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Projektmanagement mit virtuellen Teams

Projektmanagement mit virtuellen Teams 06.07.2017 - In einer Arbeitswelt der zunehmenden Digitalisierung ist man oft hin und her gerissen zwischen der Begeisterung für die schöne neue und der Verwirrung über die komplizierte neue Welt. Als Projektmanager muss man sich jedoch mit der neuen Technologie auseinandersetzen, um den Anschluss nicht zu verpassen. Eine Arbeitsweise, die globalisierungsbedingt vermehrt Einzug in das moderne Projektmanagement hält, ist das virtuelle Team – wenn Ihnen das nichts sagt, wird es höchste Zeit, sich darauf einzulassen.
 
Virtuelle Teams im Projektmanagement
 
Projektbesprechungen sind eine völlig alltägliche Angelegenheit für Projektmanager. In den vergangenen Jahrzehnten saß man mit dem Team, den Kunden oder Experten einfach an einem Tisch, diskutierte, zeichnete auf Pläne, traf Entscheidungen und verabschiedete sich dann per Handschlag. Dank moderner Konferenztechnik ist es heute nicht mehr zwingend nötig, dass sich alle Beteiligten in einem Raum befinden – das eröffnet auch neue Möglichkeiten. So kann zum Beispiel eine Expertin in den Niederlanden, ein Berater aus Norwegen und eine Architektin aus New York einfach in den Besprechungsraum zugeschaltet werden. Globalisierung und Digitalisierung gehen natürlich Hand in Hand, im Projektteam und im Projektmanagement ist also eine gewisse Flexibilität erforderlich. Obwohl nach wie vor ein persönliches Gespräch bei der Abstimmung bestimmter Themen vorzuziehen ist, muss sich jeder Projektmanager an die Arbeit im virtuellen Team gewöhnen.
 
Vorteile von virtuellen Teams
 
Die Vorteile liegen auf der Hand: eine Besprechung kann mit Menschen stattfinden, die sich an unterschiedlichen Orten in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, Entfernungen verlieren an Relevanz. So vergrößert sich natürlich auch die Auswahl an Firmen, Dienstleistern, Experten und Ingenieuren beträchtlich, die für das gemeinsame Projekt in Frage kommen. So kann man ein Büro aus Schweden engagieren, wenn sich dieses besser für das Vorhaben eignet als die vier Büros, die sich in der direkten Umgebung befinden. Die Konkurrenz wird verschärft, der Markt härter und die Preisgestaltung dadurch natürlich beeinflusst. Der erhöhte Wettbewerbsdruck fördert auch die Motivation der Dienstleister, denn alle müssen nun gute Konditionen bieten, wenn sie einen Auftrag erhalten möchten – ein reiner Standortvorteil existiert nicht mehr zwingend.
Ein weiterer Pluspunkt virtueller Teams ist die Zeitersparnis. Lange Fahrten und Dienstreisen entfallen. Jeder kann in seinem Büro bleiben und bis kurz vor dem Meeting an etwas Anderem arbeiten, telefonieren, die Besprechung vorbereiten oder was auch immer.
Ein wirklich enormer Vorteil solcher Meetings ist die Tatsache, dass man zur Besprechung alle Daten, Pläne und Fotos gemeinsam betrachten kann, weil der Bildschirm, der für die Videokonferenz genutzt wird, auch die Bildschirme der Computer aller Beteiligten zeigen kann. So können Inhalte geteilt und alle Meeting-Teilnehmer schnell auf den gleichen Informationsstand gebracht werden.
 
Nachteile virtueller Teams
 
Ein Nachteil ist ganz simpler Natur – es besteht leider die Gefahr, dass die Technik versagt oder nur mangelhaft funktioniert. Zudem ist es am Bildschirm einfach schwieriger, Gestik und Mimik einzuordnen. Ironie und Witz kommen möglicherweise nur schwer an und manche Menschen benötigen das persönliche Treffen und fühlen sich in solchen Konferenzen gehemmt. Missverständnisse kommen leichter zustande und sind schwieriger wieder aufzuklären.
 
Wenn ein Meeting „gemischt“ stattfindet, also aus Teilnehmern, die sich real gegenübersitzen, und Zugeschalteten besteht, haben die real anwesenden Menschen den Vorteil, dass sie sich extrem auf das Gesagte und die Optik der Zugeschalteten konzentrieren können, da diese möglicherweise „in groß“ und Full-HD präsentiert werden. Sie sehen jedes Lidzucken, ihnen fällt auf, ob jemand müde oder krank wirkt, sie können sich Blicke zuwerfen oder sich mit einem Zwinkern oder Zucken der Mundwinkel untereinander verständigen, ohne dass die virtuell Zugeschalteten davon etwas mitbekommen – je nach Meeting-Thema und Teilnehmerkonstellation kann dies also auch Nachteile haben.
 
Sollte die Technik nicht gut funktionieren, kann auch eine winzige Zeitverzögerung in der Kommunikation dazu führen, dass das Gespräch verlangsamt wird, ins Stocken gerät und nicht authentisch wirkt. Bei einem Team in verschiedenen Zeitzonen ist es ungeheuer wichtig, die Uhrzeiten klar abzustimmen. Oft kommen auch Sprachbarrieren durch die Internationalisierung von Projekten auf das Team zu.
 
Virtuelle Teams sind die Zukunft
 
Auch wenn virtuelle Teamarbeit einige Nachteile birgt, muss man sich der Tatsache bewusst sein, dass diese Art der Zusammenarbeit die Zukunft ist.
Projektmanagement muss sich modernisieren und neue Techniken nutzen, um konkurrenzfähig zu bleiben. Jeder Projektmanager sollte sich auf die Vorteile virtueller Zusammenarbeit konzentrieren und Besprechungen so vorbereiten, dass die Nachteile minimiert werden können. So ist es zum Beispiel wichtig, vor allem bei Telefonkonferenzen mit mehr als fünf Teilnehmern im Voraus einen Moderator zu bestimmen, der die Sitzung leitet.
 
Jeder sollte sich auf seine eigenen Kompetenzen konzentrieren, so dass das Projektmanagement tatsächlich auch virtuell funktionieren kann. Leider geht bei dieser Art von Kommunikation die persönliche Note zu einem gewissen Grad verloren, aber auf der anderen Seite zwingt das alle Beteiligten auch dazu, sich auf das für das Projekt Essentielle zu konzentrieren.
 
Einschränkungen müssen hingenommen werden und das Projektmanagement übernimmt hier auch die Aufgabe, alle Beteiligten auf die virtuelle Kommunikation vorzubereiten. In einem virtuellen Team liegt der Fokus noch stärker auf fachlicher Kompetenz, auf starker Kommunikation und auf einer zielgerichteten Zusammenarbeit.

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