IAPM International Association of Project Managers

ende
Sie sind hier:  News & Events » IAPM Blog

Lean-Prinzipien – der Kampf gegen die Verschwendung

Lean-Prinzipien – der Kampf gegen die Verschwendung 13.08.2019 - Lean-Prinzipien – der Kampf gegen die Verschwendung
Lean Management ist im Projektmanagement schon seit einigen Jahrzehnten bekannt. Es wurde zur Optimierung von Prozessen in der Industrie entwickelt, um die Wertschöpfungskette von Gütern effizienter zu gestalten.
Das Lean-Prinzip lässt sich aber auch auf andere Bereiche übertragen – denn schließlich ist der Grundsatz, möglichst wenig Ressourcen zu verschwenden und Prozesse dahingehend zu optimieren, überall in der Wirtschaft gefragt. Jede Maßnahme, den unnötigen Verbrauch von Geld, Zeit und Ressourcen zu minimieren, ist also grundsätzlich willkommen. In einem Projekt obliegt es dem Projektmanager, sein Projekt in diese Richtung zu lenken. Sich mit dem Lean-Prinzip zu beschäftigen, ist also für jeden Projektmanager sinnvoll.
 
Die fünf Grundprinzipien des Lean-Konzeptes
Das Lean Prinzip hat fünf Säulen. Diese werden heute in der Industrie fast überall implementiert, lassen sich aber auch auf das Projektmanagement übertragen. Sie lauten: Wert, Wertstrom, Fluss, Zug und Perfektion. Was ursprünglich für die Umsetzung physischer Produktion gemeint ist, lässt sich auch auf die Erbringung von gedanklichen Leistungen übertragen. Wert ist im Projektmanagement das Ergebnis eines Projekts für den Kunden. Wertstrom leitet sich daraus ab und bezeichnet den Ablauf des Projekts, also den Weg der Entstehung des Wertes. Ziel ist es, den gesamten Wertstrom, also den Projektverlauf, möglichst ohne Verschwendung durchzuführen. Das Flussprinzip steht für die einzelnen Arbeitspakete innerhalb der Wertschöpfungskette. Diese müssen definiert, analysiert und kontinuierlich verbessert werden. Das Zugprinzip fordert, dass eine Leistung nur dann erbracht werden soll, wenn sie auch wirklich gebraucht wird – dabei geht es sowohl um die Verschlankung von Prozessen als auch darum, unnötige Prozesse komplett wegzulassen. Und schließlich die Perfektion: Mitarbeiter werden fortlaufend dazu aufgefordert, die Abläufe zu hinterfragen und eigene Ideen einzubringen – denn Sie haben ihre Aufgaben und alltäglichen Prozesse am besten im Blick.
 
Verschwendung erkennen und eliminieren
Die Theorie ist somit klar. Wie aber erkennen Sie Verschwendung in Ihrem Projekt? Hauptgründe für Verschwendung sind ein Mangel an Fokussierung auf die Ziele des Kunden und Hindernisse im Projektablauf.  Verschwendung hat dabei verschiedene Bedeutungen: Sie kann eine Überproduktion, verlorene Zeit durch Suchen und Warten, unnötige Transportwege und doppelte oder fehlerhafte Ausführung von Arbeit meinen. Wer sich diese Bereiche ansieht, findet meist Optimierungspotenzial in seinem Projekt. Wird Arbeitszeit eingesetzt, um Dinge zu bearbeiten, die der Kunde nicht will oder nicht erwartet, ist dies Verschwendung. Verbringen Ihre Mitarbeiter Zeit damit, nach einer Information zu suchen, die auch schneller verfügbar sein könnte, so ist dies Verschwendung. Bearbeiten zwei Mitarbeiter dieselbe Aufgabe, für die aber ein Mitarbeiter ausreichend wäre, so ist auch dies Verschwendung und kann durch besseres Management vermieden werden.
Um die Verschwendungen im Projekt aufzuspüren, muss sich der Projektmanager allerdings etwas Zeit nehmen. Und zwar nicht nur während des Projekts, sondern vor allem nach Abschluss, wenn ersichtlich ist, welche Abläufe sich als unnötig erwiesen haben. Nur so können wichtige Optimierungspotenziale für zukünftige Projekte erkannt werden.
 
Der Kampf gegen Verschwendung: Lean
Wenn Sie nun Optimierungspotenziale erkannt haben, wie gehen Sie damit um? Eine Verschwendung hat immer einen Grund und dieser muss klar erkannt werden, um die Verschwendung eliminieren zu können. Richten Sie Ihre Aufmerksamkeit immer auf die bestehenden Strukturen und Abläufe, auf Organigramme und auf die Kultur im Projektteam. Wie wird kommuniziert und wie wird zusammengearbeitet? Funktioniert die Abstimmung der Projektbeteiligten untereinander? Weiß jeder Mitarbeiter genau, was er oder sie zu tun hat und welchen Umfang (und Grenzen) seine oder ihre Aufgaben haben? Werden Informationen ausreichend weitergegeben, so dass andere sie nutzen können? All dies sicherzustellen ist Aufgabe des Projektmanagers. Wie hier ersichtlich wird, liegt ein Schwerpunkt auf der Kommunikation innerhalb des Projektteams. Hier ist also ein besonderes Augenmerk sinnvoll.
 
Visuelles Management
Nach der Idee des Visuellen Managements soll jedem Mitarbeiter in einem Projekt – unabhängig davon wie groß seine Prozesskenntnisse sind – ermöglicht werden, Störungen im Produktionssystem schnell zu erkennen. Dazu werden Informationen über Ziele, Arbeitsabläufe, Ergebnisse sowie Leistungen der Mitarbeiter bildlich dargestellt.
Das Konzept des Visuellen Managements wurde zum Beispiel bei Toyota eingeführt: In den 90er Jahren haben die für den neuen Toyota Prius verantwortlichen Manager „Obeya“ (japanisch für „großer Raum“) erschaffen. Alle an der Produkt- und Prozessentwicklung beteiligten Personen sind in einem „großen Raum“ vereinigt. Alle Informationen fließen in diesem Raum zusammen und werden tatsächlich visuell dargestellt – mit dem Ziel ein Maximum an Transparenz und Austausch zu erreichen. Grafiken, Zahlen und Daten waren im Obeya an den Wänden und in Ordnern visuell für jeden Mitarbeiter zugänglich und so zur Grundlage gemeinsamer Entscheidungen.
Heute ist Obeya mehr in digitaler Form üblich. Ein guter Überblick kann mit den richtigen Tools auch im virtuellen Raum gegeben sein. Manchmal kann es aber immer noch sinnvoll sein, das Digitale wieder in die Wirklichkeit zu übertragen und in der Vorbereitung einer wichtigen Entscheidung einen eigenen „großen Raum“ zu schaffen, der alle wichtigen Informationen visuell zur Verfügung stellt.

« Zurück
IAPM Partners