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Umgang mit unsicheren Faktoren im Projekt

Umgang mit unsicheren Faktoren im Projekt 07.05.2018 - Eine Entwicklung im Projektmanagement ist seit vielen Jahren die zunehmende Projekt-Komplexität. Projektmanager müssen daher mit hochkomplexen Zusammenhängen und vielschichtigen Projekten umgehen können. Energiesparkonzepte, umweltfreundliche Technologien und erhöhte Anforderungen an die Leistungsfähigkeit von Projekten machen einen kompetenten Projektmanager unersetzlich, vor allem da erhöhte Komplexität natürlich auch mit mehr Verantwortung und Aufgaben einhergeht.

Während Fachleute, Architekten und Kunden nur den ihnen übertragenen Bereich eines Projektes betrachten müssen, ist der Projektmanager damit betraut, den Überblick zu behalten und alle Aspekte im Auge zu behalten. Das ist keine leichte Aufgabe. Mit dem Komplexitätsgrad eines Projektes steigen auch Ungewissheit und Unsicherheit. Die Liste der Risiken und der Dinge, die möglicherweise schief gehen können, ist länger, je umfangreicher und vielschichtiger das Projekt ist. Zudem haben alle diese Risiken zahlreiche Einflüsse und Auswirkungen auf andere Projektbereiche. Soziale, technische, organisatorische und finanzielle Beziehungen müssen zunächst identifiziert, analysiert und dann bewertet und beobachtet werden, um die Risiken für das Projekt zu erkennen und zu minimieren. Unter tausenden von möglichen Lösungswegen den richtigen zu finden, ist nicht unbedingt eine leichte Aufgabe, vor allem wenn man sich vor Augen hält, dass sich die Faktoren des Projektes stetig ändern. 


Ungewissheit fordert das komplexe Denken

Ständige Ungewissheit und wechselnde Anforderungen sind etwas, womit Projektmanager möglichst souverän umgehen müssen. Die Strategien für den Umgang hiermit sind sehr unterschiedlich. Allein ein scharfer Verstand reicht nicht aus, um ungewisse Faktoren im Auge zu behalten und angemessen auf sie zu reagieren. Auch Software stößt in vielen Situationen an die Grenzen ihrer Fähigkeit, Dinge zu berechnen und eindeutig zu bestimmen. Stellen Sie sich einen Computer vor, der tausende von Rechenaufgaben in Sekunden meistert: beeindruckend! Er kann diese Aufgabe aber nur dann korrekt lösen, wenn er alle Parameter kennt und den mathematischen Gesetzen folgen kann. Sobald zu viele Unbekannte auftauchen, stößt auch eine Projektmanagement-Software an seine Grenzen. Wenn die menschliche Komponente ins Spiel kommt, kann die Software nicht mehr eindeutig voraussagen, was passieren wird. Wie wird ein Kunde reagieren? Für welches Material wird sich die Bauleitung entscheiden und wann bekommen wir endlich die Baugenehmigung mit der letzten Änderung? Mit diesen Ungewissheiten müssen Menschen trotz maschineller Unterstützung auch weiterhin umgehen können.


Ungewöhnliches wird gefordert

Als Projektmanager sollte man quasi auf alles gefasst sein. Flexibilität, die Fähigkeit, schnell umzudenken und vor allem Kreativität im Umgang mit neuen Aspekten sind gefordert. Heute, wo agile Methoden allseits an der Tagesordnung sind, ist das starre Festhalten an Strategien und Methoden eher zu einer überholten Vorgehensweise geworden. Von Projektmanagern wird erwartet, wenn nötig von Standard-Methoden abzuweichen und neue Wege zu beschreiten. Sie sollen zudem auch ungewöhnliche Methoden erlernen, um diese im Zweifelsfall anzuwenden. Die Herangehensweise an komplexe Projekte mit vielen Unsicherheiten sind mannigfaltig.


Chance oder Risiko?

Ungewissheit bedeutet immer gleichzeitig Chance und Risiko. Viele Projektmanager, gerade solche, die gerne mit festen Strukturen arbeiten und sich bei ihren Projekten um eine möglichst hohe Sicherheit bemühen, neigen dazu, die Ungewissheit als Bedrohung zu empfinden. Natürlich ist man als Projektmanager immer aufmerksam und sollte alle Risiken schnell erkennen. Aber die Gratwanderung zwischen der Eliminierung von Risiken und dem Erkennen von Chancen ist eine der besonderen Skills, die Projektmanager im Laufe ihrer Karriere entwickeln müssen. Agiles Projektmanagement verkörpert diese Richtung. Projekte Schritt für Schritt anzugehen, sie in Phasen zu unterteilen und nach jeder Phase die Möglichkeit für komplette Kehrtwendungen, neue Strategien und kreative Methoden zu öffnen, fällt vielen schwer. Der Abschied vom Projektzeitenplan, der das gesamte Projekt begleitet, ist jedoch ein nötiger Abschied. 


Unsicherheiten für sich nutzen

Eine Strategie mit Unsicherheiten gut umzugehen ist also, diese wenn möglich als Chance zu sehen. Durchdenken Sie alle Möglichkeiten, die auch das Unbekannte bietet. Definieren und ergreifen Sie alle Maßnahmen, die eventuelle Risiken abwenden und potentielle Chancen wahr werden lassen. Betrachten und analysieren Sie jede unerwartete und für das Projekt wichtige Wendung, um sie für das Projekt nutzen zu können. Improvisation ist eine der Soft Skills, die gefragt sind. Seien Sie ein Improvisationskünstler, der auf sein Publikum reagiert und je nach Kundschaft und Stimmung einen anderen Trick zeigt. Improvisationsfähigkeit und Intuition für die richtige Strategie zu entwickeln ist etwas, das viele erfolgreiche Projektmanager gemeinsam haben.

Sicherlich ist ein gewisses Talent hierfür Voraussetzung, aber es gibt zahlreiche Techniken und Methoden, um auf die verschiedensten Situationen angemessen zu reagieren.

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