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Informationsflut bewältigen

Informationsflut bewältigen 19.09.2017 - Im Projektmanagement ist es von immanenter Bedeutung, bestens über aktuelle Projektentwicklungen informiert zu sein, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Informationen stellen also eine absolut wichtige Basis im Projektmanagement dar. Die Verbreitung und der Austausch von Informationen finden in den vergangenen Jahren immer mehr auf digitale Weise statt, dennoch sind auch herkömmliche Arten von Informationsaustausch wie Telefongespräche, Briefe und Pläne nicht obsolet geworden. Durch die neuen Medien und Methoden hat sich vieles vereinfacht, aber es ist auch zu beobachten, dass die Fülle an Informationen um ein Vielfaches zugenommen hat, da es natürlich sehr einfach ist, Informationen zum Beispiel per E-Mail an eine große Menge von Personen zu schicken. Projektmanager erhalten jeden Tag über die verschiedensten Kanäle zig Informationen verschiedenster Art. Daher ist es wichtig ein System zu haben, mittels dessen Hilfe man wichtige von unwichtigen Informationen unterscheiden und auf diese Weise den Überblick behalten kann. 

Informationsflut im Projektmanagement

Zu den zahllosen E-Mails, die ein Projektmanager täglich erhält, gesellen sich Pläne, Dossiers, Telefonanrufe und Termine, die ebenfalls zur Kenntnis genommen und bearbeitet werden wollen. Neben geschäftlichen erhält man natürlich noch Informationen, die privat von Interesse sind, wie Nachrichten aus dem Freundeskreis, das Befinden von Kollegen, Newsletter, Nachrichten aus Politik und Gesellschaft, die im Internet oder im Radio zu finden sind und vieles mehr. Von einer Informationsflut zu sprechen ist also keinesfalls übertrieben. Mehrmals in der Woche nimmt sich jeder überlastete Projektmanager vor, sich nicht mehr von irrelevanten Informationen ablenken zu lassen, nicht mehr so häufig im Internet zu surfen oder verschiedene Nachrichten einfach zu ignorieren – leichter gesagt als getan. Schnell hat man sich von einem Link eines ansprechenden Newsletters einfangen oder länger am Telefon aufhalten lassen, als es der Zeitplan eigentlich zuließe.

Stressfrei und effizienter arbeiten

Verschiedene Studien haben gezeigt, dass sich das menschliche Gehirn unter Stress dem zuwendet, was ihm bekannt ist. Wer auf der Arbeit also kontinuierlich gestresst ist, dessen Gehirn neigt dazu, nach bekannten Strukturen zu suchen.
Ein Gehirn, das überlastet ist, denkt in gewohnten Bahnen, was für einen Projektmanager auf Dauer nicht gerade von Vorteil ist. Allein schon aus diesem Grund müssen Projektmanager besonderes Augenmerk darauflegen, ihrem Gehirn von Zeit zu Zeit eine Pause zu gönnen, um flexibel und leistungsfähig zu bleiben. Nur ein erholtes Gehirn kann ausgewogene und wohl durchdachte Entscheidungen treffen und alle Informationen treffend erfassen und bewerten. Wer im Stress ist, der trifft laut einer Untersuchung des Manager Magazins eher Entscheidungen, die den gewohnten Strukturen entsprechen und schiebt Neuerungen und Unbekanntes gerne unbewusst beiseite. Das kann aber von einem ehrgeizigen Projektmanager nicht gewünscht sein, denn im Projektmanagement müssen alle Aspekte, und gerade auch die außergewöhnlichen und neuen, berücksichtigt werden. Um Stress zu vermeiden sind nicht nur Pausen wichtig, auch ausreichendes Licht am Arbeitsplatz, frische Luft, ausgewogene Ernährung und vor allem genügend Flüssigkeitszufuhr schaffen beste Voraussetzungen.

Informationen filtern und verwalten

Um die Informationen, die jeden Tag auf uns einstürmen, zu verwalten und zu verarbeiten, ohne dabei wichtige Informationen zu verpassen, benötigt man einige Tricks. Schließlich ist es beinahe unmöglich, alle E-Mails zu lesen, zu bewerten und zu beantworten und dann auch noch die eigentlich wichtigen Tätigkeiten auszuführen.
 
Wie also geht man mit Informationen um? Wenn die Zeit knapp ist, sollten zunächst die Informationen, die nicht von Belang sind und die dem Projekt nicht dienen, gelöscht werden. Kann eine Mail ohne Schaden einfach gelöscht werden, so sollte das getan werden. Bei E-Mails und Anrufen, die eine Aufgabe enthalten, die nicht aufgeschoben werden kann, muss die erste Frage lauten: Kann sie delegiert werden und an wen?
 
Was die Ablage von E-Mails und Dokumenten angeht, muss man sich fragen, ob es einen Grund gibt, die Information aufzubewahren. Bestimmt ein Gesetz, dass sie aufbewahrt werden? Wird man mich in einem Jahr möglicherweise danach fragen? Wenn nicht, dann können auch solche E-Mails und Dokumente verschwinden.
 
Nun bleiben noch alle wichtigen Aufgaben übrig, die selbst erledigt werden müssen. Alles, was innerhalb von ein paar Minuten gemacht werden kann, sollte sofort getan werden. Wer diese Regel befolgt, der muss sich viel weniger Aufgaben merken, muss sich diese nicht aufschreiben und auch nicht auf lange Listen setzen. Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden können, sollten auf einer wie auch immer gearteten To-Do-Liste landen, so dass keine Gefahr besteht, sie zu vergessen. Am besten – und zudem höflich – ist es, dem Absender einer solchen Anfrage eine kurze Antwort zu schicken, in der angekündigt wird, wann er mit der Erledigung seiner Aufgabe rechnen kann oder ihn zu informieren, dass die Erledigung etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen wird.

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