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Professionelle Protokolle schreiben

Professionelle Protokolle schreiben 28.07.2017 - Besprechungsprotokolle gehören zum Alltag im Projektmanagement. Egal ob man dieser Aufgabe nun mit Begeisterung oder eher ungern nachgeht – jeder Projektmanager weiß, dass Protokolle eine sehr wichtige Rolle im Projektmanagement spielen und Besprechungen ohne schriftliche Protokolle im Grunde sinnlos sind. Viele Manager sind keine großen Fans des Protokollschreibens, also sollte diese Aufgabe so schnell und effektiv wie möglich erledigt werden.
Hier erhalten Sie einen Leitfaden, wie man gute, prägnante Protokolle verfasst. 

Warum eigentlich Protokolle schreiben?

Ein Protokoll ist ein Dokument, das in erster Linie Entscheidungen und Punkte festhält, die in einer Sitzung oder Besprechung diskutiert wurden. Ein Protokoll soll nicht wie ein Drehbuch klingen. Es werden also nicht alle Zwischenrufe und Bemerkungen aufgeschrieben, denn im Endeffekt ist nicht wichtig, welche sieben Vorschläge stundenlang diskutiert wurden, sondern welche Lösung letztendlich von allen gewählt wurde.
Es ist wichtig, in einem Protokoll festzuhalten, worüber abgestimmt, was entschieden, welche Maßnahmen beschlossen wurden und welche Aufgaben von wem erledigt werden müssen. So ist auch sichergestellt, dass jemand, der nach der Sitzung noch einmal ins Protokoll sieht und seinen Namen oder sein Kürzel hinter einem Satz findet, sich daran erinnert, dass er etwas zu erledigen hat.
Natürlich kommt es dennoch oft vor, dass Protokolle nicht gelesen werden und man als Projektmanager darauf achten muss, ob die einzelnen Verantwortlichen Ihren Aufgaben auch wie besprochen nachkommen. Aber die schriftlichen Notizen, die allen an der Besprechung Beteiligten zugestellt wurden, können noch nach Wochen oder Monaten sehr nützlich sein, und sei es nur als Nachweis, dass ein Thema bereits diskutiert, eine Entscheidung getroffen und festgehalten und ein Fertigstellungsdatum von allen akzeptiert wurde. Oft kann ein Protokoll als Gedächtnisstütze genutzt werden, zum Beispiel, wenn dem Kunden noch einmal erklärt werden muss, warum er vor drei Monaten diese und nicht eine andere Lösung favorisiert hat. Vielfach dient ein Protokoll den Beteiligten als To Do Liste. 

Vorgehen beim Protokollschreiben

Vor der allerersten Sitzung ist es sinnvoll, den Kunden oder den Projektleiter danach zu fragen, wie seine Anforderungen und Erwartungen an die Protokolle sind. Die meisten Büros für Projektmanagement arbeiten mit einem festen Modell, nach dem alle Protokolle verfasst werden.
Das Festlegen einer Struktur erübrigt sich dann. Wenn kein Modell vorhanden ist, sollte man eine logische Untergliederung der Themen wählen, die sich natürlich nach der Art des Projekts richtet.
 
Auf der ersten Seite müssen selbstverständlich das Datum der Besprechung, die Bezeichnung des Projekts und die Teilnehmer der Besprechung (mit Kontaktdaten und Funktion im Projekt) aufgeführt sein. Es bietet sich auch an, schon hier auf die kommenden Termine hinzuweisen und gegebenenfalls ein paar generelle Bemerkungen zu machen. Was die Form des Textes angeht, so hat der Protokollierende gewisse Freiheiten. Es hat sich jedoch bewährt, mit Spiegelstrichen zu arbeiten, weil dies den Text besser strukturiert und es so den Lesern leichter fällt, nur den sie betreffenden Teil zu lesen (und das erhöht letztendlich die Chance, dass überhaupt etwas gelesen wird). Ganz wichtig: das Protokoll muss an alle Teilnehmer der Sitzung verteilt werden sowie an mögliche externe Personen, die in der Liste auf der ersten Seite aufgeführt werden, am Projekt beteiligt sind, aber aus verschiedenen Gründen nicht an der Sitzung teilgenommen haben, möglicherweise gar nicht eingeladen waren und nur informiert werden wollen. 

Wichtige Punkte in jedem Protokoll

Als Protokollführer muss man natürlich die ganze Zeit über sehr konzentriert zuhören. Für den Protokollführer sind alle Punkte wichtig, nicht nur Teile davon. Nun gilt es, das Essentielle herauszufiltern. Lieber notieren Sie einen Satz zu viel, um diesen später doch noch zu streichen, als etwas zu vergessen, was wichtig sein könnte. Die Endfassung sollte dann nur die wichtigen Punkte enthalten.
Über Formulierungen braucht sich der Protokollführer nicht allzu viele Gedanken zu machen. Hier gilt: so einfach und unmissverständlich wie möglich. Es handelt sich nicht um Prosa. Zu Anfang jeder Besprechung sollte der Projektmanager fragen, ob es Bemerkungen zum vorigen Protokoll gibt und diese gegebenenfalls aufnehmen. Andernfalls gelten die Punkte aus dem vorigen Protokoll als von allen akzeptiert, was im Nachhinein wichtig sein kann. 

Ein paar Tipps

Ziel im Projektmanagement ist es, in einem einfachen und verständlichen Stil allen Beteiligten Informationen zu vermitteln. Dazu dient auch jedes Protokoll. Es sollte daher so geschrieben sein, dass auch jemand, der thematisch nicht im Projekt involviert ist, versteht, worüber in der Besprechung gesprochen wurde. Wenn etwas unklar ist, sollte unbedingt nachgefragt werden. Erklärt der Techniker welche Art von motorisiertem Schloss mit Magnetkontakt er vorschlägt und aus welchem Grund, so darf der Protokollführer ihn gerne bitten, die Produktbezeichnung für ihn zu buchstabieren.
Kein Projektmanager muss alle technischen Daten kennen. Er muss jedoch die getroffenen Entscheidungen korrekt im Protokoll wiederfinden. Bei Punkten, die lediglich als Information dienen, aber keine Aufgabe oder Entscheidung formulieren, kann der Vermerk "zur Information" sinnvoll sein. Wertende Kommentare gehören nicht in ein Protokoll. Es muss alles sachlich formuliert werden.
 
Noch ein Tipp: Möglichst bald (1-2 Tage nach dem Meeting) das Protokoll verfassen, dann fällt es leichter, weil das Gesagte noch im Gedächtnis präsent ist.

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