IAPM International Association of Project Managers

ende
Sie sind hier:  News & Events » IAPM Blog

Tipps für das Einfordern von Entscheidungen

Tipps für das Einfordern von Entscheidungen 30.08.2017 - Im Projektmanagement ist das Treffen rechtzeitiger Entscheidungen extrem wichtig. In jedem Planning und Bauzeitenplan stehen gleich mehrere Milestones, die oft in Verbindung mit einer Entscheidung stehen. Der Bauherr oder Kunde muss eine Entscheidung treffen, damit das Projekt überhaupt weitergehen kann. Der Architekt muss sich für die Farbe entscheiden, in der die Geländer angestrichen werden sollen und der Haustechniker muss die Entscheidung darüber treffen, wie die Öffnungen der Lüftungsgitter verteilt werden müssen.
 
Jedes Projekt steckt voller großer und kleiner Entscheidungen, von denen Prozesse und Bestellfristen abhängen. Es erübrigt sich, zu erwähnen, dass verzögerte oder nicht getroffene Entscheidungen zu Verspätungen führen und über den Erfolg eines Projektes bestimmen können. Der Projektmanager hat also die Aufgabe, diese Entscheidungen einzufordern – und auch zum rechten Zeitpunkt.
 
Schnelle und gute Entscheidungen einfordern
 
Dieses Dilemma kennt jeder Projektmanager: Man sitzt in einer wichtigen Besprechung und auf der Tagesordnung stehen vier wichtige Themen, zu denen jeweils eine Entscheidung getroffen werden muss.
Aber von einer Seite kommen nun neue Bedenken, Fragen die schon längst geklärt schienen oder auch vollkommen neue Vorschläge, die mit Sicherheit zu Verzögerungen führen werden. Der Projektmanager muss nun seiner Aufgabe nachkommen, alle Beteiligten und vor allem die Entscheider darauf hinzuweisen, dass die Entscheidung wirklich jetzt getroffen werden muss, wenn Konsequenzen vermieden werden sollen. Aber wie kann man das auf diplomatische und vor allem erfolgreiche Art und Weise tun? Mit Entscheidungsvorlagen zu arbeiten hat sich hierfür im Projektmanagement vielfach bewährt.
 
Entscheidungsvorlagen zur Unterstützung von Entscheidungen
 

Eine Entscheidungsvorlage wird natürlich nicht benötigt, wenn es darum geht, in welchem Grauton die Wandfliesen oder in welcher Menge Lampen für eine abgehangene Decke bestellt werden sollen. Aber bei komplexeren Entscheidungen, von denen die Weiterführung des Projekts und das Einschlagen einer bestimmten Richtung abhängt, kann eine gut vorbereitete Entscheidungsvorlage hilfreich sein.
 
Die Vorlage muss den Sachverhalt neutral wiedergeben, damit der Entscheider auf einen Blick über alle Fakten verfügt. Das Projektmanagement muss sich schon Tage vor der Besprechung oder dem Termin mit der Entscheidung und der Sachlage befassen. Der Projektmanager sollte versuchen, sich in die Lage des Entscheiders zu versetzen und eventuelle Fragen und Bedenken vorausahnen, sodass alle Aspekte der Entscheidung beleuchtet werden können. Gleichzeitig muss schon zu Beginn der Besprechung ganz deutlich betont werden, dass die Entscheidung nicht vertagt werden kann.
 
Vor- und Nachteile von Entscheidungsvorlagen
 
Zu den Vorteilen einer komplexen Entscheidungsvorlage, die so viele denkbare Szenarien wie möglich berücksichtigt und das jeweilige Für und Wider abwägt, gehört, dass durch die Notwendigkeit der gründlichen Vorbereitung auch der Projektmanager wieder vollständig mit dem Thema vertraut ist und daher auf alle Fragen zum Thema gefasst ist. Der Entscheider hat zudem das Gefühl, umfassend gebrieft zu werden und eine bestmögliche Entscheidungsgrundlage zu erhalten. Durch die gründliche Recherchearbeit der Projektmanager kann der Entscheider guten Gewissens und ohne Ungewissheiten seine Entscheidung treffen. Das macht den Kunden oder Verantwortlichen natürlich zufrieden und gibt ihm ein gutes Gefühl.
Ein weiterer Vorteil ist, dass der Prozess der Entscheidungsfindung auch für spätere Zeitpunkte ausführlich dokumentiert ist und daher nachvollziehbar bleibt. Als Nachteil kann angeführt werden, dass das Erstellen einer Entscheidungsvorlage viel Arbeit bedeutet. Sie ist nicht schnell innerhalb weniger Stunden erledigt. Schließlich soll die Vorbereitung professionell wirken und dem Entscheider den Eindruck vermitteln, über alles informiert worden zu sein. Die Vorlage bedarf also einer gründlichen Vorbereitung.
 
Aber auch das ist eine Aufgabe des Projektmanagements und wenn ein guter Zeitplan vorliegt der Auskunft gibt, wann welche Entscheidungen anstehen, die einer Vorlage bedürfen, hat der Projektmanager in der Regel genügend Zeit bleibt, um die Entscheidungstermine gründlich vorzubereiten.
 
Tipps für die Entscheidungseinforderung
 
Wichtig ist es, von Beginn an sachlich und präzise zu formulieren und am besten eine sehr strukturierte Darstellung der einzelnen Punkte zu wählen. Vor allem die Hauptpunkte und verschiedenen Alternativen müssen sehr klar dargelegt werden, sodass kaum noch die Notwendigkeit von Rückfragen bleibt.
 
Die Darstellung der Alternativen sollte so objektiv wie möglich klingen. Firma A oder Firma B? Was spricht jeweils für die eine Entscheidung, was für die andere? Soll eine kostspielige Versicherung abgeschlossen werden oder nicht? Welche Risiken sind mit den Alternativen der Entscheidung verbunden? Welche Rolle spielen der Preis, die Qualität und der Zeitplan bei jeder der Alternativen?
 
Doch der Projektmanager soll nicht zwingend neutral sein, sondern muss auch eine Empfehlung geben, wobei das Für und Wider abgewogen und gegenübergestellt wird. Warum empfiehlt das Projektmanagement Alternative B und unter welchen Umständen? Die fachkundige Meinung des Projektmanagers ist wichtig in diesem Prozess und wird geschätzt. Der Kunde oder Verantwortliche darf aber auf keinen Fall den Eindruck haben, bevormundet zu werden – hier zählen Argumente und Fakten. 

« Zurück
IAPM Partners