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Für PM-Einsteiger: der Umgang mit Meilensteinen im Projekt

Für PM-Einsteiger: der Umgang mit Meilensteinen im Projekt 05.04.2017 - Von Meilensteinen hat jeder Projektmanager bereits im ersten Semester während des Studiums gehört, und um dieses Thema drehen sich auch im Berufsalltag zahlreiche Besprechungen und Diskussionen. Schließlich sind Meilensteine für viele Kunden einer der wenigen Anhaltspunkte, an denen sie den Fortschritt eines Projektes messen können, ohne jeden Tag tief im Thema zu stecken und das Geschehen hautnah zu verfolgen.
Tatsächlich sind Meilensteine aber nicht nur von Bedeutung um dem Kunden den Projektfortschritt zu zeigen, sondern auch im alltäglichen Projektmanagement, um die Zeitplanung zu verfolgen und das Projekt in sinnvolle Phasen einzuteilen.
 
Meilensteine sinnvoll festlegen
 
Die Meilensteine markieren im Projektplanning wichtige Zeitpunkte, zu denen eine Phase oder ein Arbeitsabschnitt abgeschlossen sein soll, zu dem ein weiterer Abschnitt beginnt oder zu dem eine wichtige Entscheidung getroffen werden muss. Je nach Komplexität des Projektes können auch innerhalb der groben Phasen noch weitere Meilensteine festgelegt werden, die zum Beispiel auch den Abschluss von Arbeiten in einer bestimmten Zone oder durch ein bestimmtes Gewerk markieren können. Ein Meilenstein im Projekt ist keine eigentliche Aktivität und hat daher keine Dauer im Planning. Ein Meilenstein muss immer einen Zeitpunkt markieren. Dieser kann zum Beispiel lauten "Abschluss der Rohbauarbeiten" und markiert damit den Zeitpunkt, an dem die letzten Arbeiten am Rohbau beendet sind. So muss nach diesem Meilenstein nicht weiter über den Rohbau diskutiert werden und die anderen Gewerke beginnen zu arbeiten und geraten in den Fokus der Projektmanager.
 
Nutzen von Meilensteinen
 
Meilensteine oder Milestones, wie sie im Projektmanagement auch teilweise genannt werden, sind sinnvoll, um ein Projekt in Abschnitte zu unterteilen. Als strukturgebende Elemente können sie sehr hilfreich sein, um den Überblick über das Gesamtprojekt zu behalten, vor allem, wenn es ein Projekt ist, das sich über mehrere Monate oder Jahre erstreckt. Tatsächlich kann nicht nur der Kunde sondern auch der Projektmanager anhand der Meilensteine und ihrer planmäßigen Erreichung den Fortschritt des Projektes messen. Neben dem strukturgebenden Aspekt sind Meilensteine auch als Dreh- und Angelpunkte eines Projektes von Bedeutung. Oft markieren sie auch gleichzeitig einen Punkt im Projekt, an dem eine Entscheidung getroffen, ein Auftrag gegeben, ein Startschuss erfolgen oder eine Genehmigung eingeholt werden muss. Ist eine Phase erfolgreich abgeschlossen besteht häufig die Möglichkeit – manchmal auch die Notwendigkeit – dem Projekt eine neue Richtung zu geben. Bei Bauprojekten ist es weniger offensichtlich, aber bei Entwicklungsprojekten in der IT zum Beispiel bedeutet die Erreichung eines Meilensteines oftmals, dass ein Ergebnis vorliegt und nun entweder in die eine oder die andere Richtung weiter gearbeitet wird. Je nach Ergebnis und Art des Projektes kann das Erreichen eines Meilensteins auch bedeuten, dass das Projekt vorzeitig abgebrochen wird. Der Meilenstein erlaubt einen sauberen Cut und macht diesen Abbruch auf strukturierte Weise möglich.
 
Qualität durch Meilensteine
 
Meilensteine können der Qualitätssicherung dienen, denn ein Meilenstein ermöglichst nicht nur die Einteilung in Phasen, sondern ist auch immer ein guter Zeitpunkt, um evaluierend und analysierend auf den abgeschlossenen Abschnitt des Projektes zu blicken. Je nach Projekt kann es sehr sinnvoll sein, bei Erreichen jedes Meilensteins ein Meeting einzuberufen, bei dem einerseits in die Vergangenheit und andererseits in die Zukunft geblickt wird, um gemeinsam mit Kunde, Fachleuten und Firmen das Erarbeitete zu würdigen und zu beurteilen, aber auch einen Ausblick auf die nächste Phase zu geben. Ein solches Meeting, bei dem alle gemeinsam stolz auf das Erreichte zurückblicken, bietet die Gelegenheit, neue Motivation für die kommende Phase zu schaffen. Generell wirken Meilensteine motivierend, weil sie, wenn sie realistisch gesetzt sind, das Team anspornen können, um den anstehenden Meilenstein planmäßig zu erreichen. Der nächste anstehende Meilenstein ist für alle Beteiligten immer greifbarer, weil er nicht wie das Ende des Projektes in ferner Zukunft liegt.
 
Anzahl der Meilensteine
 
Es ist sehr schwer, eine allgemeingültige Regel aufzustellen, wie viele Meilensteine in einem Projekt platziert werden sollen. Das hängt sehr stark von Umfang und Struktur des Projektes ab, aber auch von der Arbeitsmethodik des Projektmanagers. Jeder Projektmanager sollte sein Projekt konkret betrachten und dann eine sinnvolle Struktur festlegen, wodurch sich die Meilensteine häufig schon von selbst ergeben. Projektstart und Ende werden generell mit je einem Meilenstein versehen. Gibt es zum Beispiel vier Phasen, eignen sich die Abschlüsse der Phasen für vier weitere Meilensteine. Praktisch sind manchmal auch Meilensteine für einzelne Gewerke, für wichtige Bestellungen, die lange Lieferzeiten nach sich ziehen und auch für Genehmigungen, die eingeholt werden müssen.
Falsch wäre es, am Ende jeder kleinen Aufgabe einen Meilenstein einzufügen, weil sie dann ihre Funktion verlieren würden.

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