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Projektmanagementtools in virtuellen Teams

Projektmanagementtools in virtuellen Teams 24.05.2019 - Das Überwachen von Projekten kann ein komplexes Unterfangen sein. Aus diesem Grund brauchen Manager ein zuverlässiges Programm, welches ihnen hilft ihre Projekte zu planen und die Prozesse effizient zu gestalten. Zusätzlich sollte dieses System auch zur Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teammitglieder beitragen – denn die Kommunikation ist bei der Teamarbeit das A und O, besonders wenn es sich um ein virtuelles Team handelt. Klassische Methoden zur Behebung von Projektkonflikten (z. B. persönliche Gespräche), können in virtuellen Teams schwer bis gar nicht umgesetzt werden. Die Problematik hierbei ist, dass die Teilnehmer sich an verschiedenen Orten bzw. in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Der Digitalisierung sei Dank, gibt es nun aber die Möglichkeit über Onlineprojektmanagementtools die Beschränkungen der nicht-persönlichen Interaktionen in virtuellen Teams zu beheben.
 
 
Projektmanagementtool – was ist das?
 
Projektmanagementtools sind Onlinewerkzeuge. Diese helfen Ihnen, Ihre Aufgaben und Projekte zu managen. Durch diese internetbasierten Tools können Sie Ihr Projekt vom Anfang bis zum Ende planen und umsetzen – ob nun bei der Erstellung eines Projektablaufplans oder bei der Zusammenarbeit mit Ihrem virtuellen Team.
Durch die Onlinefähigkeit können Nutzer Dokumente hochladen und diese mit dem Team teilen. Verschiedene Projekte können mithilfe der Tools parallel geplant werden und die Kommunikation wird über das Internet vereinfacht. Onlineprojektmanagementtools sind inzwischen aus der Arbeitswelt kaum mehr wegzudenken, denn diese werden von Unternehmen gerne genutzt, um ihre Prozesse und Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten.
 
Wenn das Team über den Globus verteilt arbeitet, ist die Auswahl der richtigen Plattform essentiell. Projektmanagementtools sind genau das Richtige, um ein Team zusammenzubringen – auch wenn es nur auf virtueller Ebene ist.
 
 
Welches Projektmanagementtool passt zu mir?
 
Die Anzahl der auf dem Markt verfügbaren Projektmanagementsoftware ist hoch – dennoch ist es kein Hexenwerk das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden.

Einige Firmen, die sich darauf spezialisiert haben virtuelle Assistenten bereitzustellen, wie The Virtual Hub, nutzen Asana — dieses Tool ist kostenlos, benutzerfreundlich und hat sich in der Organisation bewährt. Andere Projektmanagementtools sind z.B. Trello, Podio, Basecamp und Slack. Für welche Software Sie sich letztendlich entscheiden, ist abhängig von den individuellen Anforderungen, sowie von den erwarteten Lösungen.
Im ersten Schritt müssen Sie herausfinden, welche Anforderungen Ihr Team an ein Tool hat. Sie können sich gezielt Tools heraussuchen und recherchieren, ob die jeweiligen Tools für Ihre Zwecke passend sind. Im Endeffekt ist die Software erst die Richtige, wenn Sie und Ihr Team damit zufrieden sind.


Die Vorteile eines Projektmanagementtools
 
Benutzerfreundlichkeit & leichter Einstieg
  • Projektmanagementtools haben eine einfache und unkomplizierte Benutzeroberfläche. Sie und Ihr Team können sofort mit der Bearbeitung der Aufgaben beginnen.
  • Tools sind webbasiert und benötigen keine Installation. Sie sind über Computer und mobile Apps nutzbar.
  • Tools geben Ihnen die Möglichkeit, Dateien gemeinsam zu nutzen und bieten Teammitgliedern einen einfachen Zugriff auf diese Dokumente. 
 
Aufrechterhaltung der Organisation
  • Ein Projektmanagementtool kann als zentrale Datenbank für all Ihre Projektinformationen dienen.
  • Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Dokumentation.
  • Sie können den Fortschritt Ihres Teams mit der Verwendung eines Systems überwachen und verfolgen, ohne Ihre E-Mails und andere Kommunikationskanäle auf Updates zu überprüfen.

Leichtes Briefing neuer Mitarbeiter
  • Eine Projektmanagementsoftware bietet eine Momentaufnahme eines Projekts von Anfang bis Ende und gibt neuen Teammitgliedern einen Überblick über das Projekt.
  • Tools können neuen Teammitgliedern einen Einblick in Ihren derzeitigen Workflow geben und sie auf den neuesten Stand Ihrer laufenden Projekte bringen.
  • Das Briefing neuer virtueller Teammitglieder ist einfacher, da alle relevanten Informationen (z.B. Anweisungen, Dokumente und Berichte) bereits online verfügbar sind.

Bessere Aufgabendelegation
  • Mit einem Projektmanagementtool können Sie schnell Aufgaben erstellen (auch während Sie unterwegs sind). Ihre virtuellen Teammitglieder können diese übernehmen. Während dieses Prozesses läuft jegliche Kommunikation über ein System.
  • Das Tool hilft Ihren Teammitgliedern, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten besser zu verstehen, insbesondere wenn die Aufgabenprioritäten sowie Fristen eindeutig definiert sind.
  • Durch die Rollenzuweisung mithilfe des Tools, hat jedes Teammitglied Zugriff auf die notwendigen Informationen und weiß, an wen er oder sie sich wenden kann, falls Fragen oder Bedenken aufkommen. 

    HINWEIS: Beginnen Sie bitte nicht, alle Aufgaben blind zu delegieren. Werfen Sie zuerst einen Blick auf die neuen Aufgaben und stellen Sie sich die Frage: „Woraus bestehen die Aufgaben? Was davon muss ich selbst bearbeiten?“ Es wird Ihnen und Ihrem virtuellen Team nicht helfen, wenn Sie einfach jede Aufgabe, die Ihnen einfällt, an sie weitergeben. Wie bei jedem Geschäftsprozess müssen auch Aufgabenzuweisungen strukturiert sein.
 
Ein großartiges Kommunikationsmittel
  • Webbasierte Projektmanagementtools verfügen über optimierte und interaktive Kommunikationsfunktionen wie Kommentare, Markierungen und einen integrierten Chat, so dass jeder im Team leicht erreichbar ist, wenn Probleme auftreten.
  • Für Situationen, in denen Sie nicht mit Ihrem virtuellen Team arbeiten können, bleiben Sie dank des PM Tools trotzdem auf dem Laufenden. 

    HINWEIS: Projektmanagementtools helfen zwar bei der Lösung von Kommunikationsproblemen, aber es wird dennoch empfohlen, jeden Tag 10-minütige Gesprächsrunden mit Ihren virtuellen Mitarbeitern abzuhalten.
 
Teamzusammenarbeit in Echtzeit
  • Projektmanagementtools geben Ihrem virtuellen Team die Möglichkeit, gemeinsam Projekte zu bearbeiten, indem sie Dokumente, Zeitpläne und Statusaktualisierungen austauschen – sie helfen, die Produktivität der Teammitglieder zu verbessern und unterstützen Teams bei der Diskussion von Problemen in Echtzeit.

Projektfortschrittskontrolle
  • Ein Projektmanagementtool bietet Ihnen ein zentrales System, mit dem Sie die Aktualisierung der Aufgaben Ihrer virtuellen Teammitglieder überprüfen können.
  • Es stellt sicher, dass die Zeitpläne, die Sie mit Ihrem Team erstellen, auf dem neuesten Stand sind und dass alle Teilnehmer Zugang zu den gleichen Informationen haben. 

    HINWEIS: Ihre Projektdokumentation im Tool sollte von Anfang an richtig organisiert sein, um sicherzustellen, dass alle relevanten Details enthalten sind, so dass Sie bei einer kurzen Überprüfung einen Gesamtüberblick über den Fortschritt erhalten.
 
Standardisierte Prozesse
  • Projektmanagementsoftwaretools helfen Ihnen, Aufgaben zu dokumentieren, die Sie und Ihr Team täglich, wöchentlich oder in regelmäßigen Abständen ausführen (z.B. E-Mails checken, Websites pflegen, Ihre Social Media Kanäle auf dem neuesten Stand halten, Termine buchen oder Bestände überwachen).
  • Sie schaffen ein System in Ihrem Unternehmen, das Ihr virtuelles Team für Sie ausführen kann. Mit tiefgehenden, wiederkehrenden Aufgabenlisten und Schritt-für-Schritt-Prozessen, die für neue Teammitglieder leicht zu verstehen sind.  Diese Listen geben Ihren Mitarbeitern Auskunft über alle spezifischen Aufgaben und Fristen, die die eigene Arbeit effizienter und schlanker macht.
  • Sie automatisieren Ihre Arbeitsabläufe und reduzieren die Fälle von Fehltritten und Nachdenken in Ihrem Team. Die Teammitglieder wissen sofort, was sie als Nächstes im Prozess tun müssen.
  • Wiederkehrende Aufgaben werden automatisch zu den Aufgabenlisten hinzugefügt, was es Ihrem Team erleichtert, seine Aufgaben zu erfüllen.


Wie Sie Projektmanagementtools mit Ihrem Team erfolgreich einsetzen können.
 
Hier sind ein paar Tipps:
 
1. Identifizieren Sie Ihre Aufgaben
Als Projektmanager ist das erste was Sie tun müssen, herauszufiltern, was auf einer täglichen Basis erledigt werden muss. Wenn Sie eine konkrete Idee haben, können Sie herausfinden, für welche Aufgaben Sie verantwortlich sind und welche Sie an Ihr Team delegieren können. Nehmen Sie sich Zeit für die Zusammensetzung der Aufgaben; sobald Sie eine brauchbare Liste haben, können Sie diese in Ihre Projektmanagementsoftware eingeben und an Ihr Team verteilen.
 
 2. Seien Sie spezifisch und geben Sie klare Anweisungen
Wenn Sie mit einem virtuellen Team arbeiten, müssen Sie sehr spezifisch mit Aufgaben und Anweisungen umgehen. Wenn es eine Aufgabe gibt, die Ihrer Meinung nach auf eine bestimmte Weise erledigt werden sollte, zeigen Sie Ihrem Team, wie Sie die Aufgabe ausführen können, indem Sie sich selbst in einer Video/Audio-Anleitung aufnehmen, sie in Screenshots aufschlüsseln oder sie in einem Schritt-für-Schritt-Prozess schreiben, den Ihre Teammitglieder verstehen können. Ihr virtueller Assistent denkt nicht so, wie Sie es tun, also ist es am besten, von Anfang an klar zu sagen, was er tun soll.
 
Geben Sie sehr spezifische Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wenn Sie Ihrem virtuellen Team in Ihrem Projektmanagementtool eine Aufgabe zuweisen. Sie können nicht einfach ein oder zwei allgemeine Sätze über die Aufgabe hinterlassen und erwarten, dass Ihr virtueller Assistent (besonders wenn er ein neues Teammitglied ist) sie aufnimmt und die Lücken ohne klare Anweisungen schließt.
 
Eine genaue und detaillierte Anleitung stellt sicher, dass Ihre virtuellen Assistenten die Aufgaben richtig erfüllen und Ihnen das gewünschte Ergebnis liefern.
 
3. Priorisieren
Legen Sie eine realistische Anzahl von Aufgaben fest, die parallel ausgeführt werden sollen. Falls plötzlich neue Aufgaben auftauchen, geben Sie diese nicht einfach an Ihr Team weiter und erwarten Sie nicht, dass sie diese Aufgaben neben den bereits festgelegten Aufgaben erledigen— dies könnte zu einer Überlastung führen und den Gesamtfortschritt Ihres Projekts verlangsamen.
 
Anstatt Ihren virtuellen Assistenten viele Aufgaben mit den gleichen Fristen aufzuladen, identifizieren Sie zuerst für sich selbst, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen. Dadurch kennt Ihr Team Ihre Priorisierung und kann dementsprechend handeln.
 

Abschließende Überlegungen
Onlineprojektmanagementtools können genau die Lösung sein, die Sie für den Umgang mit Ihrem virtuellen Team und Ihren Projekten suchen. Sie können die Struktur bereitstellen, die Sie in Ihren Geschäftsprozessen benötigen, um den gesamten Workflow unseres Teams zu verbessern und den Beitrag aller Beteiligten zeitnah und effizient zu gestalten.
 
Die Auswahl der Software, welche für Sie und Ihr Unternehmen am besten funktioniert, hängt von den Funktionalitäten ab, die Sie benötigen, der Anzahl der Mitarbeiter, die Sie in Ihrem Team haben, und den Kosten, die zu Ihrem Budget passen. Aber die meisten Produkte auf dem Markt haben ähnliche Grundfunktionen, die Sie verwenden können, so dass die Auswahl des passenden Tools nicht so schwer sein wird.
 
Letztendlich gibt Ihnen ein Projektmanagementtool ein effektives Projektmanagementsystem an die Hand, mit dem Sie Ihr Team besser führen und Ihre Geschäftsziele schneller erreichen können.

Dieser Artikel wurde ursprünglich auf dem The Virtual Hub Blog veröffentlicht. Sie finden die Originalversion hier: https://www.thevirtualhub.com/blog/importance-project-management-tools/
 
The Virtual Hub ist ein Virtuelles-Assistenten-Unternehmen mit Sitz auf den Philippinen, Australien und Irland und einem Kundenstamm in den USA, Kanada, Großbritannien, Europa, den Vereinigten Arabischen Emiraten und Australien. Ihre Mission ist es, die Überforderung von Kleinunternehmen zu beseitigten, in dem sie die Auslagerung von Geschäftsprozessen ins Ausland vereinfachen und eine kostengünstige Geschäftsskalierbarkeit schaffen.
Für weitere Informationen besuchen Sie ihre Seite: www.thevirtualhub.com.
 

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