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Mit agilen Netzwerken Erfolg im Smart City Umfeld haben

Mit agilen Netzwerken Erfolg im Smart City Umfeld haben 27.08.2018 - Auf der Online-Plattform Kommune 21 berichten Dr. Andreas Zamperoni, Principal Project Manager bei msg, und Michael Kandel, Senior Manager bei m3 management consulting, in einem Artikel über ihre Erfahrungen mit Smart City und agilen Netzwerken. Die m3 management consulting ist Mitglied der msg Gruppe. Der Artikel handelt davon, wie agiles Management eingesetzt werden kann, um erfolgreiche Netzwerkprojekte zu etablieren, die auf dem Weg zur Smart City einen entscheidenden Beitrag leisten können. Die Web-Plattform Kommune 21 beschäftigt sich mit allen Themen, die für die moderne Kommune von Interesse sind, darunter natürlich auch das Konzept der Smart City. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung des Artikels.
 

Smart City: Beispielprojekte in aller Welt
 
In den meisten Städten und Gemeinden sind noch immer hierarchische Strukturen etabliert, die es erschweren, über Resort- und Bereichsgrenzen hinaus zu denken. Hier das Smart-City-Konzept zu implementieren ist eine echte Herausforderung, weil es viele strukturelle Veränderungen erfordert. Agile Netzwerke sind hierfür eine gute Lösung, die für schnellere Projektumsetzung und kürzere Planungsprozeduren sorgen kann. Deutsche Gemeinden müssen das Rad nicht neu erfinden. Städte wie Singapur, Barcelona und Dubai haben erfolgreich Smart-City-Konzepte eingeführt und können als Vorbildprojekte dienen. Aber auch in Deutschland gibt es bereits Best Practice Beispiele – beispielsweise Hannover, wo eine intermodale Mobilitätsplattform mit App fürs Smartphone eingeführt wurde. Über diese können Nutzer Tickets für den Nahverkehr von verschiedenen Anbietern kaufen. In Aachen und Köln werden aktuell Smart Parking Projekte getestet, während Frankfurt und Düsseldorf in Zukunft die Passbeantragung über moderne Terminals abwickeln möchten. In Barcelona läuft aktuell ein Projekt, bei dem interaktive Mülltonnen selbst die Müllabfuhr beantragen, sobald sie voll sind. All diese Projekte haben allerdings noch kaum einen ernsthaften Impakt auf die öffentliche Verwaltung.
 

Agile Netzwerke versus alte hierarchische Strukturen
 
Smart City bedeutet Digitalisierung im öffentlichen Sektor. Die Digitalisierung stellt Gemeinden und Städte also vor in etwa die gleichen Herausforderungen wie private Unternehmen – und ein Gefühl der Unsicherheit ist überall verbreitet. Die Fortschritte in Software und Hardware überschlagen sich und während die Gemeinden noch dabei sind, sich auf eine Technologie zu einigen, gibt es bereits eine weitere, die wieder weitere Vorteile bietet. Gleichzeitig empfinden Bürger, die Smart Shopping fest in ihrem Alltag integriert haben, die Dienstleistungen einer Verwaltung meist als altmodisch. Es besteht also akuter Handlungsbedarf, um den Ansprüchen von Unternehmen und Privatbürgern zu entsprechen. Hier sind agile Netzwerke gefragt, die schneller reagieren können.
 

Agile Organisation
 
Die klassische Organisation einer Gemeinde oder Stadt steht leider meist vollkommen im Gegensatz zu agilen Organisationsformen. Die agilen Prinzipien basieren auf Vertrauen, einer stetigen Optimierung der Kundenfreundlichkeit, enger Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und der Beteiligung aller Mitarbeiter an Prozessen und Entscheidungen. Unkomplizierte und transparente Kommunikation mit anderen Strukturen, Firmen und auch dem Bürger ist das oberste Ziel. Dabei muss jeder, der agile Methoden anwendet, seine eigenen Rahmenbedingungen schaffen. Eine Gemeindeverwaltung muss sicherstellen, dass alle Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Ein Führerschein kann nur dann ausgegeben werden, wenn alle Bedingungen (Fahrprüfung, Volljährigkeit des Antragstellers, Sehtest etc.) erfüllt sind. Trotzdem kann die Gemeinde aber in ihrem Beantragungs- und Ausstellungsverfahren flexibler werden, was zum Beispiel die Formularausfüllung und -einreichung oder die Öffnungszeiten angeht. Neue agile Strukturen einzuführen ist eine Herausforderung, die die Mitarbeit aller Mitarbeiter erfordert. Die Weiterbildung der Mitarbeiter im Bereich der Informatik und durch die Nutzung moderner Technologien ist dafür unerlässlich.
 

Ein agiles Netzwerk aufbauen
 
Zu Beginn des Prozesses der Einführung von agilen Strukturen muss die bestehende Struktur analysiert werden. Wie laufen die Prozesse ab? Wie sind die Mitarbeiter organisiert? Wie kommen Entscheidungen zu Stande? Ein wichtiges Element agiler Strukturen ist die Verschiebung von Verantwortung nach unten. Die oberste Führungsebene muss bei diesem Prozess der Einführung von agilen Strukturen also bereit sein, Verantwortung zu delegieren. Ein Großteil der Verantwortung muss am Ende auf der Ebene der Netzwerke liegen. Schließlich werden konkret Teams für einzelne Projekte gebildet, so dass Mitarbeiter aus unterschiedlichen Resorts und Bereichen an bestimmten Projekten zusammenarbeiten können. Die Lösungen sollen dabei immer den Kunden (in diesem Fall den Bürger und die Unternehmen in der Gemeinde) im Fokus haben und stets der Vereinfachung, Verkürzung und Optimierung von Prozeduren dienen. Die Evaluierung durch den Kunden sollte auch eine Rolle spielen. Als Methoden können zum Beispiel Scrum oder Lean Management-Techniken verwendet werden. IT-Mitarbeiter sind natürlich in jedem Arbeitsteam vertreten, denn sie sollen die Lösungen, die gemeinsam entwickelt werden, technisch umsetzen und so Realität werden lassen.
 

Auf dem Weg zur Smart City
 
Es gibt sie bereits: erste Ansätze, um deutsche Städte und Gemeinden zu Smart Citys zu machen und agile Methoden auf dem Weg zur Bürgerfreundlichkeit einzubinden. Vielfach wurden schon positive Erfahrungen mit agilen Methoden gemacht. Während junge IT-Fachkräfte das Prinzip des agilen Managements bereits oft verinnerlicht haben, fehlt es in den Chefetagen noch vielfach am Willen zur Veränderung. Oft spielen auch Unsicherheit und die Sorge um Datenschutz eine wichtige Rolle. Agiles Management ist aber sicherlich ein Instrument, das Zukunft hat und den Weg zur smarten Stadt ebnen wird.

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