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In 4 Schritten die richtige Projektmanagementsoftware finden – Schritt 3: Softwaretests

In 4 Schritten die richtige Projektmanagementsoftware finden – Schritt 3: Softwaretests 05.07.2019 - Projekte einfacher, transparenter und erfolgreicher managen. Sie suchen ein Projektmanagementtool, das Sie unterstützt – in komplexen Projekten oder alltäglichen Prozessen?
 
Aber welches Tool ist das Richtige? Bei über 700 verschiedenen Anbietern ist die Entscheidung nicht unbedingt einfach. Die Auswahl der richtigen Projektmanagementsoftware bedeutet also einen hohen Aufwand sowie finanzielle Risiken.
 
Und trotzdem ist es nicht unmöglich, jenes Tool zu finden, das zu Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern passt. Sie müssen dieses Projekt nur richtig angehen.
 
Wir liefern Ihnen einen Leitfaden zur Auswahl und Einführung von PM-Tools. Sie können sich Stück für Stück vorarbeiten und Ihre individuelle Softwarelösung finden und einführen.
 
Dazu durchlaufen Sie 4 Schritte:
  1. Analyse
  2. Anforderungen
  3. Softwaretests
  4. Implementierung 

Zum Übersichtsartikel geht es hier entlang.
 
 
Schritt 1: Die Analyse
 
Zu Beginn steht eine umfassende Analyse. Bevor Sie auch nur an Kriterien und Anforderungen denken und lange bevor Sie Software zu testen beginnen, müssen Sie sich fragen:
 
  • Wie sieht das Projektmanagement aktuell aus
  • Wo sehen Sie Entwicklungsmöglichkeiten
  • Wo brauchen Sie grundsätzlich Unterstützung
  • Wo eignet sich überhaupt die Einführung einer unterstützenden Software? 
  • So legen Sie die notwendige Basis für alles Weitere – von der Suche über die Auswahl, den Tests und bis schließlich zur Implementierung.
 
Wie Sie eine Analyse durchführen und was Sie beachten sollten, erfahren Sie hier.
 
 
Schritt 2: Die Anforderungen
 
Anforderungen und Kriterien spuken oft schon ganz zu Beginn in den Köpfen herum. Mit viel Phantasie wird überlegt, welche Funktionen ein Projektmanagementtool haben müsste, um die Arbeit zu revolutionieren.
 
Nach der Analyse werden solche Anforderungen konkreter, aber nicht weniger.
 
So kommen Sie nicht ans Ziel. Priorisieren und ordnen Sie Ihre Kriterien. Wie das geht, erfahren Sie hier.
 
 
Schritt 3: Software-Tests
 
Niemand will die Katze im Sack kaufen. Aus diesem Grund kann man in der Regel fast alle Projektmanagementtools kostenlos testen.
 
Diese Möglichkeit sollten Sie auch unbedingt wahrnehmen. Denn das Tool muss auf Sie persönlich passen und für Ihre Prozesse, Vorstellungen und Mitarbeiter geeignet sein.
 
 
Recherche – Von der Longlist zur Shortlist
 
Nachdem Sie Anforderungen definiert haben, kommen Sie um einen umfassenden Rechercheteil nicht herum. Die große Frage: Welche PM-Tools gibt es eigentlich?
 
Durchgang 1: Oberflächliches „Ja“ oder „Nein“
 
Im ersten Schritt betrachten Sie die Programme eher oberflächlich. Auf einen Blick müssen Sie entscheiden, welche Anbieter direkt „rausfliegen“ und welche in die engere Auswahl kommen.
 
Ein kleiner Tipp: Wenn Sie ein Tool aufgrund eines bestimmten Merkmals direkt aussortieren, bleiben Sie dabei. Sie müssen aus einer Vielzahl auswählen. Wenn Sie einzelne Programme immer wieder betrachten, wird Ihre Longlist niemals kürzer. Sie drehen sich im Kreis, wenn Sie nicht bei Ihren Entscheidungen bleiben.
 
Durchgang 2: Strukturiertes Aussortieren
 
Im zweiten Schritt sehen Sie sich die Programme etwas genauer anhand Ihrer Anforderungsliste an. Finden Sie schon ein Tool, das Ihre priorisierten Anforderungen erfüllt? Denken Sie in Kompromissen. Das „perfekte“ Tool gibt es nicht.
 
Durchgang 3 bis 500: Gründlich aussortieren
 
Anforderungen abgleichen, Kompromisse finden, Prioritäten setzen und einhalten. Das ganze Prozedere wiederholen Sie so lange, bis Sie nicht mehr als drei Programme in Ihrer Liste haben.
 
So wird aus Ihrer Longlist eine Shortlist, mit der Sie in die Testphase starten können.
 

Die Testphase
 
Die Testphase ist mitunter die wichtigste Phase. Denn theoretisch können Sie sich viel überlegen. Und doch kann es an der Handhabung in der Praxis scheitern.
 
Ein Projektmanagementtool, das für Sie und Ihre Mitarbeiter nicht funktioniert, ist nutzlos – auch wenn es funktional perfekt zu Ihren Prozessen passt.
 
 
Testmanagement
Testmanagement = Die Koordination aller Tätigkeiten im Testprozess

 
Ein strukturiertes Testmanagement ist oft kein Standard. Dabei kommt es vor allem auf das eine Wort an – strukturiert.
 
Alle testen durcheinander und keiner weiß, wieso eigentlich. Aus so einer Testphase können Sie nur schwer Schlüsse ziehen und verbauen sich große Chancen, Ihre ausgewählten Projektmanagementprogramme auf Herz und Nieren zu prüfen.
 
 
Das Testteam
 
Sie wollen ein Tool für die Praxis. Die wichtigsten Kritiker sind in dem Fall diejenigen, die später damit arbeiten sollen. Bilden Sie also dementsprechend Ihr Testteam, je nachdem wo das Programm eingesetzt werden soll.
 
Soll es ein Organisationstool werden, das Führungskräften hilft, den Überblick zu bewahren? Also sollten auch genügend Führungskräfte an der Testphase beteiligt sein.
 
Soll die Software von allen Mitarbeitern für eine verbesserte Kommunikation oder für eine einfachere Zeiterfassung eingesetzt werden? Dann sollten auch aus allen Abteilungen und Hierarchien Mitarbeiter im Test mitwirken.
 
Wichtig ist aber: Die Richtigen, nicht alle. Im Test kann nicht das ganze Unternehmen beteiligt sein. Das Team bildet eine Vertretung für alle Mitarbeiter, die später mit dem Tool arbeiten sollen.
 
 
Testplanung
 
So wie ein eigenes Projekt, muss auch der Test geplant werden. Denn auch das soll nicht ewig dauern, zu viele Ressourcen kosten und alltägliche Prozesse behindern. Es soll zu einem Ergebnis führen.
 
In diesem Fall könnte das Ergebnis „Ja“ oder „Nein“ sein.  
  • “Das Tool passt zu uns und kann in der Praxis problemlos angewendet werden“
  • „Nein, damit kommen wir gar nicht klar. Das ist raus“ 

Behalten Sie Ihr Ziel im Auge: Sie suchen ein Projektmanagementtool, das Sie in bestimmten Dingen unterstützt. Deshalb ist es sinnvoll, im Vorhinein auch die Testphase grundlegend zu planen.
 
  • Welche Schwerpunkte sollen getestet werden
  • Wer testet was?
  • Wie lange dauert die Testphase?
  • Welche Ressourcen werden bereitgestellt? (Wie viele Tester gibt es? Gibt es genug Geräte – PCs, Smartphones, etc. – für alle?)
  • Welche „Testergebnisse“ sind Ausschlusskriterien? 
 

Die Entscheidung
 
Wenn alles optimal läuft, haben Sie nach der Testphase aus drei Programmen das eine ausgesucht, das
  • zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt,
  • die notwendigen Funktionen und Rahmenbedingungen mitbringt
  • und mit dem Ihre Mitarbeiter zurechtkommen. 

Dann können Sie sich freuen, denn Sie haben Ihr großes Ziel fast erreicht und müssen das (für Sie) perfekte Tool „nur“ noch in Ihrem Unternehmen einführen.
 
Wenn nicht, müssen Sie leider wieder in die Phase der Recherche einsteigen und einen neuen Versuch wagen.
 
Im nächsten und letzten Teil unserer Reihe „In 4 Schritten die richtige Projektmanagement-Software finden“ geht es um die unglaublich wichtige Phase der Implementierung. Wie führen Sie Ihr neues Tool am besten in Ihrem Unternehmen ein, sodass Sie schnell damit arbeiten und erfolgreicher werden können?

 

Über die Autorin: Denise Rüffer hat eine Leidenschaft für Kommunikation, Software und Tools. Nach einem Studium in Medienkommunikation & Journalismus sowie ersten Erfahrungen beim Westfalenblatt und bei RTL Hessen, ist sie aktuell Redakteurin bei der Schuchert Managementberatung. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Projektmanagement und Collaboration. Tipps und Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit teilt sie regelmäßig auf dem factro Blog.

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