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In 4 Schritten die richtige Projektmanagement-Software finden – Schritt 2: Anforderungen

In 4 Schritten die richtige Projektmanagement-Software finden – Schritt 2: Anforderungen 03.06.2019 - Sie suchen ein Projektmanagementtool, das Ihnen die Arbeit erleichtert? Da haben Sie wahrscheinlich schon selbst erkannt, dass das gar nicht so einfach ist.
 
Die unglaublich vielen Anbieter und individuellen Lösungen treiben nicht nur den Aufwand in die Höhe, sondern schlagen auch finanziell zu Buche.
 
Wie finden Sie die Software, die zu Ihnen persönlich, Ihrem Unternehmen und Ihren Arbeitsweisen passt?
 
Eine „Komplettlösung“ gibt es hier leider nicht. Aber wir bieten Ihnen einen Leitfaden zur Auswahl und Einführung von PM-Tools, sodass Sie das nötige Handwerkszeug haben, um Ihre individuelle Lösung zu finden.
 
Zum Übersichtsartikel geht es hier entlang.
 
 
Schritt 1: Die Analyse
 
An dem Punkt, an dem es für Sie zu den Anforderungen und Kriterien geht, haben Sie zuvor eine umfassende Analyse durchgeführt. Das ist zwingend notwendig, um eine Basis für die Auswahl eines Projektmanagementtools zu haben.
 
  • Wie wird Projektmanagement aktuell gemanagt?
  • Wo gibt es Entwicklungspotentiale?
  • Wo soll das Tool überhaupt eingesetzt werden?
  • Wo brauchen Sie generell Unterstützung 

Nur wenn Sie ihre Ausgangslage kennen, wissen Sie auch was Sie brauchen. Wie Sie eine Analyse durchführen und was Sie beachten sollten, erfahren Sie hier.
 
 
Die Anforderungen
 
Der falsche Weg: Das Lastenheft
 
Haben sie nach einer umfassenden Analyse viele Ergebnisse, neigen viele Unternehmen schnell dazu einen umfangreichen Anforderungskatalog zu erstellen. Darin geht es vor allem um alle möglichen Funktionen, die man haben möchte. Im „schlimmsten“ Fall wird dieses 20-seitige Lastenheft dann an irgendwelche Softwareanbieter versendet.
 
So kommen Sie nicht an’s Ziel.
Erstens sind die Chancen äußerst gering, dass Softwarefirmen sich ihr Lastenheft überhaupt ansehen, geschweige denn es durcharbeiten, um es mit ihrem Tool abzugleichen. Zweitens werden Sie auf diese Weise nie Ihr passendes Tool finden. Denn ein Programm, das all ihren Anforderungen entspricht, gibt es nicht - außer Sie lassen es entwickeln.
 
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Arbeitsweisen und somit auch verschiedene Einsatzmöglichkeiten von diverser Software. Stellen Sie sich deswegen auf Kompromisse ein.
 
 
Anforderungen sind nicht gleich Features
 
Wichtig ist, dass Sie sich nicht ausschließlich auf Features fokussieren. Natürlich sind für Sie bestimmte Funktionen wichtig und unverzichtbar, doch verlieren Sie andere wichtige Auswahlkriterien nicht aus den Augen.
 
Ihre Anforderungsliste sollte auf jeden Fall aus zwei inhaltlichen Bereichen bestehen:
 
Teil 1: Rahmenbedingungen & Anbieterleistungen
Teil 2: Funktionale Abdeckung – also Funktionen
 
Teil 1: Rahmenbedingungen & Anbieterleistungen
 
Oftmals nicht bewusst: Ein Projektmanagementtool besteht nicht nur aus den Funktionen, die es Ihnen bietet. Das Ganze ist ein Anbieter, bei dem Sie eine Leistung innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen beziehen.
 
Deshalb sollten Sie sich vorher nicht nur Ihrer eigenen Rahmenbedingungen bewusst sein:
 
  • Kostenrahme/Budget,
  • Betriebssystem,
  • Schnittstellen. 

Ebenso wichtig sind die Bedingungen und Eigenschaften des Anbieters:
 
  • Installation oder cloudbasiert,
  • Kosten pro Arbeitsplatz/Monat/Lizenz,
  • Kundenservice,
  • Datenschutz. 


Teil 2: Funktionale Abdeckung
 
Spezifische Funktionen bilden das Herzstück Ihrer Softwarelösung und sorgen dafür, dass Sie in Ihren Arbeitsweisen entlastet werden.
 
Wo soll das Tool eingesetzt werden? Und was muss es in diesem Bereich können? Diese Frage sollten Sie schon in Ihrer Analyse beantwortet haben. Grundsätzlich können Sie dadurch festlegen, was die Hauptaufgabe des Programms sein soll.
 
Denn aufgrund der Komplexität von Projektmanagement gibt es eine Menge Bereiche, in denen der Einsatz eines Tools in Frage kommen würde. Insgesamt gibt es enorm viele Features. Hier eine kleine Auswahl:
 
  • Aufwandserfassung: interne Leistungserfassung, direkte Eingabe durch Mitarbeiter, Zuordnung zu Projekten, Zeitfenstern, etc.
  • Controlling: Detaillierter Kostenplan, SOLL/PLAN-IST-Vergleiche
  • Informationsmanagement: Projektinformationen (Bemerkungen, Kommentare, Beschreibungen), Dokumentenmanagement
  • Multiprojektmanagement: Projektübergreifende Ansichten, Portfoliostruktur, zentrale Datenbank
  • Termin- und Ablaufplanung: Vorgänge, Anfangs- und Endtermine definieren, Wahrscheinlichkeitsrechnung, Kalkulation
  • Präsentation: einfache Grafiken, anpassbares Layout, komplexe Diagramme
  • Projektstrukturierung: Liste an Arbeitspaketen bzw. Aufgaben erstellen und verwalten, Projektstrukturbaum
  • Reporting: Berichte, aktueller Projektstatus, Filter- Strukturierungsmöglichkeiten 
     
Sie müssen nun entscheiden. Welche Features brauchen Sie zwingend, um die Software so einsetzen zu können, wie Sie es sich vorstellen?
 
 
Basis für die Software-Tests
 
Ob Sie eine cloudbasierte Lösung bevorzugen, ob Sie sich bestimmte Tools leisten können oder ob Sie dringend eine Leistungserfassung brauchen – das müssen Sie ganz individuell entscheiden. Aber seien Sie sich bewusst: Alles geht nicht.
 
Deshalb ist der beinahe wichtigste Tipp: Priorisieren Sie Ihre Liste! Was brauchen Sie wirklich? Auf was könnten Sie verzichten? Sind Ihnen hohe Datenschutzstandards wichtig? Oder der niedrigste Preis?
 
Im Laufe der Zeit sollten Sie daher eine immer „realistischere“ Liste erhalten, auf deren Grundlage Sie Programme für die Tests aussuchen können.
 
Nun soll es an’s Testen gehen. Was Sie in der Testphase beachten und wen Sie miteinbeziehen sollten, erfahren Sie im nächsten Teil unserer Reihe.
 

Über die Autorin: Denise Rüffer hat eine Leidenschaft für Kommunikation, Software und Tools. Nach einem Studium in Medienkommunikation & Journalismus sowie ersten Erfahrungen beim Westfalenblatt und bei RTL Hessen, ist sie aktuell Redakteurin bei der Schuchert Managementberatung. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Projektmanagement und Collaboration. Tipps und Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit teilt sie regelmäßig auf dem factro Blog.

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