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Die digitale Transformation zum Erfolg führen – mit Projektmanagement-Software (Teil 2)

Die digitale Transformation zum Erfolg führen – mit Projektmanagement-Software  (Teil 2) 14.11.2018 - Sind Sie auf der Suche nach der passenden Projektmanagement-Software, um Ihr Unternehmen zu digitalisieren?  Dann sollten Sie zunächst beachten, dass jedes Projekt einzigartig ist und unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen sind. Ferner arbeiten unterschiedlichste Menschen mit divergenten Kenntnissen an diesen Projekten und können vielfältige Projektvorgehen und -Methodiken dafür einsetzen. Wenn Sie dies in Betracht ziehen, werden Sie schnell bemerken, dass die Lösungen zur Arbeitsunterstützung im Projektmanagement nicht in „der einen“ Software-Lösung liegen kann. Nein, vom Email-Client über die Tabellenkalkulation, über Software-as-a-Service Lösungen in der Cloud, bis hin zur datenbankgestützten Multiprojekt-Portfolio-Lösung. Alles kann Projektmanagement-Software sein.
Wichtig ist nur, dass Sie die für sich passende Lösung oder passenden Lösungen finden.
 

Kategorisierung und Auswahl von PM-Software 

Aber wie finden Sie nun die für Sie und Ihr Projekt passende Software? Eine Möglichkeit besteht darin Software aus einem fachlichen Blickwinkel zu kategorisieren.
 
  • Planungs-Software ist wohl der Klassiker unter den PM-Tools. Die Anfertigung von Gantt-Charts und Projektstruktur-Plänen sind die wichtigsten und meist genutzten Eigenschaften dieser Werkzeuge.
  • Programme zur Ressourcen-Verwaltung sind weitere, häufig genutzte Werkzeug bei Projektmanagern. Räume, Maschinen aber auch Mitarbeiter können Aufgaben zugeordnet und Ihre Auslastung darüber gesteuert werden.
  • Aufwandserfassung und die Kontrolle von Projektbudgets, sowie die Ermittlung von Kennzahlen für das Reporting stehen im Fokus von Controlling-Software.
  • DMS oder Dokumentenmanagementsoftware dienen zur Verwaltung und Archivierung von Projektdokumentationen.
  • Kommunikationsunterstützende Tools sollen die Zusammenarbeit im Team und mit den Stakeholdern erleichtern.
  • Und dann gibt es natürlich noch spezielle Software-Produkte für Risikomanagement, für die Wirtschaftlichkeitsberechnung, das Konfigurationsmanagement und für vieles mehr. 

Eine klassische Projektmanagement-Software fasst häufig die ersten drei Aspekte der zuvor genannten Liste zusammen, also die Themen Planung, Controlling und Ressourcenmanagement.
 
Aber wie Sie sich denken können, könnte man Projekte auch nach Größe, Art, Risiken, Methodik oder Branche kategorisieren und dem entsprechend auch die passende Software.
 
Der Markt für PM-Software heute ist unglaublich groß geworden. Das belegt allein eine Zahl von mehr als über einer Million Treffern bei den einschlägigen Suchmaschinen. Daher kann ich Ihnen nur empfehlen, dass sie zunächst klar ihre Anforderungen definieren und auf dieser Basis ihre Suche beginnen (z.B. auf Capterra).
 
Einen Aspekt, den Sie bei der Auswahl der passenden Software im Auge behalten sollten sind die Kosten. Da hätten wir zunächst die Lizenzkosten. Aber auch die Einführung der neuen Software verursacht Kosten. Schulungs- und Beratungskosten seien hier exemplarisch genannt. Denken Sie bei dem Thema Kosten auch an den Betrieb der Software und ggf. Kosten für die Anpassung der Software.


PM-Lösungen 

PM-Komplettlösungen versuchen möglichst viele Aspekte des Projektmanagements zu bedienen. Die wohl am wahrscheinlich meist vertretene Komplettlösungssoftware ist Microsoft Project. Die Lösung aus dem Hause Microsoft ist eine Software, die primär zum Planen, Überwachen und Steuern von Projekten gedacht ist. Neben der Einzelplatzversion gibt es auch eine Server-Version, die eine Reihe weiterer Features, wie z.B. Zeiterfassung, Multiprojektmanagement und Dokumentenmanagement integriert.
 
Ein Pendant für die Apple-Welt ist Merlin Project. Aber es gibt auch freie, also Open Source Produkte, die in eine ähnliche Kerbe schlagen. Exemplarisch sei hier das auf Java basierte Programm ProjectLibre genannt. Zudem existieren web- oder App-basierte PM-Komplettlösungen in Hülle und Fülle. Die nachfolgende Aufzählung von fünf Tools aus dieser Kategorie sei exemplarisch genannt:
 
Neben der reinen Projektmanagementsoftware gibt es auch eine große Zahl an Software-Produkten, die nicht speziell für Projektmanagement konzipiert wurden, dort aber hervorragend in Teildisziplinen eingesetzt werden können.
 
Eine Software, die häufig in agilen Softwareprojekten eingesetzt wird ist Jira, eine Webanwendung die eine Workflow-Komponente beinhaltet um eigene Prozesse abzubilden. Für das Thema Wissensmanagement eignen sich hervorragend Wiki-Systeme, wie zum Beispiel Confluence. Aber auch visuell geprägte Tools wie Mindmanager, xmind zur Erstellung von Mindmaps oder Goalscape zur Planung von Strategien oder Zielen können im Projektmanagementkontext sehr hilfreich sein. Dann haben wir natürlich Tools zur Aufgabenerledigung. Der wohl bekannteste, kostenlose Dienst ist Trello. In der Web- Anwendung ist es möglich, auf sogenannten Boards gemeinsam mit anderen Mitgliedern Listen zu erstellen. Aber auch Tools wie Skype, Slack und Co. die Ihnen helfen können die Kommunikation in ihren Teams zu vereinfachen.
 
Auf nahezu allen Unternehmens-Arbeitsplätzen ist Microsoft Office installiert. Die Mitarbeiter wissen wie sie diese Programme bedienen und es gibt unzählige von Vorlagen. Warum also Office nicht für die Projektarbeit nutzen? Und in der Tat landen die drei Programme Word, Excel und PowerPoint bei Umfragen zu den meist genutzten PM-Werkzeugen auf den vorderen Plätzen. Vorlagen für Lasten- und Pflichtenhefte für Word, Terminpläne und Steuerungscockpits für Excel und Vorlagen für Statusberichte und Risiko-Analysen für PowerPoint finden sich zu Hauf im Internet. Man könnte also fast zum Schluss kommen, dass ein Office für die gesamte Projektarbeit ausreichend ist.
 
Aber auch hier gilt: Keep it simple and stupid. Mit seitenlangen Excelanalysen, inklusive kompliziertester Pivot-Tabellen, werden Sie sich genauso wenig Freunde machen, wie mit endlosen PowerPoint-Präsentationen.
 
Wählen Sie also Ihre Software-Tools mit Bedacht aus und ziehen Sie Kosten und Nutzen in Betracht! Vergessen Sie aber auch Compliance und Datenschutzthemen nicht. Bleiben Sie am Ball und beobachten Sie den Markt, denn praktisch jeden Tag sprießen irgendwo neue Softwareprodukte aus dem Boden, die vielleicht genau zu Ihrem Projekt passen. Wenn Sie mehr spannende Informationen rund um das Thema Projektmanagement erfahren möchten, schauen Sie doch gerne mal auf der Visual Braindump Webseite und dem zugehörigen Blog vorbei.
 
Im nächsten Artikel unserer Reihe „Die digitale Transformation zum Erfolg führen“ wollen wir auf die wichtigsten Kategorien von PM-Lösungen eingehen und einige hervorragende Tools näher im Detail betrachten.
 
Christian Botta und Ines Bahr

Sie haben Teil 1 verpasst? Diesen können Sie hier nachlesen.

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