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Bessere Entscheidungen treffen mit der Nutzwertanalyse

Bessere Entscheidungen treffen mit der Nutzwertanalyse 15.03.2017 - Entscheidungen zu treffen gehört zum täglichen Business im Projektmanagement. Von jedem Projektmanager wird regelmäßig erwartet, Entscheidungen schnell und natürlich auch professionell zu treffen. Um eine Entscheidung aber auf Basis von fundierten Fakten zu treffen, benötigt man Zeit, die jedoch nicht immer ausreichend vorhanden ist. Hier kommen im Projektmanagement verschiedene Methoden zur Entscheidungsfindung in Frage. Eine davon ist die Nutzwertanalyse, welche dem Projektmanager dazu verhelfen soll, schnell und gleichzeitig fachgerecht Entscheidungen zu treffen.
 
Die beste Entscheidung treffen
 
Im Projektverlauf müssen Entscheidungen getroffen werden, damit der Zeitplan eingehalten werden kann. Oft bleibt nicht die Zeit, um alle Alternativen gründlich auszuloten und immer wieder kommt es im Projektmanagement vor, dass nicht alle Informationen vorliegen, die der Projektmanager eigentlich für seine Entscheidung bräuchte. Dennoch ist es unerlässlich, die bestmögliche Entscheidung rechtzeitig zu treffen. Ein Ansatzpunkt ist es, für alle vorgeschlagenen Alternativen eine Liste von Pro- und Contra-Punkten zu erstellen. Das mag bei einfachen Entscheidungen sehr hilfreich sein, ist aber bei komplexen Projekten manchmal irreführend. Jeder Projektmanager hat schon einmal die Situation erlebt, dass die Pro- und Contra-Liste in der Anzahl der Punkte eigentlich eindeutig ausfällt, dass das Gefühl jedoch sagt, dass die Entscheidung anders ausfallen muss. Das liegt in der Natur der Sache, denn ein Argument kann manchmal fünf andere Argumente schlagen, weil es einfach so unglaublich wichtig ist. Eine Pro- und Contra-Liste reicht also alleine nicht aus. Sie ist eine gute Basis, um alle Aspekte zu sammeln und zu strukturieren. Hier setzt die Nutzwertanalyse an.
 
Strukturierte Entscheidungen mit der Nutzwertanalyse
 
Die Nutzwertanalyse ist eine Methode zur Entscheidungsfindung, die in verschiedenen Bereichen, vor allem aber im Projektmanagement, Anwendung findet. Immer dann, wenn mehrere Alternativen als Lösung eines Problems auf dem Tisch liegen, kann die Nutzwertanalyse angewandt werden. Zunächst müssen die einzelnen Varianten und Lösungen festgehalten werden. Am besten beschränkt man sich auf zwei bis vier Alternativen und fasst gegebenenfalls mehrere ähnliche Lösungen zusammen, sonst wird die Analyse zu komplex und unübersichtlich. Im zweiten Schritt müssen die Kriterien für die Bewertung festgelegt werden. Diese leiten sich aus den Zielen und Bedingungen des jeweiligen Projektes und aus den Forderungen und Maßstäben des Kunden ab. Ist dem Kunden die Qualität wichtiger als der Zeitplan, so müssen Kriterien, die mit der Qualität zusammenhängen, stärker gewichtet werden als Kriterien, die die Zeitschiene betreffen und umgekehrt. Es ist in diesem Schritt sinnvoll etwa acht bis zwölf Kriterien zu definieren, je nach Projektart und -umfang. Im nächsten Schritt werden die Kriterien gewichtet. Es bietet sich an, dies in Prozenten auszudrücken. Hundert Punkte werden auf die einzelnen Kriterien vergeben. Anschließend nimmt sich der Projektmanager die einzelnen Kriterien vor und legt den Bewertungsmaßstab fest. Ein Punkt bedeutet zum Beispiel schlecht, während fünf Punkte sehr gut bedeuten. Dazwischen gibt es weitere Abstufungen.
 
Entscheidungsfindung mit der Nutzwertanalyse
 
Der letzte Schritt in der Nutzwertanalyse ist nun die Vergabe der Punkte für jedes Kriterium in Kombination mit jeder Alternative. Nach der bereits erfolgten Gewichtung werden dann die Punkte ausgewertet und es zeigt sich schnell, welche Alternative mehr Vorteile hat als eine andere. Dabei zählt aber nicht mehr nur die Menge an Argumenten, sondern vor allem die Gewichtung, die der Projektmanager ganz speziell für das konkrete Projekt so festgelegt hat. Die Nutzwertanalyse und ihr Ergebnis, das sich in den Punkten ablesen lässt, hilft dem Projektmanager bei der Entscheidungsfindung. Der wichtigste Schritt in der Nutzwertanalyse ist die Gewichtung der Punkte, denn hier werden die Weichen für die Entscheidung gestellt. Das Projektmanagement muss vor allem in dieser Phase die Kundenwünsche berücksichtigen und gegebenenfalls hilft es auch, gezielt das Gespräch mit dem Kunden zu suchen und die Zieldefinition noch einmal konkret durchzugehen. Manche Kunden legen mehr Wert auf die Qualität, andere beharren auf dem Zeitplan oder auf den Kosten (das altbewährte Dreieck der Kriterien). Bei der Nutzwertanalyse sollte sich das Projektmanagement aber nicht auf die drei Kriterien Kosten, Zeit und Qualität beschränken, weil manche Kunden auch die Kreativität und Innovation an erster Stelle sehen oder sich besonders auf das Design konzentrieren.
 
Pro- und Contra der Nutzwertanalyse
 
Zu den Vorteilen einer Nutzwertanalyse gehört definitiv ihre Transparenz. Das Projektmanagement wie auch alle anderen Beteiligten können den gesamten Prozess nachvollziehen und auch die Stellschrauben der Analyse und Entscheidungsfindung erkennen. Selbst nach mehreren Monaten können alle Projektbeteiligten den Prozess der Analyse noch einsehen und verstehen, wie die Entscheidung zustande kam. Die Entscheidung muss auch nicht vom Projektmanager alleine getroffen werden und ist eine gute Gelegenheit für Teamwork und zur Einbeziehung aller Akteure. Ein leichter Nachteil liegt darin, dass die Gewichtung der Kriterien und damit auch die Ergebnisfindung immer recht subjektiv ist. Schließlich muss als Basis für die Analyse festgelegt werden, welche Kriterien wichtiger und welche weniger wichtig sind. Nachteilig ist die Nutzwertanalyse auch dann, wenn zu viele Alternativen zu bewerten sind. Dann wird diese Methode unübersichtlich und es ist sinnvoll, eine andere Analysemethode zu beanspruchen.

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