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Projektmanagement mit SharePoint

Projektmanagement mit SharePoint 19.07.2017 - Tools wie SharePoint spielen im modernen Projektmanagement eine wichtige Rolle. Wer im Projektmanagement arbeitet, sich aber mit der Palette an Programmen und Werkzeugen nicht auskennt oder sich nicht darin zurechtfindet, gilt als altmodisch, abgehängt und seine Kompetenz kann von Kollegen in Frage gestellt werden. Daher lohnt es sich, dieses Thema unter die Lupe zu nehmen und sich in einschlägigen Zeitschriften und in Internetforen über die Entwicklungen in diesem Bereich auf dem Laufenden zu halten.
 
Vorteile von SharePoint

SharePoint bietet sich nicht nur intern für das Projektmanagement in einem Unternehmen an, sondern kann auch für firmenübergreifendes und globales Projektmanagement eingesetzt werden. Das Programm ist vor allem deshalb beliebt, weil es sich leicht in die Office-Struktur einfügt, die in den meisten Unternehmen vorhanden ist und mit der die Mitarbeiter gut umgehen können. Dies ist wohl einer der Hauptgründe dafür, dass SharePoint im europäischen Raum recht verbreitet ist. Es gibt natürlich auch andere Tools anderer Anbietern, aber in diesem Artikel soll SharePoint erläutert werden. SharePoint wird auch in Seminaren häufig als Beispiel genutzt, um Projektmanagern den generellen Umgang mit solchen Tools zu zeigen.
 
Projektmanagement Tools

PM-Tools und Programme sollen den Projektmanager in seiner Arbeit unterstützen. SharePoint tut dies, indem es Funktionen zur Projektplanung, zur Ressourcenverwaltung und zum Controlling von Projekten bereithält, mit denen der Projektmanager und sein Team parallel von verschiedenen Orten aus arbeiten können. Auf der Projektplattform können Dokumente geteilt, Pläne freigegeben und in verschiedenen Versionen gespeichert und Aufgaben verteilt werden. Ziele des Projekts können hinterlegt und evaluiert, Dokumentationen erstellt und geteilt und Zeitpläne veröffentlicht und verfolgt werden. Es ist möglich, verschiedenste Kontrollmechanismen zum Rechte- und Freigabemanagement an SharePoint zu knüpfen. So kann beispielsweise ein Plan erst dann für alle Beteiligten zur Ansicht freigeschalten werden, wenn dieser vom Architekten eingestellt, vom Technikbüro ergänzt und vom Kontrollbüro abgesegnet und damit freigegeben wurde.
 
Papierloses Projektmanagement

In den meisten Projekten wird SharePoint als reine Dokumentenplattform benutzt. Auch wenn die Kalender- und Alarmfunktion gute Features sind, werden dennoch nach wie vor hauptsächlich Outlook und andere Tools für die Terminabsprache genutzt. Als Plattform zur Dokumentenverwaltung ist SharePoint jedoch ein großer Gewinn für ein Projekt, alleine deshalb, weil es eine Menge Papier spart. Pläne müssen nicht mehr in zig Versionen ausgedruckt und wieder und wieder kommentiert und geändert werden, das konnte durch Projektplattformen enorm reduziert werden, spart Zeit und schont die Umwelt.
Auch Besprechungsberichte und Abnahmeprotokolle, von denen man oft nur einen einzigen Abschnitt liest oder eine bestimmte Information sucht, müssen nicht mehr gedruckt werden. Mit dem Tablet oder dem Laptop sind alle Dokumente an jedem Ort zu jeder Zeit dabei. Genau hier stößt SharePoint aber auch an seine Grenzen. Je nach Geschwindigkeit einzelner Internetverbindungen kann es auch einmal sehr lange dauern, bis ein Plan hoch- oder heruntergeladen ist. In manchen Situationen, vor allem auf einer Baustelle, sehnen sich manche Beteiligte ein Blatt Papier zurück, auf dem sie einfach einen roten Kringel zeichnen oder eine Höhenangabe unkompliziert mit dem Marker vermerken können. Wichtig ist zu verstehen, in welchen Situationen die SharePoint Plattform sinnvoll ist und wann man lieber zu einem Block und seinem Stift greift.
 
Prozessorientiertes PM

Klassisches Projektmanagement fokussiert auf den Prozessen – den Phasen – eines Projekts: der Planung, der Durchführung, der Projektsteuerung und der Evaluierung. Zusätzlich zu diesen prozessorientierten Ansätzen und Werkzeugen sind für den Projektmanager sogenannte kollaborative Funktionen von Bedeutung.
Die Zusammenarbeit mit dem Team ist für den Projektmanager mindestens genauso wichtig wie die klassischen PM-Werkzeuge. Gerade Kollaboration und Kommunikation können über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden. Oft verbringt der Projektmanager zu viel Zeit damit, das Ergebnis der letzten Besprechung aus den verschiedenen Dokumenten, alle E-Mail-Adressen für die Einladung zu einer Sitzung oder auch die letzte Version eines Besprechungsberichtes zu suchen.
Dies soll mit SharePoint nun der Vergangenheit angehören. Die Plattform kennt immer die letzte Version eines Schriftstücks und zeigt die Vorgängerversionen nur in der Historie an. Einladungen zu Meetings können einfach über die Kontaktlisten- und die Kalenderfunktion verschickt werden. Der Projektmanager sieht sofort ob eine Freigabe zu einem Plan oder Dokument vorliegt oder nicht.

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