07.09.2018 - Wenn ein Unternehmen die Digitalisierung verpasst, riskiert es erhebliche Wettbewerbsnachteile gegenüber seiner digitalisierten Konkurrenz. Großunternehmen haben das erkannt und unterstützen ihre Unternehmensprozesse bereits mit Cloud-Systemen. Auch viele Startups setzen Cloud-Technologien ein und profitieren von den zahlreichen Vorteilen. Vor allem der deutsche Mittelstand tut sich jedoch noch schwer, Prozesse in die Cloud auszulagern.
 

Hauptgründe für die Zurückhaltung
 
Viele Unternehmen stürzen sich direkt in die Softwareauswahl, ohne eine Digitalisierungsstrategie aufgestellt und vor allem ohne die Digitalisierung wirklich verstanden zu haben. Die Auswahl der passenden Software ist oft ein schwieriges Unterfangen und schreckt Unternehmen ab, bevor sie die Digitalisierung überhaupt begonnen haben. Fehlende Kompetenz im Unternehmen sowie ein Mangel an Fachpersonal sind weitere Faktoren, die deutsche KMU an der Auslagerung hindern. Die Digitalisierung ist immer eine Management-Entscheidung und häufig mangelt es im deutschen Mittelstand an benötigten Change-Management-Fähigkeiten auf Manager-Ebene. Insbesondere in Deutschland kommen starke Datensicherheitsbedenken zu der Liste der Faktoren hinzu, die Unternehmen davon abhalten, die Cloud als Option in Betracht zu ziehen.
 

Die Digitalisierung verstehen
 
Der erste Schritt zum Erfolg ist Verstehen was es überhaupt bedeutet, ein digitalisiertes Unternehmen zu sein. Erst nachdem das verstanden wurde, kann man eine Digitalisierungsstrategie aufstellen, Software auswählen und die Prozesse im Unternehmen darin implementieren.
 
Digitalisierung bedeutet nicht einfach nur, Cloud-Software im Unternehmen einzusetzen. Digitalisierung stellt die Art und Weise dar, wie Unternehmen ihre Stakeholder auf der Basis digitaler Kanäle integrieren können.
 
Es reicht also nicht, ein Cloud-System wie einen Cloud-Speicher oder eine Kundenmanagement-Software im Unternehmen einzusetzen, um als digitalisiertes Unternehmen zu gelten. Die digitale Transformation hängt nicht von den Tools x, y, z ab, die ich für die Verwaltung meiner Unternehmensprozesse verwende, sondern dreht sich um die Integration meiner Stakeholder mittels digitaler Kanäle.
 
„Im Mittelpunkt steht für mich beim digitalisierten Unternehmen die Fähigkeit, sich mit Kunden und Partnern internetbasiert integrieren zu können, und das möglichst einfach und möglichst schnell, so dass man bedarfsorientiert hohe Automatisationsgrade erreichen kann, die zu einem schnellen Platzieren von Produkten am Markt genutzt werden können. Das ist der Dreh- und Angelpunkt: Wie schnell bin ich in der Lage, beim Kunden neue Ideen, neue Produkte, neue Lösungen zu platzieren? Bin ich hier schneller als der Mitbewerber?“, meint Prof. Dr. Andreas Schmietendorf, Professor für Wirtschaftsinformatik an der Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin
 

Wie sieht ein digitalisiertes Unternehmen aus?
 
Es gibt Unternehmen, die ihr Kerngeschäft digitalisieren können, sowie analoge Unternehmen. Beide Unternehmensformen können in verschiedener Art, jedoch in gleicher Weise von der Digitalisierung profitieren.
 
Als klassische, nicht-digitale Unternehmen gelten beispielsweise Handwerksbetriebe. Handwerker erstellen neben Handwerksarbeiten auch Angebote und Rechnungen, kontrollieren den Eingang von Rechnungen und Lieferscheinen, nehmen Anrufe und Beschwerden entgegen und koordinieren das Team und die Arbeitszeiten. Die manuelle Ausführung dieser Aufgaben nimmt sehr viel Zeit in Anspruch und ist fehleranfällig. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse gewinnen die Handwerker Zeit für ihre wesentlichen Aufgaben und können diese besser ausführen. Die gesamte Auftragsabwicklung lässt sich digital erledigen und speichern. Betriebe können ihre Lieferanten direkt in das System integrieren, Kunden in einem Kundenmanagement-System hinterlegen und Beschwerden vermerken, um die Qualität der Kundenbetreuung zu steigern. Damit Kunden nicht mehr anrufen und versuchen müssen, einen freien Mitarbeiter zu erwischen, kann der Handwerksbetrieb auch eine Online-Terminvereinbarung für seine Kunden anbieten. Mitarbeiter können in ein einfaches Personalmanagement-System integriert werden, worin Arbeitszeiten geregelt und Urlaubs- sowie Fehltage vermerkt werden.
 
Ein weiteres Beispiel für ein digitalisiertes Unternehmen ist die Telekom: Ihre Kunden können im Geschäft ein Handy kaufen, den passenden Vertrag abschließen und beim Rauslaufen aus dem Laden bereits mit dem Handy telefonieren. Die Verknüpfung der Prozesse, die im Hintergrund ablaufen, um dies zu ermöglichen, ist ein Zeichen dafür, dass ein Unternehmen digitalisiert ist.
 

Welche Unternehmensprozesse sollten mit Software unterstützt werden?
 
Welche Prozesse in die Cloud ausgelagert werden sollten, um die digitale Transformation zum Erfolg zu führen, hängt, wie wir in den zwei Beispielen gesehen haben, von der Art des Unternehmens ab. Generell kann man einer Untersuchung von Capterra und Prof. Dr. Schmietendorf zufolge jedoch sagen, dass zumindest die Bereiche Kundenmanagement, Enterprise-Resource-Management, Personalmanagement und Projektmanagement unbedingt mit Software unterstützt werden sollten.
 
Im nächsten Artikel unserer Reihe „Die digitale Transformation zum Erfolg führen“ erfahren Sie, welche verschiedenen Projektmanagement-Lösungen aus der Cloud es gibt und welche Vorteile sie Unternehmen bringen.

Autorin: Ines Bahr

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