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Was ist ein Resourcenbeschaffungsprozess und wie läuft dieser ab?

Was ist ein Resourcenbeschaffungsprozess und wie läuft dieser ab? 26.06.2019 - Um Ihnen das Thema näher zu bringen, wird eine imaginäre Firma dargestellt. In dieser arbeiten 500 Personen, die professionelle Dienstleistungen erbringen. Unsere Beispielorganisation hat mehrere Abteilungen, die unterschiedliche Teams umfassen. Die meisten der dargestellten Rollen und Verantwortlichkeiten gelten jedoch auch für andere Arten von Unternehmen.

Die Rollen, die im Basismodell eines Ressourcenprozesses dargestellt werden, sind: Projektleiter, Vertriebsleiter, Teamleiter, Abteilungsleiter und Controller. Alle sind im Wesentlichen in den Prozess des Ressourcenmanagements eingebunden.
An der Spitze der Prozessbeschreibung stehen die Salesmanager und Projektmanager, die neue Projekte aufstellen und Ressourcenanfragen für die Projekte stellen. Es folgen die Teamleiter, die die Mitarbeiter den Projektteams zuweisen und die Ressourcensituationen in den Ressourcenmanagementmeetings koordinieren. Die Berichtszeit ist eine Aufgabe für jede Person in der Organisation. Viele andere Mitarbeiter in der Organisation, wie z.B. Mitglieder des Führungsteams, Abteilungsleiter und Controller, überwachen den Ressourcenbeschaffungsprozess, der auf den Zuweisungen und tatsächlichen Ergebnissen basiert. Bei jeder Änderung aktualisieren die Projektmanager die Pläne und der Prozess durchläuft eine neue Iteration.

Ein wesentlicher Bestandteil des Ressourcenbeschaffungsprozesses sind Ressourcenmanagementmeetings. Abhängig von der Größe des Unternehmens kann es ein einziges Ressourcenmanagementmeeting für das gesamte Unternehmen geben. Im Falle einer größeren Organisation können die Meetings auch auf Abteilungsebene durchgeführt werden. Der Hauptzweck der Ressourcenmanagementmeetings ist die Überprüfung möglicher Konflikte im Ressourcenplan. Ein Konflikt kann z.B. eine Situation sein, in der mehrere Projektleiter die gleiche Person in ihren Projektteams benötigen. Im Resourcenbedarfsmeeting sollte die endgültige Entscheidung in Konfliktsituationen getroffen werden.

Je nach Art der Organisation kann die Häufigkeit der Ressourcenmanagementmeetings zwischen einem und drei Mal im Monat variieren. Die Salesorganisation sollte auch Input für die Ressourcenmanagementmeetings geben, z.B. wenn es sich um zukünftige Großprojekte handelt. Wenn die Projektorganisation frühzeitig über mögliche große Chancen Bescheid weiß, kann sie sich besser auf die möglichen Veränderungen vorbereiten. Normalerweise beinhaltet die Grundagenda: Überprüfung von Projekten mit anstehenden Zuweisungen, Menschen mit zu wenig oder zu viel Arbeit und Berichterstattung an die Exekutivgruppe. Dies alles kann (unter anderem) in Silverbucket.
 
Hier finden Sie den Ressourcenbeschaffungsprozess und ein Beispiel einer überlasteten Arbeitssituation.

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