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Das magische Dreieck

Das magische Dreieck 23.03.2017 - Jeder Projektmanager lernt in seiner Ausbildung etwas über das sogenannte magische Dreieck. Letztendlich ist der Name ein wenig irreführend, denn mit Magie hat das magische Dreieck nun wirklich nichts zu tun. Im Gegenteil - es geht dabei um pure Logik. Das magische Dreieck beschreibt die Wechselbeziehungen zwischen den drei wichtigsten Faktoren innerhalb eines Projektes: Die Zeit, die Kosten und die Qualität. Zwischen diesen jeweils in den drei Ecken des Dreiecks angesiedelten Faktoren gibt es verschiedene Wechselbeziehungen, die einer logischen Verschiebung untereinander folgen. Wer sich in gewissen Situationen das magische Dreieck und die Zusammenhänge zwischen Zeit, Kosten und Qualität eines Projekts vor Augen führt, kann damit bessere Lösungen für Probleme finden. Auch zur Veranschaulichung dem Kunden gegenüber kann das magische Dreieck dem Projektmanager gute Dienste leisten, denn es veranschaulicht die Zusammenhänge sehr anschaulich.
 
Drei Dimensionen im Projektmanagement
 

Das Projektmanagement hat also im Grunde drei Faktoren oder drei Dimensionen, in denen sich jedes Projekt bewegt. Die Zusammenhänge zwischen der Bauzeit, der Qualität des Endproduktes und den Kosten sind logisch und gegeneinander verschiebbar. Die drei Faktoren können auch als Stellschrauben im Projektmanagement angesehen werden, denn sobald eine Anforderung an einen der drei Aspekte sich ändert, verschiebt sich das Gleichgewicht zu Gunsten der anderen beiden.
 
Ein Beispiel:
Es soll ein Parkhaus gebaut werden und das wichtigste für den Bauherrn ist, dass es möglichst günstig wird. Wenn die Kosten der entscheidende Faktor sind, bedeutet dies, dass entweder in der Zeitschiene oder im Bereich Qualität Abstriche gemacht werden müssen, wenn nicht sogar bei beidem. Soll das Parkhaus zum Beispiel direkt im Stadtzentrum zu stehen kommen und sich in die gewachsene Altstadt einfügen, wird wohl großer Wert auf die Qualität und das Äußere gelegt. Das führt dazu, dass die Kosten ansteigen und dass die Fertigstellung mehr Zeit braucht. Geht es bei dem Projekt jedoch darum, das Parkhaus möglichst schnell fertigzustellen, kann dies erreicht werden, indem die Qualität verringert wird, also ein einfaches Design Anwendung findet und unkomplizierte Materialien verwendet werden. Man kann eine schnelle Fertigstellung aber auch dadurch erreichen, dass man einfach mehr Manpower einsetzt und damit die Kosten in die Höhe treibt. Diese Zusammenhänge leuchten jedem Projektmanager ein und sind immer anwendbar.
 
Aufgabe für das Projektmanagement
 
In den seltensten Fällen will jemand ein Projekt realisieren, das einfach nur billig ist, das in Windeseile umgesetzt werden muss oder das von höchster Qualität sein soll, koste es, was es wolle. Die allermeisten Bauherren und Kunden wollen eine ausgewogene Mischung erzielen und ihr Projekt irgendwo im idealen Punkt der Schnittmenge ansiedeln. Das Ziel liegt also darin, die Balance zwischen den drei Dimensionen zu finden – dies ist eine anspruchsvolle Aufgabe für den Projektmanager. Die Balance zwischen den unterschiedlichen Faktoren ist nicht immer einfach und stets sollte das Gesamtprojekt im Auge behalten werden. Dazu ist es sinnvoll, sich die einzelnen Wechselbeziehungen noch einmal klar zu machen.
 
Kosten und Zeit

 
Das Verhältnis zwischen Kosten und Zeit ist an vielen Beispielen im Alltag nachvollziehbar. So zahlt man zum Beispiel für eine Express-Sendung (weniger Zeit, dafür höherer Preis) mit der Post mehr als für einen regulären Brief. Genauso verhält es sich im Projektmanagement. Konflikte zwischen Zeit und Kosten entstehen oft in der Endphase des Projektes oder jeweils bevor ein Meilenstein erreicht werden soll. In diesen Situationen, wenn die Zeit knapp wird und Termine eingehalten werden müssen, stellt sich immer die Frage, ob es ein Budget gibt, um mehr Arbeiter an den Bau zu holen, die die Verspätung aufholen oder ob es möglich ist, am anvisierten Termin etwas zu ändern.
 
Qualität und Zeit
 
Enthält Projekt eine besonders knifflige oder vielleicht sogar künstlerische Komponente wie eine geschnitzte Freitreppe im Eingangsbereich, einen hochsensiblen Technikraum oder ein Mosaikfenster an exponierter Stelle, dann muss für diesen Bereich meist ein detaillierteres Planning erstellt werden. Auch alle anderen Gewerke müssen auf die ungewöhnlichen Arbeiten Acht geben und darauf reagieren. Nun kommt es oft dazu, dass gerade bei aufwendigen Installationen der Zeitplan nicht eingehalten wird, weil ein Fachbüro mehr Zeit braucht als geplant oder weil aufgrund der ungewöhnlichen Umstände unerwartete Probleme auftreten. Hier entstehen dann Konflikte zwischen der anvisierten Zeitschiene und der Detailgetreue beziehungsweise der Qualität der Planung und der Ausführung. Das Projektmanagement muss nun in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden alle Alternativen aufzeigen und schnell entscheiden.
 
Qualität und Kosten
 
Probleme können auftreten, wenn sich das Budget dem Ende zu neigt. Es ist bekannt, was noch alles bis zur Fertigstellung des Projektes geplant war und wie viele Ressourcen noch vorhanden sind. In einer solchen Situation muss der Projektmanager dann entscheiden, ob entweder mit günstigeren Materialien die Fertigstellung im Budgetrahmen anvisiert wird oder ob die Qualität wichtiger ist und daher das Budget erhöht werden muss.
 
Fazit

 
In jedem Konfliktfall muss eine Entscheidung zugunsten des einen oder anderen Faktors im magischen Dreieck getroffen werden. Dies tut der Projektmanager in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber. Der Projektmanager muss dabei stets das optimale Gelingen des Projektes im Auge haben und zielgerichtet vernünftige Alternativen aufzeigen.

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