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In 4 Schritten die richtige Projektmanagementsoftware finden – Schritt 1: Die Analyse

In 4 Schritten die richtige Projektmanagementsoftware finden – Schritt 1: Die Analyse 10.05.2019 - Hoher Aufwand, viele Anbieter, individuelle Lösungen, finanzielle Risiken. Die Auswahl eines Projektmanagementtools ist leider nicht vom einen auf den anderen Tag gemacht.

Unserer Reihe liefert Ihnen deshalb einen Leitfaden zur Auswahl und Einführung von PM-Tools. Eine „Komplett-Lösung“ gibt es in diesem Fall nicht. Denn die Software muss individuell für Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse passen.
In diesem Teil geht es um den ersten Schritt – die Analyse.

Zum Übersichtsartikel geht es hier entlang.
 

Die Analyse als Notwendigkeit

Ob Sie eine Kampagne entwickeln, Prozesse verändern wollen oder eine neue Softwarelösung einführen – eine ausführliche Analyse ist in jedem Fall der erste Schritt. Denn nur wenn Sie ganz genau wissen, wie Sie dastehen, wissen Sie auch, was Sie brauchen.
Ihre Bedürfnisse können Sie optimal aus dem IST-Zustand ableiten und haben somit die notwendige Basis für die Entwicklung des SOLL-Zustandes.
 

Basis für Ihre Softwarelösung
„Wir kennen uns doch schon. Wir wissen, was wir brauchen.“ Nein. Vor allem in großen Organisationen sind solche Analysen eine zwingende Regelmäßigkeit. Denn es gibt nicht den einen Prozess, der für immer perfekt ist. Wie die Arbeitswelt im großen Ganzen, müssen sich auch Unternehmen in ihren Strukturen verändern und anpassen.

Wie schon erwähnt, legen Sie mit einer guten Analyse den Grundstein für Ihre Lösung. Außerdem können Sie so im Vorhinein den Aufwand einschätzen sowie Schwachstellen frühzeitig erkennen und beseitigen.
 

Kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung
Nicht nur im konkreten Fall einer Neueinführung von Software, sondern auch zu jedem anderen Zeitpunkt schadet es nicht bestehende Arbeitsstrukturen zu überprüfen, Fehler zu finden und das Unternehmen kontinuierlich weiter zu entwickeln.
 

Die Ist-Analyse

„Wie ist die Situation aktuell in Ihrem Unternehmen?“ Das sollte die erste Frage sein, wenn Sie ein neues Projektmanagementtool einführen wollen. Sinnvoll ist es in jedem Fall, sich vor allem im Bereich des Managements umzusehen.
  • Wie wird Projektmanagement aktuell gemanagt?
  • Gibt es Entwicklungspotentiale?
  • Wo soll das Tool überhaupt eingesetzt werden?
  • Wo brauchen Sie generell Unterstützung? 

     
Probleme finden und Verbesserungspotentiale erkennen
Ein Projektmanagementtool soll Ihre Mitarbeiter entlasten und Arbeitsprozesse vereinfachen. Aus diesem Grund sollen bei der Analyse Mängel und Schwachstellen – also Optimierungspotentiale – entdeckt werden, bei denen Ihnen Software behilflich sein kann.

Solche Schwachstellen im PM können zum Beispiel folgende sein:
  • Bereich Aufgaben: unvollständig oder schlecht dokumentierte Aufgaben, unklare Aufgabenstellung, fehlende Aufgabenpriorisierung
  • Information: fehlende, aufwändig zu findende oder unvollständige Informationen
  • Prozesse: zu viele Rückkopplungen, Doppelarbeit, unklare Prozessauslösungen und undefiniertes Ende, fehlender kontinuierlicher Verbesserungsprozess, fehlende oder unzureichende Dokumentation
  • Funktionen (Stellen, Kompetenzen): mangelnde Zusammenführung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung, umständliche Kommunikationswege


Solche Probleme lassen sich optimal durch PM-Tools beheben, indem Sie zum Beispiel Kommunikation und Dokumentation strukturieren und vereinfachen sowie Aufgaben zuordnen und nach Dringlichkeit abbilden.
 


Mit der richtigen Methode zum richtigen Ergebnis

Je nach Schwerpunkt sollten Sie in der Analyse also:
  • Aufgaben im spezifischen Bereich strategisch hinterfragen und bewerten,
  • bestehende Prozesse analysieren,
  • Bearbeitungszeiten und Mengen aufbereiten und
  • organisatorische Strukturen hinterfragen.

Zu diesem Zweck gibt es in der Praxis zahlreiche Analysemethoden. Nicht alle müssen zwangläufig bei jeder Analyse durchgeführt werden. Im konkreten Fall müssen Sie selbst entscheiden, was für Ihr Unternehmen und Ihre Ziele gerade relevant ist.
 

Methoden zur Prozessanalyse
Ein Projektmanagementtool soll Sie vor allem in Ihren Prozessen und Arbeitsabläufen unterstützen. Deshalb ist in der Analysephase besonders die Prozessanalyse von Bedeutung.

Wie funktionieren Ihre Workflows? Gibt es an irgendeiner Stelle Verzögerungen oder Schwierigkeiten, die vermieden werden könnten?

Die Prozessanalyse gilt als kontinuierliche Aufgabe der Unternehmens- und Organisationsentwicklung. In den meisten Fällen werden dafür übergeordnete Prozesse, Hauptprozesse oder Kernprozesse identifiziert, modelliert, beschrieben und danach analysiert und bewertet. Erst im zweiten Schritt kommen untergeordnete Prozesse oder Teilprozesse an die Reihe.

Manchmal fangen Prozessanalysen auch ganz am Anfang an. So werden oftmals die wichtigsten Ziele und Erfolgsfaktoren als Bewertungskriterium genutzt, um die Prozesse zu sortieren.

Aber nehmen wir an, Sie haben bestimmte Prozesse schon herausgefiltert. Für die Beschreibung, Analyse und Ursachenforschung gibt es zahlreichen verschiedenen Methoden und Diagramme. Hier finden Sie drei Beispiele.
 
Die SWOT-Analyse
Eine der wohl bekanntesten Analysen in der Betriebswirtschaft ist die SWOT-Analyse. Im Allgemeinen werden Stärken und Schwächen ihren Chancen und Risiken in der Zukunft gegenübergestellt.
  • Stärken (Strengths): Wodurch zeichnet sich der Prozess aus? Was funktioniert optimal?
  • Schwächen (Weaknesses): Was sind die Schwächen des Prozesses? Wo funktioniert der Prozess nicht wie gewünscht? Was sind konkrete Defizite – Kosten, Zeit, Qulaität?
  • Chancen (Opportunities): Welche Möglichkeiten gibt es, den Prozess weiter zu verbessern? Welche Potenziale birgt der Prozess?
  • Risiken (Threats): Welche Gefahren oder Risiken könnten sich ergeben? Wo könnten Leistungseinbußen entstehen? 


Die Portfolio-Analyse
Durch diese Analyse werden Prozesse in Bezug auf zwei Vergleichsmerkmale in einer Matrix (Portfolio-Diagramm) abgebildet. Als Beispiel nehmen wir
  • die strategische Bedeutung (Beitrag zur Erreichung von Zielen und Umsetzung von Strategien) und
  • das Verbesserungspotenzial (Art, Umfang und Umsetzbarkeit von Verbesserungsmaßnahmen).

So können zum Beispiel wichtige Kernprozesse im Hinblick auf diese zwei Merkmale verglichen werden. Und das Diagramm gibt Ihnen einen Überblick über Problemprozesse.
 
 
Das Ishikawa-Diagramm
Hohe Fehlerraten, Verzögerungen und mangelnde Qualität – hier stimmt etwas nicht. Doch woher diese Probleme kommen – was also die grundlegende Ursache ist – ist nicht immer offensichtlich.

Aus diesem Grund gibt es so genannte Ursachen-Wirkungs-Analysen. Ein Werkzeug zu diesem Zweck ist das Ishikawa-Diagramm. Durch eine genaue Analyse, Auswertung von Dokumenten und Gespräche mit Mitarbeitern sollen die Mängel begründet werden. 

Nach Ishikawa gibt es folgende Fehlerquellen:
  • Maschine: Die eingesetzte Technik funktioniert nicht zuverlässig.
  • Mensch: Die Mitarbeiter sind nicht ausreichend qualifiziert oder engagiert. Wissen, Erfahrung oder Konzentration fehlt.
  • Material: Ressourcen, Werkstoffe oder Materialien sind fehlerhaft oder unvollständig.
  • Methode: Die Anweisungen für die Durchführung passen nicht zum Prozesszweck oder sind nicht auf übergeordnete Ziele ausgerichtet. Der gesamte Prozess ist falsch konzeptioniert. Einzelne Schritte sind nicht aufeinander abgestimmt.
  • Milieu (Umfeld): Verschiedene Rahmenbedingungen schaden dem Prozessablauf.

Im Ishikawa-Diagramm werden diese 5-M genau betrachtet, um die Schwachstelle in einem Prozess zu finden und zu begründen.
 

Wichtigste Quelle: Die Mitarbeiter

Bei allen Analysen von Prozessen und Arbeitsabläufen dürfen Sie das Wichtigste natürlich nicht vergessen – Ihre Mitarbeiter. Denn die sitzen an der Quelle und können noch am besten erläutern, wo es hakt, Probleme gibt und was ihre Workflows vereinfachen würde.

Neben Analysen haben Sie daher noch eine weitere verlässliche Quelle, um Hinweise und Anregungen für Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erlangen.

Außerdem sind gerade die Mitarbeiter diejenigen, die später mit dem Tool arbeiten und unterstützt werden sollen. Deshalb sollten Sie auch gerade da genau zuhören, Bedürfnisse herausfiltern und mitarbeiterorientiert handeln. So erfassen Sie nicht nur theoretische Prozesse sondern begeben sich in die gelebte Arbeitsweise und können (Umwelt-)Einflüsse oder Störeffekte ermitteln.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Einbeziehen der betroffenen Mitarbeiter in sämtliche Vorbereitungen zur Einführung des neuen Tools. So steigern Sie schon vorher die Akzeptanz einer neuen Software und nehmen den Mitarbeitern ihre Ängste vor möglichen Veränderungen.

Um Ihre Mitarbeiter miteinzubeziehen, gibt es viele Möglichkeiten:
  • Interviews (Mitarbeiterbefragung)
  • Fragebögen
  • Beobachtung
  • Berichtsmethode (Mitarbeiter erläutern schriftlich eine Thematik)
  • Inventurmethode (Kontrolle schriftlicher Unterlagen auf Qualität, Vollständigkeit und Aktualität)

Wie auch immer Sie es angehen wollen, wichtig ist, dass Sie Ihre Mitarbeiter miteinbeziehen und nicht über ihren Kopf hinweg analysieren. So gewinnen Sie nicht nur die Akzeptanz Ihrer Beschäftigten – was später in der Implementierungsphase noch eine entscheidende Rolle spielen wird – sondern auch weit mehr konkrete Erfahrungen aus der Praxis, die für die Entscheidung für ein Projektmanagementtool zwingend notwendig sind. 
 

Technische Voraussetzungen

Im letzten Atemzug Ihrer Analyse können Sie nun schon die ersten Überlegungen über Ihre künftige Software anstellen. Nachdem Sie Ihre bestehenden Prozesse überprüft und möglicherweise Schwachstellen gefunden haben, könnten Sie schon ein vages Bild vor Augen haben.

Was ist grundsätzlich wichtig bei Ihrem Projektmanagementtool? Brauchen Sie zum Beispiel eine installierte Software oder wäre eine Cloud-Lösung von Vorteil? So können Sie schon technische Voraussetzungen festlegen und so Ihre „Anforderungsliste“ beginnen.
 
Das erwartet Sie im nächsten Teil unserer Reihe: Nach der Ist-Analyse haben Sie viele Bedürfnisse aufgenommen und sind motiviert, alle Probleme zu lösen? Wir erklären Ihnen, worauf es bei der Anforderungen-Formulierung für Ihr Projektmanagement-Tool ankommt und wie Sie Ihrem Ziel wieder einen Schritt näherkommen.



Über die Autorin: Denise Rüffer hat eine Leidenschaft für Kommunikation, Software und Tools. Nach einem Studium in Medienkommunikation & Journalismus sowie ersten Erfahrungen beim Westfalenblatt und bei RTL Hessen, ist sie aktuell Redakteurin bei der Schuchert Managementberatung. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Projektmanagement und Collaboration. Tipps und Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit teilt sie regelmäßig auf dem factro Blog.

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