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Wie externe Berater Change Management erfolgreich machen können

Wie externe Berater Change Management erfolgreich machen können 06.08.2018 - Im Blog der IT-Informations- und Newsseite IT-Daily.net erschien ein Artikel über erfolgreiches Change Management und externe Berater, in dem sich der Autor mit der Rolle von Beratern in Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung befasst. Diese beiden Umstände bestimmen und verwandeln das Arbeitsumfeld der meisten Menschen kontinuierlich. Überall sind Führungskräfte und Manager damit beschäftigt, die aktuellen Folgen der Digitalisierung und Globalisierung zu erfassen, zu analysieren und darauf zu reagieren. Umstrukturierungen werden eingeleitet und evaluiert, Zukunftsprognosen erstellt und wiederholt geändert. Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung des Beitrags.
 

Modernisierungsprozesse von der Basis an gestalten
 
Besonders in der IT-Branche machen sich die Auswirkungen globaler und technischer Veränderungen schnell bemerkbar. Wer hier als Führungskraft nicht in der Lage ist, schnell zu reagieren, gehört bald zum alten Eisen und kann dabei zusehen, wie bekannte Strukturen überholt und unpraktikabel werden. Es ist enorm wichtig, alle Mitarbeiter schon zeitig in die stetigen Modernisierungsprozesse mit einzubeziehen, damit Veränderungen verträglich, schnell und effizient sind, aber gleichzeitig von allen mitgetragen und befürwortet werden. Eine von McKinsey durchgeführte Studie ergab erst 2017, dass nur etwa 3% aller Unternehmen in Industrie und Handel mit ihren Veränderungsprozessen vollkommen zufrieden sind. Fast überall besteht also Verbesserungsbedarf.
 

Die Rolle von Interimsmanagern
 
Ein Weg, um die Kommunikation in einem Wandlungsprozess sicher zu stellen, ist es, einen Interimsmanager zu beauftragen. Ein externer Manager kann in diesem Fall als eine Art Coach oder Berater fungieren und die Fragen stellen, die gestellt werden müssen. Liegt der Fokus nämlich auf Fragen und Antworten und nicht auf Entscheidungen, die von oben herab getroffen werden, wird der Prozess enorm erleichtert. Mitarbeiter auf allen Ebenen werden in die Prozesse mit eingebunden, agieren aktiv, gestalten mit und tragen am Ende auch Entscheidungen mit. Die Veränderung wird in den Augen aller so schließlich einer guten, gemeinsam entwickelten Idee. Interimsmanager, die ihre Aufgabe kennen und durch bestimmte Fragetechniken den Wandel in einer verträglichen und deutlich effizienteren Weise einleiten und durchführen können, übergeben am Ende des Prozesses das Feld wieder an den ursprünglich verantwortlichen Manager.

Gegenüber einem Externen fällt es vielen Mitarbeitern oft leichter, Kritik zu üben, Wünsche auszusprechen und Gedanken zu formulieren, die in anderen Situationen vielleicht als Kritik empfunden werden könnten. Auf diese Weise kommen viel mehr Ideen und Anregungen zutage und können diskutiert oder auch umgesetzt werden.
 

Der perfekte Zeitpunkt für den Wandel
 
Eine große Herausforderung ist es, den Zeitpunkt für den Veränderungsprozess zu bestimmen. Dazu kommt, dass es mit einer Veränderung nicht getan ist, denn es werden mehrere Wandlungsprozesse in immer kürzeren Abständen, in verschiedenen Abteilungen und auf verschiedenen Ebenen eingeleitet werden müssen – manchmal mit Überlappungen, oft auch mit gegenseitigen Auswirkungen. In großen Unternehmen fordern die Wandlungsprozesse oft die Energie von mehreren Mitarbeitern in Vollzeit. Entscheidungen müssen in schnellerer Frequenz getroffen werden und der Zwang zur Veränderung lässt wenig Spielraum. Oft bleibt nicht viel Zeit für die Planung und Vorbereitung des Prozesses. Auch hier können externe Berater oft die Lösung sein, denn sie haben einen neutralen Standpunkt und können oft besser beurteilen, welche Prozesse dringender sind als andere. Sie haben Erfahrung mit Veränderungen und können wertvolle Techniken einführen, die Zeit sparen und effiziente Lösungen forcieren. Gerade dann, wenn ein Wandlungsprozess schnell umgesetzt werden muss, besteht die Gefahr, dass interne Manager in blinden Aktionismus verfallen. Changemanager oder Interimsmanager scheinen hier eine gute Lösung zu sein, die einem Interim Management Report aus dem Jahr 2017 zufolge von knapp einem Drittel der Firmen eingesetzt werden.
 

Situationsanalysen als wichtiges Hilfsmittel
 
Ein Changemanager geht meist mit einer sogenannten Hands-On-Mentalität an ein Projekt heran. Er bezieht von Anfang an alle Mitarbeiter in das Prozedere ein. Ein Bestandteil der Hands-On-Beratung ist die ganzheitliche Situationsanalyse, in die alle betroffenen Personen und Abteilungen einbezogen werden müssen. Bei komplexen Projekten greifen viel zu viele Faktoren ineinander, so dass die gesonderte Betrachtung einzelner Bereiche kaum möglich ist. Alle Prozessschritte müssen darauf aufgebaut sein und ineinandergreifen. So haben auch alle Mitarbeiter Einfluss auf den Erfolg. Sie sehen die vielen Schritte und können sich eingewöhnen.
 

Wandel in die Köpfe der Menschen bringen
 
Durch kleine Schritte setzt sich der Wandel in den Köpfen der einzelnen Betroffenen besser fest. Kleine Schritte sind leichter zu verarbeiten und auch zu verstehen. Kommt ein Veränderungsvorschlag von außen von einem Tag auf den anderen, stößt dieser oft auf Unverständnis und Ablehnung. Dies führt zu Unproduktivität, schlechter Stimmung und Fehlern. Zudem wird Kreativität blockiert und das neue System kann nie so genutzt werden, wie es eigentlich vorgesehen war. Die Einbeziehung aller relevanten Mitarbeiter in die Wandlungsprozesse erhöht die Akzeptanz und macht damit den Wandel erst möglich.

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