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Mit schwierigen Gesprächen richtig umgehen

Mit schwierigen Gesprächen richtig umgehen 14.02.2018 - Nachdem ein Projekt abgeschlossen wurde, gilt es für den Projektmanager zahlreiche Gespräche zu führen. Einige davon können unangenehm werden, zum Beispiel wenn dem Kunden mitgeteilt werden muss, dass nicht alle seine Wünsche erfüllt werden konnten oder wenn Teammitglieder auf Fehler hingewiesen werden müssen.
In solchen Situationen ist es für den Projektmanager wichtig, die goldene Mitte zwischen einer bestimmten aber höflichen und professionellen Gesprächsführung zu finden.


Unterschiedliche Herangehensweisen

Es ist unumgänglich, dass der Projektmanager jede Unterhaltung individuell vorbereitet und nicht mit allgemeinen Phrasen in das Gespräch geht.
Bei diesem Gespräch macht es einen Unterschied, ob der Gesprächspartner schon lange im Projektmanagement tätig ist oder ob er Anfänger ist. Ebenso sollte die Haltung des Projektmanagers gegenüber seinem Kunden anders sein als gegenüber einem Teammitglied.

Der Projektmanager sollte sich als Gesprächsführer darüber im Klaren sein, wer sein Gegenüber ist und die Konversation daraufhin anpassen.


Struktureller Aufbau

Um bei schwierigen Gesprächen das Selbstvertrauen zu behalten und den Standpunkt gut zu vertreten ist es vorteilhaft, vor dem Gespräch einen groben Plan zu haben, welche Punkte besprochen werden müssen. Dieser Plan wird dem Projektmanager dabei helfen, nicht vom Thema abzukommen.


Wer führt das Gespräch?

Schwierige Unterhaltungen müssen nicht zwangsläufig vom Projektmanager geführt werden. Aber dieser muss entscheiden, wer für das Gespräch verantwortlich ist und warum. Gibt es eine Person die die unangenehme Unterhaltung besser führen kann als der Projektmanager selbst? Kann diese Person die gewünschten Ziele besser erreichen?

Falls der Projektmanager diese Fragen positiv beantworten kann, sollte er das Gespräch an die geeignete Person delegieren.


Die Wahl der Umgebung

Neben der Wahl der richtigen Person für ein schwieriges Gespräch, spielt auch die Wahl der Umgebung eine wichtige Rolle. In dieser Umgebung sollte eine ehrliche und zielführende Konversation möglich sein. Der Projektmanager sollte sich hierfür die Frage stellen, in welchem Umfeld er persönlich ein schwieriges Gespräch bevorzugt.
Das Ziel zuerst definieren
Am Anfang einer schwierigen Unterhaltung sollten die Zielfragen stehen. Auch wenn das paradox klingt, ist es hilfreich zu überlegen, was mit diesem Gespräch erreicht werden soll. Wieso findet die Unterhaltung statt? Was ist das Ziel des
Projektmanagers?


Fazit

Zuerst ist es wichtig festzuhalten, wer der Gesprächspartner ist, anhand dessen wird ein Gesprächsablauf erarbeitet. Der Projektmanager entscheidet, wer die beste Person ist, um das Gespräch zu führen und wo diese Unterhaltung idealerweise stattfinden wird. Während des Gesprächs sollten die Ziele des Gesprächsführers zuerst genannt werden um dann im Anschluss gemeinsam mit dem Partner eine Lösung zu erarbeiten.
 

Dieser Artikel ist eine Zusammenfassung aus folgendem Beitrag:
www.tgdaily.com/enterprise/handling-difficult-conversations-as-a-project-manager


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