte nicht unbedingt den Weg von der Produktion in die Führungsebene gewählt haben, sondern direkt von der Uni ins Management eingestiegen sind. Sie wissen also auch überhaupt nicht, wie man bspw. in der eigentlichen Produktion effizient als Führungskraft agieren kann. Sie wissen nicht, mit wem sie sprechen und was sie eigentlich zielführend überwachen könnten.
 

Was ist also Gemba?

Hier kommt Gemba ins Spiel. Der sogenannte Gemba Walk ist eine Strategie oder ein Ansatz, der es Führungskräften ermöglichen soll, ihre Büros zu verlassen und sich an die Orte zu begeben, an denen die kritischen Aufgaben in der Produktion erfüllt werden. Durch Gemba Walks sollen Abteilungsleiter und Manager lernen, worauf sie achten müssen, wenn sie sich in die Produktion begeben und sich operative Prozesse anschauen. Wie kann man erkennen, ob an einer Stelle Zeit oder Ressourcen verschwendet werden? Welches sind Indikatoren für gute oder schlechte Prozesse. Wie erkennt man Verbesserungsbedarf? Der Begriff Gemba kommt aus dem Japanischen und bedeutet soviel wie „der wirkliche Platz“ oder „der Ort, an dem etwas entsteht“. Gemba ist also der Knackpunkt in jedem Prozess und in jedem Unternehmen und genau dahin sollen die Führungskräfte auch kommen und blicken können.
 

Gemba verstehen

Tim MacMahon erklärt in seinem Artikel, dass sein Ansatz, um Gemba zu verstehen darin besteht, sich vor Augen zu führen, was Gemba nicht ist. Wer das verstanden hat, kann sich in der Regel vorstellen, was Gemba sein soll und wie man seine Gemba Walks unternehmen sollte. Ein Gemba Walk sollte nicht zufällig und ungeplant stattfinden. Besuchen Sie Ihre Produktion oder Ihre Teams nicht unangemeldet. Sie werden vielleicht hoffen, den einen oder anderen Mitarbeiter dabei zu ertappen, wie er oder sie unproduktiv in der Gegen herumsteht.

Aber darum geht es bei Gemba Walks nicht. Gemba Walks sollen aber auch kein Meeting sein, kein Zusammenrufen von Mitarbeitern, bei dem diese Ihnen erklären, was sie da tun und warum. Ein Gemba Walk muss vorher geplant werden. Strukturieren Sie Ihren Besuch der Produktionsstätte und Thinktanks mit Hilfe von jemandem, der sich „da unten“ auskennt. Wählen Sie eine ganz bestimmte Zone aus, jedes Mal eine andere. Und dann nutzen Sie Ihren Besuch, um tatsächlich zu begreifen, wie die Abläufe sind, was dort getan wird und wie die einzelnen Schritte erledigt werden. Sprechen Sie dabei auch mit den verschiedenen Personen, die diese Schritte tun oder überwachen. Versuchen Sie, tiefer ins Detail zu gehen, als Sie es eigentlich für Ihren Job müssten und versuchen Sie, etwas aus dem Gemba Walk mit in die Führungsebene zu nehmen.

Nach und nach wird es Ihnen dann möglich sein, ein Idealbild der Abläufe zu erschaffen und gemeinsam mit den Mitarbeitern daran zu arbeiten, dass Schritt für Schritt ideale Bedingungen für eine ideale Produktion entstehen. Nur wer einen Prozess vollends durchschaut und gesehen hat, wie er tatsächlich im Tagesgeschäft abläuft, kann Schwächen daran erkennen und möglicherweise Verbesserungsvorschläge machen. Nur wer sich eine ideale Ordnung vorstellen kann, ist in der Lage Unordnung zu erkennen. Wer schon ein wenig Erfahrung mit Gemba Walks hat, kann seine zukünftigen Gemba Walks so gezielt planen, dass jeweils ein ganz bestimmtes Ziel auf dem Programm steht. Dieses Ziel kann darin bestehen, selbst etwas zu lernen oder auch etwas zu lehren.

Studien haben gezeigt, dass die allermeisten Arbeiter und Teammitglieder es durchaus schätzen, wenn sich die Führungsebene hin und wieder sehen lässt und echtes Interesse an Abläufen und an der eigentlichen Arbeit zeigt. Viele Arbeitskräfte sind auch gerne bereit, ihre eigenen Ideen, Anregungen und Verbesserungsvorschläge zu teilen und aktiv am Verbesserungsprozess mitzuarbeiten. Tim MacMahon rät jedem Manager, Gemba Walks zu Routine werden zu lassen und dieses Tool aktiv zu nutzen, weil er von seinem Nutzen überzeugt ist.

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